“In de nabije toekomst met een paar muisklikken inzicht in de geldstromen van OCW”
Barbara Goezinne
Directeur Financieel-Economische Zaken, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
“Begin 2018 vroeg ik mijn medewerkers om ideeën te geven voor vernieuwingen die de financiële functie van de dienst slimmer en effectiever kunnen laten werken. Dit was de trigger om eens na te denken over het onderwerp ‘datagedreven control’. Want tot op heden stellen wij grote Excelbestanden samen om informatie op een rijtje te krijgen en op deze basis onze controltaak uit te voeren. Een hele klus.
Datathon
We stuurden de Auditdienst Rijk een uitnodiging om met ons mee te denken. Het ADR Analytics team had al flinke stappen gezet op het gebied van data-analyse in het audit- en controldomein. Hieruit vloeide het plan voort voor het organiseren van een datathon: een proeftuin voor ons om op een eenvoudige, maar volledige wijze kennis te maken met data-analyse.
Tijdens de datathon zijn dashboards en Excels ontwikkeld met overzichten van datasets die de controllers kunnen gebruiken bij hun werkzaamheden. Het is verrassend, leuk en boeiend wat er allemaal kan met de data! Binnen één week een hele goede start om onze data op een andere manier te bewerken. Een dashboard geeft de controller overzicht waar het geld in een organisatie naartoe gaat en dat slechts met een paar drukken op de knop. De verwachting hierbij is dat FEZ door data-analyse toe te passen meer grip krijgt op haar processen. Daar heeft het controleteam van de ADR ook baat bij. Na de datathon is OCW verder gegaan met de data-analisten van de ADR om de dashboards af te ronden en nieuwe data onder de dashboards toe te voegen.
“Datagedreven control biedt kansen om het monitoren en controleren van gegevens makkelijker te automatiseren. Het vraagt wel nog om kennis van de data en hoe de uitkomsten zijn te interpreteren.”
Samenwerking van een jaar
De datathon is het begin van een jaar durende samenwerking tussen OCW, ADR Analytics en het Financieel Dienstencentrum (FDC) waar de financiële administratie van OCW plaatsvindt. Dit biedt ons de mogelijkheid om te ontdekken op welke manier wij zelf op termijn onze eigen data-analyseproces willen inrichten en op welke gebieden wij dit kunnen toepassen.
Het leuke van de datathon is de samenwerking vanuit verschillende perspectieven. Met de applicaties kunnen de meer analytische capaciteiten van de financials goed benut worden. Data-analyse biedt de mogelijkheid om veel knutselwerk in Excel te vervangen door de dashboards. Met de nieuwe applicaties is dat makkelijker en kunnen we sneller inzicht hebben in wat er gebeurt. Ik hoop dat de werkwijze die uit deze samenwerking volgt, de praktijk wordt bij OCW.”
