Alles wordt digitaal

E-factureren maakt grote stappen vooruit

Eenmaal geïmplementeerd, gaat e-factureren doorgaans sneller, is het makkelijker en goedkoper en draagt het bij aan de verduurzaming omdat geprinte pdf-facturen niet langer nodig zijn.

In 2017 – het jaar dat e-factureren verplicht werd gesteld – konden organisatieonderdelen binnen IenW e-facturen zeer basaal ontvangen en verwerken in SAP. 2018 was het jaar van de grote verbeteringen. Dankzij het project ‘Optimalisatie verwerking e-facturen’ worden alle e-facturen nu efficiënt, en soms zelfs geheel automatisch, in SAP verwerkt. Leveranciers, of hun intermediairs, bieden facturen nu direct aan bij de ministeries, en via applicaties als Rijksfactuurportaal, DigiInkoop en TEM.

Bij RWS stond de teller wat betreft e-facturen eind 2018 al op meer dan 60 procent van het totale aantal facturen.  Nu de systeemondersteuning goed geregeld is, is het de uitdaging voor de financiële en inkoopadministraties om, samen met de leveranciers, het percentage e-facturen nog aanzienlijk te verhogen de komende tijd.

‘RWS benadert zijn leveranciers actief en dat helpt’, vertelt Maurice Berkhout, teamleider Administratie RWS. ‘Door verdere optimalisatie van systemen en goede voorlichting en ondersteuning willen we eind 2019 op 80 procent zitten. Intern kunnen we nog verbeteren met het betrekken van de InkoopUitvoeringsCentra (IUC) en de prestatieverklaarders. Extern kunnen we nog werken aan de verschillende schakels in de keten tussen het moment dat de e-factuur het boekhoudpakket van de leverancier verlaat en het moment dat deze in SAP wordt ontvangen.’

Lees hieronder het volgende artikel.

Van Digital naar Security Awareness

‘Security awareness’ – het bewustzijn van veiligheidsrisico’s, is dan ook een essentieel thema. Medewerkers die vaak werken met gevoelige informatie, zoals bedrijfsgegevens, persoonsgegevens en gevoelige politieke dossiers, moeten hierover een sterk ontwikkeld en getraind bewustzijn hebben, en op basis daarvan kunnen handelen. ‘Security awareness’ is dan ook een breder en accurater begrip dan het (lange tijd gehanteerde) begrip ‘digital awareness’.

De jaarlijkse netwerkdag Privacy & Informatiebeveiliging is een goed middel om het bewustzijn van veilig werken te doen groeien. Afgelopen jaar vond de dag plaats op 8 november.

Hillie Beentjes, hoofddirecteur FMC (zie ook het interview met haar elders in dit jaarbericht) opende de dag. Vervolgens bracht Marcel Spruit, lector Cyber Security & Safety aan de Haagse Hogeschool, de zaal via ‘the internet of things’ de noodzaak bij van ‘cyber resiliance’ – een verzameling maatregelen die zorgt dat organisaties weten hoe zij moeten handelen bij een cyberaanval. Hij gaf aan dat het onopzettelijke menselijke fouten zijn, die leiden tot het grootste aantal incidenten. Maar dat diezelfde veroorzakende mens de fouten ook (meestal) weer oplost.

Inge Philips, directeur Cyber Risk Services bij Deloitte, vertelde over de Wannacry cyberaanval in 2017 – een uitbraak van ransomware die meer dan 230.000 computers in 150 landen besmette, en het Stuxnet-virus – een schadelijk computerprogramma dat het nucleaire programma van Iran zou hebben platgelegd. Aan de hand van deze voorbeelden schetste ze een beeld van het gebruik van data in de criminele wereld en praktijken bij sommige inlichtingendiensten.

Enkele interessante weetjes:

• Bij de overheid wordt door de gehanteerde veiligheidsmaatregelen malware grotendeels tegengehouden;
• 80 procent van alle informatie die over internet gaat, wordt meegelezen door inlichtingendiensten;
• In tegenstelling tot de Nederlandse inlichtingendienst, maken andere inlichtingendiensten al decennialang gebruik van ‘hardware implant’.

In de wetenschap dat vooraf investeren in bewustzijn, in de praktijk veel minder tijd, geld en energie kost dan repressie achteraf, werd de netwerkdag in de wandelgangen becommentarieerd als ‘nuttig, boeiend en noodzakelijk’.

Lees hieronder het volgende artikel.

10 Highlights in kantoorautomatisering

Beheer van wachtwoorden

De digitale werkomgeving DWR Next biedt een programma waarmee je wachtwoorden kunt beheren. Dit programma, KeePass, is een veilige wachtwoordbeheerder waarmee je de wachtwoorden voor je verschillende accounts versleuteld opslaat in een database. Je kiest zelf de locatie voor het opslaan van de database en deze database of wachtwoordkluis is zelf beveiligd met een wachtwoord. Dit is het enige wachtwoord dat je nog hoeft te onthouden.

Nieuw klantenportaal

Sinds 12 februari gebruikt SSC-ICT een nieuw klantenportaal. Hier kunnen medewerkers hun meldingen volgen en servicerapportages raadplegen. Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker, krijgt deze meer of minder mogelijkheden op het portaal.

Introductie service-app SSC-ICT

In maart 2018 lanceerde SSC-ICT de Serviceinfo-app - een applicatie waarmee medewerkers op departementen snel en duidelijk worden geïnformeerd over storingen in de dienstverlening.

