Leren bij Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

De veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond voert namens de 15 gemeenten in de regio taken uit op het gebied van rampenbestrijding, risico-en crisisbeheersing, brandweer-en ambulancezorg. In 2016 won de VRR de verkiezing ‘Beste overheidsorganisatie van het jaar’! De VRR heeft namelijk grote vernieuwende veranderingen in de van oorsprong conservatieve organisatie ingevoerd en heeft een ambitieuze visie voor de toekomst.

Naar een open organisatie

"De VRR is een paraplu van organisaties, zoals de brandweer, meldkamer en ambulancedienst. Dit zijn sterke merken met een eigen identiteit, historie en cultuur. In 2015 waren dit gesloten introverte organisatiedelen die niet zomaar konden worden samengevoegd. Ook was de VRR nog sterk hiërarchisch. We wilden naar een open organisatie: transparant, benaderbaar en bereikbaar voor de burger. We maakten ons verhaal toegankelijk voor buitenstaanders met onze website en werkten met audiovisuele hulpmiddelen. Dat was aantrekkelijk voor de jury. De uitverkiezing hielp ons in ons leerproces naar een organisatie die werkt vanuit haar bedoeling.

Het verloop van ons leer- en ontwikkelproces

Om dit te bereiken startten we met een bijeenkomst van leidinggevenden. Daar vertelde ik over mijn oude werkkring bij de Rijkspolitie Oostvoorne. De essentie van dit verhaal is dat, als je je niet aanpast aan de veranderende omgeving, je ophoudt te bestaan. Vervolgens gingen we twee dagen ‘de hei’ op. Leidinggevenden hebben daar zelf genoemd wat er verandert in de buitenwereld en wat ze er mee kunnen. Interessant was dat er een leidende coalitie ontstond die het idee van werken vanuit de bedoeling omarmden. Dan moet je samen, leidinggevende en medewerker, de ‘VRR nieuwe stijl’ gaan bouwen.

Verantwoordelijkheden bij de uitvoering anders belegd

Wij hebben een ambulancemedewerker die werkt in een ambulance uitgerust met de nieuwste technieken. Toch gaf hij aan met deze technieken geen goede diagnose te kunnen stellen. De medewerker kwam met het idee van een mobiele buikecho. Hiermee kun je een voorlopige diagnose stellen. We hebben het apparaat laten ontwikkelen en geïnstalleerd op de ambulance. Daarmee bereikten we dat de patiënt sneller naar de juiste plek in het juiste ziekenhuis kon worden vervoerd. Dit gaf deze medewerker een enorm trots gevoel.

Hoe houdt de coalitie de VRR nieuwe stijl levend?

Belangrijk als leidinggevende is als je wilt leren, dat fouten maken mag, je transparant moet zijn, je je kwetsbaar mag opstellen en, bovenal, dat je luistert naar wat er in je omgeving gebeurt. Als directeur geef ik mijn medewerkers aan dat ik ook niet precies weet hoe het zit. Er is geen blauwdruk. De enige zekerheid is dat je je moet aanpassen. Wij zijn bij andere organisaties gaan kijken hoe zij het daar doen; bij Aegon, Eneco en KPN. Die inspiratie helpt verder.

Je maakt als directeur ook wel eens een fout. Toen een medewerker op de werkvloer aangaf een probleem te hebben dat hij niet met zijn leidinggevende kon oplossen, ben ik als directeur buiten de leidinggevende om zaken zelf gaan regelen. Dat was natuurlijk fout; die leidinggevende moest het zelf doen en ik had hem daartoe de kans moeten geven.

Valkuilen in het veranderproces

Onze uitgangspunten zijn "iedereen deugt" en "iedereen is geschikt". Maar we hadden in onze organisatie ook medewerkers die de verandering als bedreiging zagen; middenmanagers bij de brandweer. Uit gesprekken bleek dat ze branden blussen het leukste vonden. Dan zorg je er samen voor dat deze mensen weer in hun kracht komen en iets passends gaan doen. Daarom hebben wij in het veranderproces van de brandweer er een managementlaag uit gehaald. In de verandering is ook een rol weggelegd voor de ondernemingsraad (OR). Tijdens een bijeenkomst met 200 mensen, waaronder de burgemeesters uit de regio, kwam de OR met een eigen plan. De medewerkers spraken in die bijeenkomst echter het vertrouwen uit in het plan van de directie, omdat dit plan hen perspectief bood.

Welk kantelmoment symboliseert jullie veranderproces?

 Tijdens de Wereldhavendagen organiseerden we een dansfeest met een voorstelling op klassieke muziek met dansers in een decor met brandweervoertuigen en VRR-medewerkers. Dit leek niet stoer, want de VRR is een echt mannenbolwerk. Maar het dansfeest liep uit op een ware happening; er kwamen 1.000 mensen publiek en VRR-medewerkers op af. Het feest was een geslaagd voorbeeld van trots zijn op wat we doen en wat we willen uitstralen als VRR-organisatie."