Het COA vertelt: een prettige samenwerking met gemeenten bij de overdracht van nareizigers
Je reist samen met je kinderen af naar Nederland om bij je echtgenoot te gaan wonen, die al eerder naar Nederland kwam en asiel kreeg. Je bent de Nederlandse taal niet machtig en komt terecht in een andere cultuur, met andere normen, waarden en omgangsvormen. Je wilt graag opnieuw beginnen. Een toekomst opbouwen waarin je kinderen naar school gaan en je gezin gezond is en het financieel redt.
Eerst word je tijdelijk opgevangen bij de Centrale Ontvangstlocatie (col) van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA), waar je met je vragen terecht kunt en waar de medewerkers je helpen. Van daaruit word je overgebracht naar de gemeente waar je gaat wonen. En dan? Aan wie stel je dan je vragen en hoe weet je hen te bereiken? Hoe vind je daar je weg?
Normaal gesproken heeft het COA veel contact met gemeenten als er voor een vergunninghouder een woning gevonden moet worden. Bij gezinshereniging is er meestal al een geschikte woning, waardoor het contact hierover veel summierder is. Daardoor krijgt de gemeente geen informatie over nareizigers. Cathry van het COA herkende deze situatie en ging op zoek naar manieren om dit gat te dichten. In april 2017 nam ze contact op met het COA-bestuur en legde haar idee voor. In het halfjaar dat volgde werd haar initiatief werkelijkheid.
“We hebben geprobeerd een representatieve selectie van gemeenten te maken waarin gebieden in heel Nederland waren vertegenwoordigd."
Screeningsgesprekken
In oktober 2017 startte op de col in Veenhuizen een pilot waarin screeningsgesprekken zorgden voor een warme overdracht van nareizigers tussen het COA en gemeenten. “Het idee was om intakegesprekken te voeren met mensen die vanuit de opvang direct de gemeente ingaan. Het doel hiervan was om gemeenten een beeld te geven van de mensen die binnenkwamen, zodat zij daarop in konden spelen,” legt Cathry uit. “Vóór die tijd wisten gemeenten vaak niets van de gezinnen die kwamen.”
Kleine pilot
De pilot startte relatief klein, met een selectie van 33 gemeenten. “We hebben geprobeerd een representatieve selectie van gemeenten te maken waarin gebieden in heel Nederland waren vertegenwoordigd. Daar zaten grote en kleine gemeenten bij, uit het noorden, midden en zuiden van het land.” Ook startte de pilot relatief ouderwets: het COA communiceert normaliter met gemeenten via een online systeem, maar ICT-technisch zou het lang duren om dit ook voor de pilot in te regelen. “Daar hebben we niet op gewacht,” vertelt Cathry, “want dan zou de toen actuele gezinsherenigingsstroom van met name Syriërs al zijn opgedroogd. In plaats daarvan onderhielden we contact met gemeenten via e-mail.”
Agmar, beleidsadviseur uitvoeringsprocessen:
“Met het programma ‘Vroege integratie en participatie’ probeert het COA beter en in een vroeger stadium aan te sluiten bij de kansen en talenten van bewoners, waardoor zij zo snel mogelijk kunnen participeren en integreren in Nederland. Het COA werkt daarbij nauw samen met gemeenten en andere partners in de samenleving. Gemeenten ontvangen bij de overdracht sinds maart 2017 een digitaal klantprofiel met gegevens over onder andere de werkervaring, gevolgde opleidingen, ambities en het taalniveau van de vergunninghouders."
"Het COA kan de doelgroep nareizigers met het programma ‘Vroege integratie en participatie’ maar deels bereiken, aangezien deze groep na het doorlopen van het proces op de col direct uitstroomt naar de gemeente of maar heel kort op een asielzoekerscentrum verblijft. Met de pilot in Veenhuizen kon er voor de groep nareizigers ook een overdracht plaatsvinden.”
Betrokkenheid GGD
Cathry: “De GGD was indirect ook betrokken bij de optimalisatie van de informatieverschaffing op de col. Zij zetten een experiment op met voorlichting voor gezinsherenigingsnieuwkomers op het gebied van gezondheidszorg. Deze mensen weten de weg naar de huisarts en andere gezondheidsinstellingen vaak niet goed te vinden en de GGD probeerde hen daar alvast bij te helpen. Zij hebben hun eigen experiment hiermee gedaan, maar we hebben wel contact met elkaar gehad om ervaringen uit te wisselen en kennis te delen.”
