De uitbraak van het coronavirus en de daaropvolgende maatregelen dwong een groot deel van werkend Nederland half maart om vanuit huis te werken. Inmiddels zijn veel kantoren weer gedeeltelijk open, maar het thuiswerken lijkt na een turbulente start binnen veel bedrijven een definitieve plek te hebben ingenomen. Marc Jordens, facilitair manager bij Bovemij, geeft antwoord op vijf vragen over de route richting dit nieuwe evenwicht.
Bovemij is een dienstverlener voor bedrijven in de mobiliteitsbranche. Het bedrijf helpt andere bedrijven met financiele zaken, van het vinden van de juiste verzekering tot het opzetten van een leasevloot.
Hoe verliep de plotselinge overgang naar thuiswerken?
“In de eerste dagen was het voor iedereen zeker schakelen, maar eigenlijk ging het al snel heel goed. De meeste werkzaamheden binnen ons bedrijf kunnen prima thuis uitgevoerd worden, die luxe hadden we. Wat hielp was dat er binnen Bovemij al vóór het besluit van de overheid een crisisteam was opgericht. We waren dus voorbereid, voor zover mogelijk uiteraard, want de ICT-afdeling heeft zich bijvoorbeeld een slag in de rondte gewerkt om het thuiswerken goed te laten verlopen.”
'De meeste collega’s reageren positief op thuiswerken.'
Welke stappen werden er nog meer gezet?
“We wilden voorkomen dat mensen door het thuiswerken fysieke problemen zouden gaan ervaren. Daarom ging er meteen veel aandacht naar het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek. Denk aan het beschikbaar stellen van een bureaustoel, tweede beeldscherm en headset. Daarnaast was er het mentale stuk. Bij een aantal medewerkers moesten we echt de rem erop zetten, omdat zij te veel van zichzelf vroegen. In overleg keken we naar wat er nog wél mogelijk was. Wekelijks stuurde de raad van bestuur een mail rond met de actuele stand van zaken en een hart onder de riem. Dat werd erg gewaardeerd.”
Hoe bevalt het thuiswerken tot nu toe?
“De meeste collega’s reageren vrij positief. Het scheelt natuurlijk reistijd en daarbij zijn ze blij met de acties die we hebben ondernomen. Er kwamen wel praktische vragen, bijvoorbeeld over de gemaakte kosten voor koffie of thee en de hogere energierekening. Om die discussie voor te zijn hebben we de reiskostenvergoeding bij iedereen voorlopig door laten lopen. En voor de collega’s die geen reiskostenvergoeding ontvangen kijken we nu naar een passende compensatie.”
Tip over thuiswerken: Ruimtegebrek monitoren
'De functie van onze kantoren is door het thuiswerken deels veranderd. Om beter inzicht te krijgen in het ruimtegebruik hangen we daarom op verschillende plekken sensoren op die het aantal bewegingen meten. Daarmee kunnen we vraag en aanbod beter op elkaar afstemmen.'
Wordt er inmiddels weer op kantoor gewerkt?
“Ja. Momenteel draaien we een pilot op een van onze locaties in Nijmegen. Per dag brengen we in kaart wie er naar kantoor wil komen. Dat kan om praktische redenen zijn of wanneer iemand behoefte heeft aan informeel contact. Juist het praatje bij het koffiezetapparaat of een gesprek tijdens de lunch wordt enorm op prijs gesteld. Dat kregen we ook terug in een eerste evaluatie.”
Hoe werkt dat in de toekomst?
“Thuiswerken gaat de individuele werkplek voor een gedeelte blijvend overnemen, zoveel is duidelijk. Die trend zagen we al, maar door de coronacrisis is deze ontwikkeling in een versnelling gekomen. De afweging is nu vooral: welke plek is het meest geschikt voor de werkzaamheden die ik uitvoer? De noodzaak om naar kantoor te komen wordt dus minder groot, hoewel 2 à 3 dagen per week in onze ogen essentieel blijft om binding met collega’s en het bedrijf te houden. Tegelijkertijd krijgen onze kantoorlocaties een belangrijkere rol als ontmoetingsplek en in het samenwerken. Aan mij en mijn collega’s dus de mooie uitdaging om dit nieuwe evenwicht zo goed mogelijk te faciliteren, zowel in fysieke vorm als digitaal. De ervaringen van de afgelopen tijd zijn daar erg waardevol bij.”
Regionaal werkgeversnetwerk: Inspiratie en advies op maat
Maak thuiswerken een bewuste keuze met hulp van (fiscale) regelingen en vergoedingen. Doe een beroep op uw regionale werkgeversnetwerk. Deze netwerkorganisaties zijn opgezet om werkgevers hulp te bieden bij het aanpassen van hun mobiliteitsbeleid.
