De IND vertelt: buitenlandse studenten en arbeidsmigranten in Nederland

Voor reguliere migratie naar Europa bestaan verschillende motieven: zo zijn er bijvoorbeeld naast gezinsmigranten ook kennismigranten, arbeidsmigranten en buitenlandse studenten. De Directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) behandelt hun verzoek tot toelating en verstrekt verblijfsvergunningen. Directeur Anton licht de mooie samenwerking en digitalisering in twee klantgroepen toe.

Klantgroep 1: Buitenlandse studenten

“Om te beoordelen of een buitenlandse student in aanmerking komt voor verblijf in Nederland werken we nauw samen met universiteiten en hogescholen door het hele land: de zogenoemde ‘erkende referenten’. Deze erkende referenten dienen een studieaanvraag in voor de student. De erkende referenten helpen ons door de toelaatbaarheid van de student bij de instelling en de te volgen opleiding te toetsen voordat zij de studieaanvraag indienen bij de IND."

Schakel tussen student en IND

"De student levert bij een aanvraag verschillende documenten aan, die worden gecheckt door de onderwijsinstelling. Die voert een eerste controle uit voor de IND om te kijken of alle bewijsmiddelen en omstandigheden zo zijn dat verblijf kan plaatsvinden. Daarna wordt de aanvraag doorgezet naar de IND voor een eindbeoordeling, met onder andere een toets aan de openbare orde. De onderwijsinstellingen vormen een belangrijke schakel tussen de student en de IND, en zorgen ervoor dat het aanvraagproces snel afgehandeld kan worden. Een groot deel van de gegevenscontrole wordt namelijk al door hen gedaan. Dit scheelt de IND een hoop werk."

Samenwerking met Studielink

"Sinds twee jaar kan verblijf voor studie digitaal worden aangevraagd. Deze digitale variant is ontwikkeld door de IND in samenwerking met Studielink, en tot stand gekomen in goede samenwerking met de onderwijsinstellingen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Vóór het invoeren van het systeem hebben we verschillende varianten van de aanvraag getoetst om te kijken welke het meest gebruiksvriendelijk was voor de onderwijsinstellingen én de studenten. Dit heeft gezorgd voor een goede invulling van de aanvragen. Er zijn ook controles verwerkt in de elektronische aanvraag zelf. Hiermee hebben de student en de onderwijsinstelling het meteen in de gaten wanneer een waarde verkeerd is ingevuld, en kunnen ze deze nog wijzigen voordat de aanvraag definitief wordt ingediend. Dat scheelt een hoop gedoe achteraf. Zo proberen wij de onderwijsinstellingen te helpen, en zij helpen ons door een goede eerste controle te doen."

​Femke, Beleidsmedewerker Onderwijs en Internationalisering bij de Universiteit Utrecht: "De samenwerking tussen de Universiteit Utrecht en de IND is prettig en professioneel – we hebben hetzelfde doel voor ogen en werken er gezamenlijk aan om procedures en aanvragen zo efficiënt en goed mogelijk te laten verlopen."

"Studeren in Nederland moet aantrekkelijk zijn: de buitenlandse student van nu is misschien wel de kennismigrant van morgen!"

Samenwerking zorgt voor snelheid

"De IND heeft een dienstverlenende én handhavende rol ten opzichte van de onderwijsinstellingen. We kijken naar de kwaliteit van de aanvragen die de onderwijsinstellingen aanleveren en zoeken de samenwerking op om betere voorzieningen te treffen met elkaar. Zo kunnen we studenten zo goed mogelijk bedienen. De wettelijke termijn voor het afronden van een aanvraag is 60 dagen. Vroeger hadden we die ook nodig: de aanvragen bestonden toen uit dikke stapels papier, en dat betekende een intensievere behandeling van de IND. Door onze samenwerking met de onderwijsinstellingen zijn we nu in staat een aanvraag binnen 2 weken te verwerken. Ook hebben de erkende referenten een informatie-, administratie- en zorgplicht. De IND houdt daar toezicht op, en grijpt in als een onderwijsinstelling die plichten niet naleeft."

Win-win situatie

"Bij de digitalisering van het aanvraagproces en de samenwerking die we hebben gezocht met Nederlandse onderwijsinstellingen is sprake van een win-win situatie voor alle betrokken partijen: studenten krijgen sneller helderheid, de IND wordt administratief ontlast en de kwaliteit van de besluitvorming gaat omhoog. Daarnaast is de snelheid waarmee we samen handelen een mooi visitekaartje voor de onderwijsinstelling en voor Nederland. Kortom: we hebben grote stappen gemaakt in kwaliteit en snelheid. En we willen nóg beter en sneller worden. Studeren in Nederland moet aantrekkelijk zijn: de buitenlandse student van nu is misschien wel de kennismigrant van morgen!”

Bij aanvragen van kenniswerkers werkt de IND met eenzelfde soort systeem als bij studieaanvragen. Erkende referenten in de vorm van grote bedrijven, zoals Shell en Unilever, regelen op dezelfde manier aanvragen voor hun buitenlandse werknemers als de onderwijsinstellingen voor hun buitenlandse studenten. Ook is de IND samen met 4 gemeenten bezig het Naturalisatieproces te stroomlijnen en digitaliseren. Zo gaan ook hier de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming omhoog.

Klantgroep 2: Arbeidsmigranten

“Voor arbeidsmigranten heeft de IND samen met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) een constructie ontwikkeld waarin een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid wordt afgegeven: de GVVA. De GVVA werd in april 2014 ingevoerd. Het UWV beoordeelt of de migrant niet in concurrentie treedt met de Nederlandse arbeidsmarkt en brengt daarover advies uit aan de IND. De IND beoordeelt vervolgens of verblijf wordt verleend. Daarna krijgt de migrant in één keer een besluit, waarin de tewerkstellingsvergunning en verblijfsvergunning zijn gebundeld."

