Fred Sotthewes, Generaal Majoor; Coördinerend Programmamanager, Bestuursstaf Ministerie van Defensie
De Commandant Luchtstrijdkrachten (CLSK) van de Koninklijke Luchtmacht had al langere tijd behoefte aan het verminderen van regeldruk. De vele regels werden als beklemmend ervaren en leidden tot teveel bureaucratie. Regels ‘gewoon’ afschaffen leverde niets op.
Fred: "Het beeld bestond dat de regels voornamelijk van externen en de omgeving kwamen. Eigen onderzoek leverde echter de verrassende conclusie op dat 80% van de regels door de Luchtmacht zelf was bedacht. We startten daarom een programma om afscheid te nemen van overbodige regels. Zo’n 3.000 regels konden we meteen schrappen. Dit waren voornamelijk dode regels die niets toevoegden. Het schrappen leverde daarom geen ermindering van regeldruk op. We ondervonden een tegenstrijdigheid in het gedrag: er was irritatie om de vele regels. Maar na elk incident of voor elk probleem werd er geroepen om meer regels, terwijl er soms juist behoefte was aan leiderschap om het probleem op te lossen.
Regels afschaffen lastig?
Om deze tegenstrijdigheid te begrijpen vroegen we de ADR om te helpen vaststellen wat het afschaffen van regels zo moeilijk maakt. Bijna tegelijkertijd is de Luchtmacht een experiment gestart met een squadron (100-150 man). Dit experiment kreeg de werktitel ‘Het squadron zonder regels’. Alle regels die we intern hadden vastgesteld, stelden we voor dit squadron buiten werking. De taak moest uiteraard voldoen aan een bepaalde norm, maar de invulling daarvan mochten ze zelf bepalen. Er was verbazing uit de hele organisatie over dit project: ‘Wordt het niet een anarchie?’ Wat bleek? Drie zaken: de professionals waren inderdaad veel beter in staat het hoe in te vullen. Ook bleek veelal de regelgeving helemaal niet zo hinderlijk, maar veel meer het gedrag rond de regelgeving. En op de dag dat het experiment begon, ging het squadron gewoon om 08.00 uur aan het werk. Het werd dus geen anarchie.
“Vertrouw op je professionals.”
De ADR hield interviews met verschillende Luchtmachtfunctionarissen. Hierbij stelde ze onder andere de vragen: Hoe ervaren jullie de regeldruk?; Hoe kunnen jullie dit oplossen?; Zijn er concrete regels die veel tijd kosten? Duidelijk werd dat we bij de Luchtmacht veel ongeschreven regels hebben. Regels die niet formeel zijn vastgelegd, maar zijn ontstaan door de manier waarop we met elkaar omgaan en de taken uitvoeren. Het bleek dat de regels op zich niet heel hinderlijk zijn, maar vooral het gedrag er omheen dat tot verkramping leidt, met name in een keten.
“Op de werkvloer wordt de discussie aangegaan over de kracht van sommige ongeschreven regels en hoe medewerkers kunnen aangeven als iets niet oké is.”
Het nieuwe denken en werken; CLSK 3.0
Voordat we het experiment met het squadron en het onderzoek van de ADR startten, waren we al bezig met het project CLSK 3.0. De resultaten uit het squadronexperiment en het ADR-onderzoek leverde belangrijke input op voor dit project. CLSK 3.0. is een nieuwe manier van denken en werken binnen de Luchtmacht. De professional staat meer centraal (‘welke rol speel jij in de keten? Wat is de invloed van je gedrag?’) en is er zich van bewust om niet meer gelijk nieuwe regels te maken na een incident. Op de werkvloer wordt de discussie aangegaan over de kracht van sommige ongeschreven regels en hoe medewerkers kunnen aangeven als iets niet oké is. De meldingsbereidheid is omhoog gegaan.
Giet je stip aan de horizon nooit in beton
Een stip op de horizon is alleen nodig om richting te geven aan het continu aanpassen van je organisatie aan de veranderende wereld. Realiseer je dat je de stip echter nooit gaat bereiken, omdat je ook de stip tijdens je transitie moet bijstellen op basis van de veranderende wereld. Giet je stip dus nooit in beton. Het belangrijkste kenmerk in je bedrijfscultuur moet dus zijn adaptiviteit."
De gouden tip van Fred:
Je organisatie bestaat uit professionals en daar kun je meer op vertrouwen dan je denkt. Die kunnen ook meer aan dan je denkt. Het is niet de techniek, de ijzerwaren of de ICT die het verschil maakt in je organisatie ten opzichte van je concurrenten en/of tegenstanders; het zijn je professionals.
