Foto Jurgen Huiskes
Hoe bereid je je als leidinggevenden voor op de toekomst? In 2018 werd vanuit HRM de tool ‘Strategische personeelsplanning’ (SPP) geïntroduceerd. ‘Het gesprek over wat er op ons afkomt, wat we nodig hebben, en wie en wat we daarvoor in huis hebben – dat gesprek voerden we nog te weinig.’
Wino Aarnink is sinds 15 mei 2018 directeur Openbaar Vervoer en Spoor (OVS), een directie met rond de 100 medewerkers. Wino: ‘OVS is door mijn voorganger goed op de benen gezet. Maar je moet natuurlijk ook vooruitkijken. Wat komt er op ons af en hoe beïnvloedt dat ons werk? Welke mensen hebben we in huis en over welke kennis en kwaliteiten beschikken ze? En: welke acties volgen daaruit om in de toekomst onze doelen te kunnen bereiken? Dat gesprek voerden we nog te weinig en het is goed om dat aan de hand van SPP te doen. Bovendien, het is een heel praktisch ingestelde methode, die goed aansluit bij mijn managementstijl.’
Wat is SPP
Strategische Personeels Planning (SPP) is een HRM-instrument waarmee het managementteam op strategisch niveau naar de toekomst en de medewerkers kijkt. Het is een cyclisch gesprek tussen leidinggevenden, die, onder begeleiding van HRM-adviseurs, worden geïnspireerd om beleid te maken op het gebied van ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van hun medewerkers.
‘SPP vergroot het bewustzijn van waar je mee bezig bent – dat helpt bij het dagelijkse werk’
Vanuit HRM
Vanuit HRM is Dennis Kerklaan portefeuillehouder voor SPP. Hij vertelt: ‘We hebben binnen het departement al eerder met SPP gewerkt. Maar we moesten eerst een proces van ontvlechting en herinrichting doorlopen, voordat we SPP na de zomer van 2018 weer konden opstarten. We zijn nu begonnen bij het Directoraat Generaal Mobiliteit (DGMo) en daarbinnen bij OVS. Alle HRM-adviseurs zijn in de methode opgeleid en we begeleiden de sessies vanuit HRM altijd in tweetallen – de ene adviseur speelt de rol van begeleider en stelt vooral vragen, de andere luistert vooral en schrijft mee.’
Hoe werkt het?
Dennis: ‘Je komt met het MT bijeen – bij OVS bestaat dat uit zes mensen. Je brengt met elkaar de sociale, technologische, economische en politieke ontwikkelingen in kaart. En daarin breng je een prioritering aan – welke trends hebben de meeste impact op ons werk? We zien wat OVS betreft bijvoorbeeld dat we rekening moeten houden met versnippering in het politieke veld. En dat het uitvoeringsveld drastisch verandert door de digitalisering. Vervolgens kijk je wat dit betekent voor je toekomstige personeelsbestand – je kijkt drie tot vijf jaar vooruit en je herijkt je prioriteringen jaarlijks.
‘In de tweede sessie beantwoord je de vraag: wat hebben we in huis? In de derde sessie, ten slotte, leg je, samen met een afvaardiging van de directies, het gewenste personeelsbestand naast je huidige bestand. Je ziet dan wat je al dan niet nodig hebt aan talenten, kennis en vaardigheden. En daar kun je dan beleid op maken. Dat gebeurt heel concreet. Voor elk plan neemt iemand het eigenaarschap op zich en de voortgang wordt op jaarbasis bewaakt.’
‘IBI gaat steeds meer meedenken en adviseren op strategisch niveau’
Wat het oplevert
OVS heeft nu twee sessies achter de rug. De derde – ‘wat hebben we dan nodig?’ – volgt nog. Wat heeft SPP Wino tot nog toe opgeleverd? Wino: ‘In ieder geval geen verrassingen. De tweede sessie sloot aan bij het beeld dat we al hadden van de vloot. Maar SPP maakt dat beeld wel expliciet. Het is heel goed om als MT zo met elkaar te zitten. Het vergroot je bewustzijn van waar je mee bezig bent. Van een bij ieder MT-lid aanwezig individueel bewustzijn kom je tot een collectief bewustzijn. En dat helpt bij het dagelijkse werk. Je maakt namelijk ook gewoon een werkplan voor het hier en nu, om over 5 jaar te kunnen uitkomen waar je dan wilt zijn.’
‘Als MT moet je willen dealen met de consequenties van SPP’
Ook bij IBI
Ook Dennis is enthousiast over SPP tot dusver: ‘Het is voor ons als HR een heel mooie rol. We leiden niet het proces, maar begeleiden het op zo’n manier dat het MT er zelf mee aan de slag gaat. Je steekt als procesbegeleider bijvoorbeeld veel tijd in het precies formuleren van de vraag. En in het zorgen voor echt commitment bij het MT. Als MT moet je wel willen dealen met de consequenties die volgen uit het proces.’
Bij IBI wordt SPP nu ook ingezet. ‘Voor IBI betekent dit ook een professionaliseringsslag. We gaan naar een situatie waarin we steeds meer meedenken en adviseren op strategisch niveau. SPP maakt duidelijk hoe we ervoor staan op terreinen als in- en uitstroom, arbeidsmarkt en diversiteit. Dat zal zonder twijfel invloed hebben op het HR-beleid. In 2019 hebben we, als alles goed gaat, de meeste onderdelen van SPP doorlopen.’
