In steeds meer bedrijven is sinds de coronapandemie hybride werken de norm. Maar niet bij alle organisaties is deze overstap vanzelfsprekend. Zo ook niet bij de Politie. Wilma van Stek is adviseur bedrijfsvoering gericht op HRM bij de Eenheid Amsterdam. Zij volgde de college tour over hybride werken georganiseerd door Breikers, het werkgeversnetwerk in Noord-Holland.
De politie had voor corona nog weinig ervaring met hybride werken. 'Thuiswerken mocht bij ons lange tijd helemaal niet', vertelt Van Stek. 'Alleen in uitzonderlijke gevallen was het mogelijk, bijvoorbeeld bij een specifieke functie of als iemand langdurig niet naar kantoor kon komen door ziekte. Pas tijdens corona kwam de realisatie dat werken op afstand in sommige functies best goed mogelijk was.'
Nieuwe routines
'Samenwerken op afstand was in het begin wennen. Het vergt in vergaderingen bijvoorbeeld een goede voorzitter, die orde en overzicht bewaart, zodat niet iedereen door elkaar praat. Tegelijkertijd was hybride werken voor een grote groep mensen een goede oplossing. De aansturing van een operatie kan bijvoorbeeld op afstand gebeuren, dat hoeft niet meer fysiek. Dit scheelt ook in reiskosten en parkeerkosten. Om te verkennen hoe we binnen verschillende teams beter hybride met elkaar samen kunnen werken, besloot ik deel te nemen aan de college tour van netwerk Breikers.'
'De belangrijkste les was om met elkaar in gesprek te blijven, want wat voor de één goed werkt hoeft voor een ander niet zo te zijn.’
Doorvragen helpt meer mogelijkheden te zien
Het college van Breikers bestond uit drie keer twee uur college door mensen uit de praktijk, vol voorbeelden, praktische tips en een routekaart om toe te passen in de organisatie. Van Stek: 'Het contact met Marjolijn Feringa, een van de drie docenten tijdens de colleges en schrijver van een boek over hybride werken, vond ik erg waardevol. Zij heeft ervaring met het opzetten van hybride teams in verschillende organisaties, dat maakt haar tot autoriteit. Hierdoor kan ze vragen stellen die ik niet zal stellen. Feringa nam geen genoegen met antwoorden als: ‘zo gaat dat nu eenmaal.' Door haar status en positie kon ze doorvragen. 'Waarom kan dit dan niet?' Of: 'Wat heb je nodig zodat het wel lukt? Deze vragen hielpen om binnen mijn team te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om succesvol hybride met elkaar samen te werken. De belangrijkste les was om met elkaar in gesprek te blijven, want wat voor de één goed werkt hoeft voor een ander niet zo te zijn.'
Niet klakkeloos terugveren
'Om van elkaar te leren, is vanuit de bedrijfsvoering een landelijk project opgezet. Hier vallen alle medewerkers (zo’n 65 duizend mensen) onder. Binnen dit project vergelijken we waarom iets binnen een team in Amsterdam wel lukt en ergens anders niet. We delen kennis met elkaar met als doel om niet klakkeloos terug te veren naar het oude normaal. Je ziet dat dit wisselend lukt. We proberen het kantoor als ontmoetingsplek te organiseren. In mijn team bijvoorbeeld sturen we er actief op dat collega’s tijd vrijhouden om met elkaar een kop koffie te drinken.'
Vijf tips voor een succesvol Hybride werken-beleid
- Wees als leidinggevende zichtbaar voor medewekers. Schiet medewerkers zelf aan voor een kort koffiepraatje.
- Stuur wekelijks een mail naar het team waarin je updates deelt over praktische zaken, successen, aankomende verjaardagen en plannen voor de komende periode van je medewerkers.
- Meld als leidinggevende expliciet aan het team wanneer een collega afwezig is. Meld het ook als iemand wel aanwezig is maar verminderd inzetbaar is. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat collega’s niet weten dat een collega al langere tijd met een gebroken been aan het werk is.
- Maak een overzicht wat je allemaal thuis kunt doen en wat echt op kantoor moet gebeuren.
- Zorg dat het kantoor een ontmoetingsplek is. Houd bijvoorbeeld tijd vrij om bij te praten.