Speakerphone

Het is mogelijk om een speakerphone te bestellen via de webshop. Het betreft de JABRA speakerphone 510 - een speaker en microfoon ineen, die beschikt over Bluetooth en een USB-aansluiting. Ideaal om met een groep mensen rond een laptop een heldere Skypesessie of conference-call te houden.

Vernieuwde klachtenprocedure SSC-ICT

De klachtenprocedure van SSC-ICT is vernieuwd met de bedoeling om deze toegankelijker te maken voor klanten. Een klacht die je langs deze weg indient, heeft een formeel karakter en wordt ook als zodanig behandeld. Daarvoor moet het klachtenformulier volledig zijn ingevuld en de inhoud van de klacht moet gaan over een afgehandelde kwestie in onze dienstverlening. De volledige klachtenprocedure is te vinden op de website van SSC-ICT.

Vereenvoudiging wachtwoord reset

Voor een nieuw wachtwoord hoeven medewerkers niet meer langs de servicedeskbalie of een verzoek in te dienen bij hun ICT-coördinator. Het kan inmiddels via BlackBerry Work op de telefoon of iPad.

Pilot refurbished iPhones

Het programma Duurzame Bedrijfsvoering van IBI werkt samen met SSC-ICT aan het verduurzamen van het ICT- en telefonieaanbod. In 2018 is besloten dat in het kader van levensduurverlenging een nieuwe mobiele telefoon drie jaar mee kan, in plaats van de voorheen gebruikelijke twee jaar.

IenW en SSC-ICT zijn ook een pilot gestart met refurbished iPhones. Dit zijn gebruikte telefoons die een grondige opknapbeurt hebben gekregen, waardoor ze weer goed functioneren. Door het gebruik van refurbished telefoons houden we kostbare en schaarse grondstoffen langer in de kringloop. De pilot duurt een jaar en als de ervaringen positief zijn, zal de refurbished telefoon op grotere schaal worden ingezet, niet alleen binnen IenW, maar binnen de gehele Rijksoverheid.

Migratie mailboxen

Dankzij de geslaagde migratie van persoonlijke mailboxen naar een nieuwe omgeving, hebben alle medewerkers nu een mailbox met een omvang van 10Gb en is het mogelijk om een foto aan je account te koppelen.

Wijziging mailextensie van @minienm.nl naar @minienw.nl

Na het aantreden van Rutte III en de naamswijziging van het ministerie naar Infrastructuur en Waterstaat, zijn DCI en SSC-ICT direct gestart met de voorbereidingen om alle e-mailadressen te wijzigen. Een omvangrijke operatie, omdat het e-mailadres binnen allerlei ketens van systemen en applicaties wordt gebruikt. In het weekeinde van 15 februari 2019 werd de mailextensie van @minienm.nl gewijzigd in @minienw.nl.

Parafeerapp aanvragen via webshop  

De parafeerapp voor op de iPad is al enige tijd in gebruik. De app kan zelf, of via de ICT-coördinator, worden aangevraagd in de webshop van SSC-ICT. Voorwaarde is dat men in het bezit is van een iPad van het ministerie.

Lees hieronder het volgende artikel.

DCI-medewerkers mogen zich ‘Cloudbroker’ noemen

DCI-medewerkers mogen zich sinds december 2018 ‘Cloudbroker’ noemen. Ze helpen iedereen die gebruik wil maken van cloudoplossingen, zoals bijvoorbeeld het ‘Standaard Platform’, een door IenW ontwikkeld applicatieplatform in de cloud.

In 2017 gaf Rob Schuitema, directeur van de Directie Concern Informatievoorziening (DCI), het startschot voor het project 'DCI als Cloudbroker'. Er volgden trainingen en pilottrajecten en in 2018 kon het project succesvol worden afgerond.  

Het Standaard Platform biedt IenW en andere overheidspartijen een cloud-platform waar opdrachtgevers goedkoop, snel en kwalitatief hoogwaardig toepassingen kunnen ontwikkelen en/of nieuwe releases kunnen testen en in productie nemen. DCI ontzorgt daarbij door de onderliggende infrastructuur en middleware te verzorgen. En door te middelen tussen opdrachtgever en leverancier bij de realisatie van een (werkend) product.

Hoe onderscheidt het Standaard Platform zich van andere cloud-oplossingen en -voorzieningen? Dat doet het platform door DCI-klanten een cloud-omgeving voor applicaties te bieden in een Overheid Data Center (ODC), dat voldoet aan de rijksbrede standaarden en (beveiligings)normen.

Het Standaard Platform sluit aan op voorzieningen als DigiD en e-herkenning, en voorziet in koppelingen naar basisregistraties. DCI helpt bij het op een slimme, veilige en flexibele manier ontwikkelen, implementeren en exploiteren van applicaties. Dit maakt het Standaard Platform een voorziening die door geen enkele (markt)partij wordt geboden.

Inmiddels heeft DCI voor de eerste klanten oplossingen gerealiseerd. Zo is bijvoorbeeld het bronhouderportaal voor de Basisregistratie Ondergrond (BRO) en het Mobiliteitsplatform Nederland (MPN) ontwikkeld.

Opdrachtgever Rob Schuitema: ‘Met het project is een mooie stap naar de toekomst gezet, die past in onze visie van ‘Slimme Netwerkspeler’. Cloudbrokerschap is onderdeel geworden van het dagelijkse werk, waarmee we nog maar aan het begin van een nieuwe ontwikkeling staan. De rol van Cloudbroker zal in de toekomst alleen maar uitgebreider worden. De omgeving en ontwikkelingen vragen van ons dat we hierin bijblijven en daarom voorzie ik continue doorontwikkeling en training.’