Elkaar versterken

"In de GVVA zit een flink aspect van klantvriendelijkheid: we doen zo veel mogelijk digitaal. De kwaliteit van de beoordeling van aanvragen is vooruitgegaan doordat wij nu als overheid op één moment naar een verzoek kijken en elkaar versterken. Zo lopen processen synchroon, komen we niet meer voor afstemmingsproblemen te staan en kunnen we een beter en eenduidiger oordeel geven van beide kanten. Voor werkzoekenden is de gecombineerde vergunning ook prettig: het gaat sneller, er zijn minder misverstanden en het voorkomt teleurstellingen."

"We zijn nog steeds bezig om het proces beter te maken."

UWV is een belangrijke partner

"Met de GVVA hebben we al grote vooruitgang geboekt, maar we zijn nog steeds bezig om het proces beter te maken. Zo is er een vast directie-overleg op strategisch niveau waaraan ik en mijn collega-directeuren van het UWV meedoen, en daarnaast zijn er ook vergaderingen op operationeel niveau. Het UWV is voor ons een belangrijke partner. Niet alleen bij arbeid, maar ook bij bijvoorbeeld nareizigers en kennismigranten voorziet het UWV ons van de nodige gegevens, zoals een inkomenstoets en een check op arbeidsrelaties.”

Marc, Operationeel Manager in team 6 (Arbeid, EU en Naturalisatie) bij de Directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap van de IND:

“Tijdens verschillende bijeenkomsten in het voorjaar van 2017 gingen medewerkers van de IND en het UWV met elkaar in gesprek over knelpunten in het GVVA proces en de samenwerking. Hierdoor zijn er, naast meer begrip voor elkaars werkwijze, ook een aantal oplossingen voor knelpunten bedacht."

"Een voorbeeld hiervan is dat er bij de invoering van de GVVA door de IND en het UWV is afgesproken dat het UWV alleen informatie verstrekt aan de klant over het arbeidsdeel van de GVVA. De IND verstrekt informatie over de verblijfsaspecten, het proces en status van de aanvraag. Doordat deze afspraak strikt werd uitgevoerd, voelde de klant zich soms van het kastje naar de muur gestuurd. Daarom is onderzocht welk deel van de informatie zonder risico door beide organisaties verstrekt kon worden. Zoals bijvoorbeeld informatie over de stappen in de procedure en de duur van de procedure. Ook wordt bij inhoudelijke vragen wat vaker verwezen naar de inhoudelijke informatie op de websites van beide organisaties met een betere aanduiding van de vindplaats. Hierdoor kan de klant snel en goed geholpen worden.”

Beter beslissen op Kort Verblijf Visa door ketensamenwerking en informatiedeling

“Ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) vervult voor Nederland een taak op het gebied van reguliere toelating,” vertelt Martine, beleidscoördinerend medewerker bij de Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid. BZ is verantwoordelijk voor de verstrekking van kort verblijf visa, ook wel de Schengenvisa genoemd. Met het project Informatie Ondersteund Beslissen (IOB) maakt BZ gebruik van de kansen die digitalisering biedt."

Bij IOB wordt extra informatie betrokken bij een visumaanvraag om sneller en beter te kunnen beslissen of deze aan de voorwaarden voldoet. “De gegevens van aanvrager en referent uit de visumaanvraag worden tegen informatie uit een speciale database van BZ, de Buitenlandse Zaken Analyse Omgeving (BAO), aangehouden,” legt Martine uit. De informatie in de BAO is afkomstig van BZ zelf, en van verschillende ketenpartners. “De Koninklijke Marechaussee levert bijvoorbeeld gegevens aan over weigeringen, doorlating onder voorwaarden en overstay, de IND over asielaanvragen na een kort verblijf visum, en de DT&V over uitzetting en gedwongen vertrek.”

De consulaire medewerker beslist

Op basis van de BAO-check krijgt de beslismedewerker teruggekoppeld of de beschikbare informatie in de BAO aanleiding geeft tot advies voor een extra snelle afhandeling (fast track) of voor een intensieve behandeling (intensive track). Indien er geen extra informatie in de BAO beschikbaar is dan leidt dat tot het advies het normale beslisproces te volgen (regular track). “Maar,” zegt Martine, “de uitkomst van de BAO-check leidt nooit automatisch tot een negatieve of positieve beslissing op de aanvraag. Het is en blijft de consulaire medewerker die beslist.”

“IOB is een mooi voorbeeld van ketensamenwerking: een project van en voor de keten.”

IOB is voor visumaanvragers voordelig, omdat zij beter en sneller worden geholpen. Voor de beslismedewerkers heeft IOB als voordeel dat zij worden ondersteund in hun beslistaak met behulp van extra informatie. BZ kan zijn publieke taak effectiever en efficiënter uitvoeren en beter en sneller beslissen op visumaanvragen voor kort verblijf. Maar ook voor de rest van de migratieketen heeft IOB voordelen: malafide aanvragers worden buiten Nederland al tegengehouden. Dit voorkomt veel werk verderop in de keten. Bijvoorbeeld op het gebied van asiel, illegaliteit, criminaliteit en overstay. Voor Nederland levert IOB een bijdrage aan de veiligheid en de welvaart.

In de komende jaren wil BZ het IOB samen met ketenpartners verder doorontwikkelen. “Dit willen we doen door nieuwe bronnen aan de BAO toe te voegen, maar ook door informatie uit de BAO te delen met ketenpartners om toegang- en toezichtstaken te bevorderen,” aldus Martine. “IOB is een mooi voorbeeld van ketensamenwerking: een project van en voor de keten.”