‘Altijd thuiswerken is uiteindelijk geen optie’

Wat is het verschil tussen Eigentijds Werken en hybride werken?

Ellen: “De hele overheid maakt op termijn de stap van werken op kantoor naar afwisselend op kantoor, thuis of een andere locatie. In veel gevallen wordt dit hybride werken genoemd, bij VWS hebben we gekozen voor Eigentijds Werken. Dat dekt wat ons betreft meer de lading.”

Carlijne: “Hybride werken gaat alleen maar over de plek waar je werkt, maar daar hangt eigenlijk een veel grotere vraag boven: hoe willen we met elkaar samenwerken, nu en in de toekomst? De inhoud van het werk staat centraal. De locatie vloeit daaruit voort.”

Wat is het doel van het programma?

Ellen: “Laat ik vooropstellen dat het programma ondersteunt, niet stuurt. We willen naar een nieuwe manier van werken, maar zeggen niet: zo gaan we dat doen. We zetten het Eigentijds Werken op de agenda, voeren gesprekken, en richten onze aandacht op een goede samenwerking binnen VWS. En we zorgen uiteraard ook voor de praktische aanpassingen op kantoor. Denk aan Webexruimtes en smartboards.”

Carlijne: “Eigentijds Werken is geen doel op zich. Het draagt bij aan het organiseren van het werk op een fijne en productieve manier. Met als uiteindelijk doel dat medewerkers bevlogen, betrokken en vitaal kunnen samenwerken in een passende werkomgeving.”

Sommige collega’s willen nooit meer naar kantoor, anderen het liefst weer fulltime. Hoe gaat het programma om met deze verschillen?

Ellen: “Je gaat niet naar kantoor om alleen maar je eigen werk te doen. Het kantoor is de plek waar je elkaar ontmoet en ook samenwerkt. Altijd thuiszitten is dus geen optie. Daarmee doe je jezelf tekort, maar ook je collega’s. Aan de andere kant: altijd op kantoor is weer het andere uiterste. Dat werkt ook niet meer. Het idee is om thuis en kantoor af te wisselen. Dan moet de thuiswerkplek wel in orde zijn natuurlijk.”  

Carlijne: “Kantoor is een plek om te ontmoeten, maar ook om kennis uit te wisselen. Zeker ook als het gaat om nieuwe medewerkers. Aanwezigheid op kantoor is dus zowel voor de verbinding als voor de kennisuitwisseling van groot belang. Maar vanwege de verschillende behoeftes, is het belangrijk dat er binnen directies en teams hierover afspraken gemaakt worden.”  

Hoe worden VWS’ers betrokken bij het programma?

Ellen: “Oh, op veel verschillende manieren! We bezoeken directies en schuiven aan bij MT-overleggen en medewerkerslunches. Ook hebben we een aantal online bijeenkomsten met VWS’ers georganiseerd waarin we nadachten over wat het Eigentijds Werken betekent, maar ook wat ervoor nodig is. Die werden goed bezocht! Alle input gebruiken we nu voor het inrichten van het programma.”

Wat viel op tijdens die bijeenkomsten?

Carlijne: “Het mooie van die gesprekken was dat medewerkers soms lijnrecht tegenover elkaar stonden in hun wensen en ideeën, maar openstonden voor het gesprek hierover. Door naar elkaar te luisteren ontstond er wederzijds begrip en werd vaak ook het collectieve belang duidelijk.”

Ellen: “Wat ik ook opvallend vond: sommige mensen hadden vóór corona nog nooit thuisgewerkt. Zowel leidinggevenden als medewerkers ervaren nu pas dat dit heel goed kan.”

Over die leidinggevenden gesproken: welke rol hebben zij in het programma?

Ellen: “Het programma wil de keuzes over het nieuwe werken bij de directies laten. Het kan dus zijn dat de ene leidinggevende andere ideeën heeft dan de andere, maar uiteindelijk besluiten ze samen met hun team wat het beste werkt. Het programma helpt de teams in het voeren van ‘het juiste gesprek’. En een gespreksleider kan een leidinggevende daarbij ondersteunen.”

Carlijne: “Die gesprekken zijn ontzettend belangrijk omdat de wensen soms ver uit elkaar liggen, maar ook om goede afspraken met elkaar te maken.”

Ellen: “Het is overigens goed dat medewerkers zich realiseren dat ze elkaar ook kunnen aanspreken op gedrag, en hun wensen en ideeën kunnen uiten. Dat zal niet altijd even makkelijk zijn, maar VWS is een veilige werkplek, dus de ruimte is er wel.”

Wat gaan we merken van het Eigentijds Werken op de werkvloer?

Ellen: “In de zomer gaan we experimenten met hybride werken op één van de etages in De Resident. We bekijken wat daar bevalt, en voeren dit eventueel door op de andere verdiepingen. Maar verwacht geen grote aanpassingen, daar is simpelweg geen geld voor.”

Carlijne: “Daarnaast zijn er nog meer pilots op de werkvloer, maar ook binnen de digitale werkomgeving.”

Ellen: “Overigens kunnen VWS’ers ook terecht op twee andere locaties, hè? Terminal Noord en binnenkort Bruggebouw Oost. Die locaties zijn helemaal ingericht op het Eigentijds Werken. Ook komt er een reserveer-app waar we mee gaan experimenteren.”

Wanneer is het programma succesvol afgerond?

Ellen: “Als iedereen zijn weg heeft gevonden in het Eigentijds werken. Dat vraagt een juiste balans tussen thuis en op kantoor werken, zodat VWS’ers bevlogen en vol energie hun werk kunnen doen!”