Foto Jurgen Huiskes
De tijd dat je als directoraat-generaal je eigen inkopen deed, behoort tot het verleden. Nu is er BADI, de nieuwe raamovereenkomst voor het ministerie-breed inkopen van advies- en ingenieursdiensten. Michael van Scheijndel, senior adviseur Inkoop en projectleider van deze aanbesteding, Diebrichje Oostveen, leveranciersmanager, en Nikolai Jacobs, beleidsmedewerker bij de Directie Wegen, delen hun ervaringen.
Als je de wijze waarop het ministerie van IenW advies- en ingenieursdiensten inkoopt, ingrijpend wilt verbeteren - en dus veranderen - dan heb je draagvlak nodig. Niet alleen bij Beleid en Inkoop zelf, maar ook bij de leveranciers van die diensten. Aldus waren onder anderen Diebrichje Oostveen en Michael van Scheijndel een flink deel van 2017 en 2018 bezig met het meekrijgen van dg’s, beleidsmakers, inkopers, en leveranciers. Doel, zoals zij het formuleren: ’Een effectieve, efficiënte en objectieve inkoop in gelijksoortigheid van specifieke beleidsadviesdiensten, dat is BADI’.
Aparte functies
Voor de contacten met de talrijke grote advies- en ingenieursbureaus werd een aparte functie in het leven geroepen. Zo werd naast Diebrichje, die in 2017 was begonnen als leveranciersmanager, ook een contractmanager aangetrokken. Het is een omvangrijke operatie. Als we Diebrichje en Michael februari 2019 spreken, ontvangen ze die dag op het ministerie een groot aantal gecontracteerde marktpartijen rond het thema Klimaatadaptatie – een belangrijk thema binnen DG Water en Bodem.
Met deze partijen wordt gesproken over toekomstige ontwikkelingen binnen dit thema. Ook wordt van gedachten gewisseld over hoe de marktpartijen en het ministerie gezamenlijk invulling kunnen geven aan de maatschappelijke opgave. ‘Mijn rol is die van verbindingsofficier’, zegt Diebrichje.
‘Feitelijk trekken alle partijen beter met elkaar op – geen versnippering meer’
Draagvlak
Met ingang van juni 2018 behoort de tijd dat je als directoraat-generaal (DG) je eigen inkopen deed, tot het verleden. ‘De thema’s waarbinnen je inkoopt, staan nu in dienst van de integrale aanpak ‘Eenheid in de beleidskern/Koers IenW’’, vertelt Michael. ‘Alle DG’s hebben zich aan de raamovereenkomst gecommitteerd, waardoor het draagvlak voor deze nieuwe inkoopwijze gegarandeerd is.’
Negen thema’s
Ongeacht onder welk DG je werkzaam bent, kun je nu opdrachten wegzetten binnen een van de negen thema’s. Bijvoorbeeld het thema Infrastructuur i.r.t. personen-en goederenvervoer. Maar het kunnen ook thema’s zijn als Vernieuwende mobiliteit, Ruimtelijk ontwerp, Waterbeleid, Klimaatadaptatie, Circulaire economie, Internationale verkenningen, Krachtenveldanalyse en/of beleidsadvies, Veiligheid of Risico’s en beleid voor bodem en ondergrond.
Michael: ‘Dit betekent dat de raamovereenkomst waarbinnen je kunt aanbesteden, veel breder is dan voorheen. Maar ook dat je als beleidsmaker minder tijd kwijt bent met inkopen en voldaan hebt aan objectieve leveranciersselectie binnen deze raamovereenkomst.’
Effectstudies nodig
Nikolai Jacobs werkt op de beleidsafdeling van het DG Mobiliteit en daarbinnen bij de directie Wegen. Die gaat bijvoorbeeld over de aanleg van wegen, verkeersveiligheid, snelhedenbeleid en de invoering van de vrachtwagenheffing. Dat laatste dossier is een flinke uitdaging.
Nikolai: ‘We hebben in Nederland te maken met 800.000 unieke vrachtwagens. Die hebben, voor zover ze in het buitenland rijden, al een kastje met gps in de cabine – in veel Europese landen is de kilometerheffing voor vrachtwagens al enige tijd ingevoerd. Wij willen daar zo goed mogelijk op aansluiten. Er moeten onder andere effectstudies worden gedaan en we willen weten hoe andere landen deze regeling uitvoeren. Veel onderzoeken laten we uitvoeren door marktpartijen - we gaan dan naar Inkoop met het verzoek daar een uitvraag voor in de markt te zetten.’
‘Ik vind het heel positief dat Inkoop ons zo in het proces heeft meegenomen’
Korte lijnen
Omdat Nikolai de nodige ervaring heeft met inkoop, werd hem gevraagd om in het ‘Opdrachtgeversberaad’ mee te kijken bij het vormgeven aan de nieuwe raamovereenkomst. ‘Ik vind het heel positief dat Inkoop ons zo in het proces heeft meegenomen. De samenwerking met Inkoop loopt bij ons heel goed. De lijnen zijn kort, eventjes snel bij elkaar meekijken is nooit een probleem en het is duidelijk wie wat en op welk moment moet doen. Sinds het raamcontract medio vorig jaar in werking trad, hebben wij vier grote en vier kleine opdrachten via de nieuwe raamovereenkomst in de markt weggezet. Het loopt prima.’
Geen versnippering meer
‘Ook het contact met de leveranciers is verbeterd’, zegt Diebrichje, verwijzend naar de meeting die voor later op de dag gepland staat. ‘Je ziet dat de leveranciers zich steeds vaker verenigen in consortia. Dat maakt het gemakkelijker om met elkaar duurzame relaties aan te gaan, en om meer te doen op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen.’
Michael: ‘Feitelijk trekken alle partijen beter met elkaar op. De raamovereenkomst geldt voor heel IenW en alle agentschappen. Geen versnippering meer – dat is echt nieuw.’
