Foto Jurgen Huiskes
In haar tijd als Europarlementariër deed de minister altijd al alles op haar iPad. Ze heeft een hekel aan de befaamde loodgieterstassen, weten ze bij DBO. Een extra reden om vaart te maken met de digitale handtekening. ‘IenW is de pionier onder de departementen, als het gaat om de digitale stukkenstroom van het Rijk.’
Lysette Fokké en Michel Weber hebben een intensief jaar achter de rug. Het in 2015 gestarte traject e-Paraferen werd succesvol afgerond. Voor de ontwikkeling van de digitale handtekening (de volgende stap) werd een goed ontvangen verkenning uitgevoerd. Voor de gevolgen voor de informatiehuishouding door de recente Wet open overheid (Woo), zetten Lysette en Michel het programma Open Overheid op, waarvoor ze beiden het programmamanagement doen.
Blind vertrouwen
Michel vertegenwoordigt de informatiekundige kant en is sterk in organisatie, middelen en processen. Lysette vertegenwoordigt de veranderkundige kant – wat betekenen die processen voor mensen en hoe neem je ze daarin mee?
‘We hebben een blind vertrouwen in elkaar en vullen elkaar perfect aan’, vertellen ze ontspannen. Michel: ‘Toen we in oktober van start gingen met Open Overheid, maakten we een takenlijst om tot een rolverdeling te komen. Elk van ons moest kruisjes zetten bij wat ie graag wilde doen. Dat leverde geen enkele overlap op!’
‘We hebben een blind vertrouwen in elkaar en vullen elkaar perfect aan’
e-Paraferen
Voordat Lysette en Michel met Open Overheid begonnen, werd in maart van 2018 het programma Digitale Stukkenstroom en e-Paraferen afgerond, waarvoor Lysette verantwoordelijk was. In anderhalf jaar tijd werd met vier parallelle implementatieteams de nieuwe werkwijze geïmplementeerd bij maar liefst 31 directies.
Elke paraaf tot aan de bewindspersoon wordt nu elektronisch gezet, en dat kan nu op de laptop zowel als via een app. Lysette: ‘Elke directie heeft zo z’n eigen werkwijze, daar moet je telkens op aansluiten. 2018 was echt het jaar waarin niet meer het project, maar de lijn het moest oppakken. Er is nog wel ondersteuning voor wie dat nodig heeft. Overall is het project goed binnen de tijd en binnen budget afgerond.’
Tijdwinst
Medio 2018 zette IenW haar tanden in het maken van een business case voor de volgende stap: de digitale handtekening. Zoals je met elektronisch bankieren via een apparaat een code doorgeeft waarmee je een transactie autoriseert, zo zal dat in de toekomst zeer waarschijnlijk ook gaan met de handtekeningen van de bewindspersonen. Die code wordt omgezet in een pdf – aan de hand van de metadata kan de ontvanger dan zien dat de handtekening echt is.
‘Het grote voordeel van de digitale paraaf en handtekening is tijdwinst’, zegt Michel. ‘Printen, scannen en opslaan is verleden tijd en je kunt het onafhankelijk van tijd of plaats doen.’
Dubbel spoor
Beleidsstukken komen vanuit de lijn bij de DG terecht. Die zet digitaal z’n paraaf en stuurt het stuk door naar de Directie Bestuursondersteuning (DBO). Daar geeft een adviseur nog een advies over het stuk en dan gaat het, via de SG of loco-SG, digitaal geparafeerd, maar soms ook nog geprint, naar de staatssecretaris of minister.
‘Onze minister heeft een hekel aan die tassen’
Arjen Doosje, directeur Bestuursondersteuning: ‘De bewindspersoon bewandelt nu in veel gevallen nog een dubbel spoor. Paraferen gebeurt dan wel digitaal, maar formele besluiten en Kamerbrieven moeten nog altijd worden voorzien van de ‘natte handtekening’. Wat onze minister betreft, is dat zo snel mogelijk verleden tijd. In haar periode als Europarlementariër deed ze altijd al alles op haar iPad. Ze heeft een hekel aan die tassen.’
Belangrijk
Onderdeel van de verkenning was inventariseren hoe ver de andere departementen zijn met dit digitaliseringsproces. Doosje: ‘We blijken daarin voorop te lopen. Je mag IenW echt de pioniers van de digitale stukkenstroom tot en met bewindspersonen noemen (lacht). Formeel moet FMC nog besluiten over het vervolg van het project Elektronische Handtekening. Ik vind dit echt belangrijk.’
Open Overheid
Waarmee we aanbelanden bij Open Overheid, het programma waarmee IenW zich voorbereidt op het in werking treden van de Wet open overheid (Woo). Deze wet verplicht overheden om voortaan ook proactief informatie te publiceren.
‘Voor het primaire proces en de cultuur bij het ministerie is dat ingrijpend’, zegt Lysette. ‘Je wilt niet meer achteraf informatie op moeten zoeken, maar aan de voorkant van het proces al feiten en meningen kunnen scheiden en rekening houden met het toekomstige openbaar maken. Dit betekent dat je niet alleen systemen moet aanpassen zodat informatie beschikbaar kan worden gemaakt. Maar ook dat die informatie intern goed vindbaar is.’
‘De Wet open overheid is ingrijpend’
Mooi werk
Michel vult aan: ‘Daar heb je bijvoorbeeld een goede zoek- en vindmachine voor nodig. En je hebt behoefte aan software die helpt bij het voldoen aan WOB-verzoeken. Je wilt e-mailbestanden kunnen ontsluiten en websites archiveren – wat overigens iets heel anders is dan bewaren. En je wilt ook digitale informatie kunnen vernietigen.’
Aldus werd een meerjarig programma geformuleerd. Het zal bestaan uit implementatietrajecten, cultuur- en communicatieprojecten, technische en procesmatige pilots, ministerie-brede projecten en projecten specifiek bij bepaalde onderdelen.
Lysette: ‘We zitten in de fase van contouren schetsen, de impact van de wet op ons ministerie analyseren, de ambtelijke top hierover adviseren en draagvlak en budget voor elkaar krijgen.’
Beiden: ‘Heel mooi werk!’
