Marlies Ypma over...

“Er wordt veel van overheidsorganisaties gevraagd. Om hun maatschappelijke taak te vervullen, transparant te zijn én in control, terwijl de omgeving steeds sneller en onvoorspelbaarder verandert en de maatschappelijke en politieke tolerantie voor fouten en tekortkomingen laag is. Elk departement heeft zo zijn eigen ‘zwarte gaten’. Risico’s die zich hebben voorgedaan in de organisatie of in het werkveld, met grote negatieve gevolgen en waar veel organisatorische, maatschappelijke, politieke en media-aandacht in verdwijnt.

Hoewel risicomanagement niet alle risico’s kan voorkomen, kan het wel bijdragen dat er weloverwogen met risico’s wordt omgegaan, verantwoorde keuzes kunnen worden gemaakt om ook risico’s te nemen en dat organisaties beter voorbereid zijn als een risico zich onverhoopt voordoet.

Een ander soort risicomanagement

Traditioneel risicomanagement sluit echter niet goed aan bij de complexe politiek-bestuurlijke omgeving van het Rijk. Het heeft er toe geleid dat risico’s vanuit twee gescheiden werelden worden benaderd, het control- en verantwoordingsperspectief (achteruit kijken) en het perspectief van beleidsdoelen (vooruit kijken). Beide werkwijzen hebben hun voor- en nadelen, zo blijkt uit onze inventarisatie van de risicomanagementpraktijken bij het Rijk. Hoe instrumenteler risicomanagement wordt ingezet (‘lijstjes’) en hoe minder het gekoppeld wordt aan beleidsdoelen, hoe minder het draagvlak in de organisatie. Bovendien roept het denken over wat er allemaal mis zou kunnen gaan, in eerste instantie vaak een negatieve reactie op. Vanuit beleidsperspectief wordt er voortdurend ingespeeld op risico’s. In de praktijk zijn dat echter vaak bekende knelpunten en onzekerheden op de korte termijn, en dus ook daar helpt het om verder vooruit te kijken.

Vanuit onze positie zien wij een grote behoefte bij onze opdrachtgevers aan een ander soort risicomanagement. Een risicomanagement dat wordt ingezet met als insteek een lerende organisatie met het oog op de doelen die de organisatie nastreeft. Dit creëert meer draagvlak en eigenaarschap voor het expliciteren van risico’s. Zo zijn steeds meer departementen en uitvoerende diensten aan het experimenteren door meer ruimte te maken voor het goede gesprek over risico’s. Het begint met een gezamenlijk beeld van de doelstellingen en het besef van de subjectiviteit van de risico-inschatttingen: kennis, ervaringen en positie bepalen hoe je naar een risico kijkt. Het gesprek over risico’s draagt bij aan antwoord op de vraag “Kunnen en willen we er iets aan doen?”. We merken dat deelnemers dit gezamenlijke reflectiemoment als positief ervaren, omdat men vaak te weinig hieraan toekomt door de druk van de waan van de dag.

Het programma risicomanagement

Om deze ontwikkeling te ondersteunen hebben we begin 2018 het programma risicomanagement opgezet. Doel is om de kennis en kunde van risicomanagement op een hoger plan te brengen. Voor de doelgroep risicomanagementadviseurs faciliteren we een maandelijks Leerwerkatelier Risicomanagement. Dit stimuleert het leren van elkaars ervaringen binnen het Rijk. Daarnaast delen we vanuit de ADR onze kennis en ervaring en nodigen we externe sprekers uit, die nauw aansluiten bij de behoeften van deze groep.

Elk departement komt jaarlijks - of meer continu - tot een risicoanalyse. Over de uitkomsten van de risicoanalyses en de risico’s die wij als ADR aanvullend zien, zijn wij in gesprek met onze opdrachtgevers. De departementale risicoanalyses zijn voor de ADR van belang om mee te nemen in de afweging waarop wij onze auditcapaciteit inzetten.