"We hebben na afloop van de pilot contact met gemeenten opgenomen en daar kregen we eigenlijk alleen maar positieve reacties op terug."
Scholing en werkervaring
In de screeningsgesprekken stonden vooral scholingsniveau en werkervaring centraal. Maaike is woonbegeleider op de col in Ter Apel en voerde de gesprekken met gezinsherenigingsmigranten. “Tijdens de gesprekken probeerde ik het scholingsniveau en de werkervaring van de migranten te achterhalen. Daarnaast stelde ik vragen over hoe zij zich voelden en over hun situatie,” vertelt ze. “Op basis hiervan vulde ik een formulier in om over te dragen aan de gemeente. Daarin stelde ik bijvoorbeeld al vast of er behoefte was aan hulp bij het leren van de Nederlandse taal, en welke achtergrond de nieuwe bewoners hadden. Daar kon de gemeente zich dan alvast op instellen.”
Positieve reacties
Gemeenten reageerden enthousiast op de screeningsgesprekken, vertelt Cathry. “We hebben na afloop van de pilot contact met gemeenten opgenomen en daar kregen we eigenlijk alleen maar positieve reacties op terug,” vertelt ze. Volgens Maaike komt dat doordat gemeenten het fijn vonden om van tevoren te weten welke mensen binnenkwamen, en om daar een beeld bij te hebben. “Het formulier dat wij invulden gaf de klantmanager van de gemeente handvatten om het gesprek aan te gaan met de rest van het gezin. Eerst duurde het weleens lang voordat de gemeente met deze mensen in gesprek ging, maar de extra informatie op het formulier fungeerde vaak als bruggetje om dit eerder te doen.”
Gemeenten speelden goed in op de informatie uit de screeningsgesprekken, vertelt Cathry: “Ten eerste was het al vooraf duidelijk voor gemeenten of ze een tolk of vertaler nodig hadden om met het gezin in gesprek te gaan. Daarnaast konden doorverwijzingen naar specialisten sneller plaatsvinden en hebben de screeningsgesprekken gemeenten geholpen bij de plaatsing van kinderen op scholen. Ook heeft de pilot de samenwerking tussen het COA en de gemeenten bevorderd.”
“Wij hopen dat de gemeente hen ook een beetje helpt met integratie en participatie. In de praktijk zien we dat er grote verschillen zijn: de ene gemeente is veel actiever dan de andere.”
Doorstart in Ter Apel
Omdat het COA veel positieve reacties ontving op de pilot in Veenhuizen, die werd afgerond wegens de sluiting van de locatie, is er besloten het initiatief door te ontwikkelen in Ter Apel. Daar start binnenkort een tweede versie van de pilot, maar op grotere schaal én met gebruik van het ICT-systeem voor communicatie met gemeenten. Maaike: “Zo kunnen we de informatie uit de screeningsgesprekken makkelijker doorsturen naar gemeenten.”
De pilot in Veenhuizen kreeg al doende vorm. Maar de tweede ronde vraagt om een andere aanpak, legt Maaike uit: “We gaan opschalen, en daarom zal er gekeken worden naar hoe en waar we de gesprekken structureel gaan voeren. We beginnen met enkele gesprekken en zullen op basis daarvan samen met de gemeenten het proces evalueren en aanpassen. We gebruiken onze ervaringen om de gesprekken mee uit te breiden.”
Cathry: “We gaan aan de slag met 380 gemeenten, dus dat vraagt wel om een professionalisering van de aanpak. Dankzij het nieuwe ICT-systeem is telefonisch contact met gemeenten niet meer nodig. Alle gemeenten hebben toegang en kunnen de informatie zelf uit het systeem ophalen.”
Hoop
De screeningsgesprekken helpen gemeenten op weg bij de ondersteuning van gezinsherenigingsmigranten. Maar Maaike en Cathry hopen dat gemeenten zelf ook het initiatief nemen om deze mensen een warm welkom te heten: “Wij hopen dat de gemeente hen ook een beetje helpt met integratie en participatie. In de praktijk zien we dat er grote verschillen zijn: de ene gemeente is veel actiever dan de andere.”
