Daadwerkelijk uniformeren doet pijn

Het programma ‘Naar een digitale begroting’ ontstond uit de visie op de financiële informatievoorziening: het streven naar een volledig geautomatiseerd financieel administratief systeem dat snel en betrouwbaar informatie oplevert over het Rijk. Voor de departementen betekent dit: meer digitaal werken én een uniforme inrichting van de financiële administratie.

Het programma bestaat uit 12 deelprojecten, die ook op elkaar van invloed zijn. Sommige zijn meer korte termijn, zoals het verder ontsluiten van open data. En andere voor de langere termijn, bijvoorbeeld een datacloud. Maurice: "Het is belangrijk om snel een concreet resultaat te leveren, wat je ter inspiratie aan anderen kunt laten zien. Op verantwoordingsdag lanceerden we de site www.rijksfinancien.nl; een toegankelijke, interactieve site voor de financiële professional. Op deze manier was het eenvoudig om anderen te laten zien waar de fouten/verschillen in begrotingen of data zitten en waarom het van belang is om uniform te werken. Ook overtuigt het anderen, zoals de directeuren Financieel economische zaken (FEZ), van het belang van digitalisering."

Taakvolwassenheid

De ADR speelt vooral een rol bij het deelproject ‘Continuous monitoring en auditing’. Er loopt nu een proef bij 3F (een samenwerkingsverband van drie verschillende ministeries over de financiële administratie). 3F laat een digitale tool ontwikkelen om te kijken wat we kunnen met betaalgegevens en of er zo minder fouten gemaakt kunnen worden. De ADR wil nu kosten besparen door de controlelasten omlaag te brengen. Dit kan een extra investering voor de FEZ-en lijken. Zo houdt de controller zelf inzicht in of de processen goed verlopen, bijvoorbeeld bij maand- en kwartaalafsluitingen.

Uniformeren is aanpassen

Maurice: "Een voorbeeld om meer uniform te gaan werken binnen de financiële functie is de uniformering van het interdepartementaal begrotingsoverlegsysteem (IBOS). Hierin zetten de departementen hun begrotingsmutaties, die door de Inspectie der Rijksfinanciën worden beoordeeld en geaccordeerd. Sommige departementen vullen dit globaal in en andere veel meer gedetailleerd. Om dit als waardevolle bron voor open data te gebruiken, moet het uniform worden ingevuld."

Door het laten zien van de verschillen ziet Maurice een lerend effect bij de FEZ-en. "Het uniformeren helpt bij het opstellen van de jaarstukken en begroting. Nu zijn er nog verschillen tussen de standen in IBOS, de officiële begroting (jaarverslag) en de open data over de begroting (jaarverslag). In de toekomst wordt één bron gebruikt, het uniforme IBOS. Iedereen is in principe voor uniformering, maar daadwerkelijk uniformeren doet pijn. Dan moet je je eigen werkwijze aanpassen. In overleg met de departementen wordt de keuze gemaakt voor de beste aanpak. Samen en in overleg."

Capaciteit en ruimte voor experiment

Het hebben van genoeg vrijgespeelde capaciteit is volgens Maurice een cruci ale randvoorwaarde om een daadwerkelijke verandering te krijgen. "Je kunt dan snel resultaten laten zien, zoals de visuals op www.rijksfinancien.nl. Je doet dit niet op een vrijdagmiddag erbij. De projectleiders van dit project zijn hier een groot deel van hun tijd mee bezig. Daarnaast moeten het ministerie van Financiën en de departementen de juiste vaardigheden in huis hebben. Mensen die affiniteit hebben met data-analyse én nieuwe technieken." Maurice ziet het belang van een pragmatische aanpak. "Als een departement niet meteen kan overgaan naar de nieuwe werkwijze vanwege de capaciteit, gaan we eerst aan de slag met de departementen die het wel lukken. De andere departementen sluiten een jaar later aan. Je moet wel ambitie stellen, maar niet het onmogelijke vragen van departementen. En mislukken is niet erg. Falen mag. Je moet leren door te experimenteren, zoals bij blockchain. En realistische doelstellingen formuleren." Alle vormen van leren zitten in dit programma: sommige zijn gericht op verbeteren, andere op vernieuwen (proces totstandkoming begroting data) en innovatie (blockchain, continuous monitoring en auditing). Innovatie betreft voornamelijk experimenten.