Advocaten vanachter een beeldscherm

Het is niet altijd ideaal, een advocaat die gevoelige gesprekken voert met een cliënt via een videoverbinding. Toch werkt het grootste gedeelte van het kantoor nog altijd zoveel mogelijk thuis en vinden gesprekken plaats vanachter een beeldscherm. Volgens Koggink is het belangrijk te zoeken naar een balans van wat wel en wat niet nodig is. En daar streng in te zijn: “Uitgangspunt was vanaf het begin: geen fysieke ontmoetingen, met de uitzondering van cliënten die zelf aangaven dat ze de advocaat op kantoor wilden spreken.”

Begrip

Dat kwam een enkele keer voor, met de nodige getroffen maatregelen. Denk aan de anderhalve meter afstand, ontsmettingsmateriaal en een scherm. "Ander gesprekken konden we gewoon via een videoverbinding doen, ook al is dat soms lastig. Daar hadden klanten vanaf het begin ook begrip voor."

Veiligheid

Belangrijk bij het videobellen was een goede, veilige verbinding, om – bijvoorbeeld - de privacy van cliënten te waarborgen. “Toen het thuiswerken begon, hebben we dat uitgezocht in samenwerking met onze IT-leverancier. Ook keken we met een van onze juridische specialisten naar de voorwaarden van de programma’s, zodat we zeker wisten dat we geen risico’s namen met de gesprekken. Toen dat geregeld was, zagen we geen bezwaar meer om gesprekken via video te doen. Het ongemakkelijke van videobellen is niet altijd reden genoeg om er geen gebruik van te maken.”

Onzekerheid wegnemen

160 werknemers gingen videobellend aan de slag. "Communicatie werd en is cruciaal", zegt Koggink. "In het begin om zoveel mogelijk onzekerheid weg te nemen bij werknemers", collega's kregen wekelijks mails over de laatste ontwikkelingen en beleid, "later om erachter te komen wat medewerkers willen om het thuiswerken nu en in de toekomst zo goed mogelijk in te richten."

Service

“Omdat een aantal collega’s aangaven thuis geen goede werkplek te hebben, stelden we onze facilitair manager beschikbaar om de schermen en stoelen die op kantoor niet meer gebruikt werden, bij de mensen thuis te brengen. Het is belangrijk dat je het personeel tegemoetkomt met dit soort zaken, omdat zij het uiteindelijk ook moeten gaan doen, dat thuiswerken”, zegt Koggink.

Ritselruimte

Volgens hem heeft thuiswerken voordelen: “Efficiënter werken en het verdwijnen van reistijd bijvoorbeeld.” Maar zijn er aspecten die in het thuiswerken nou eenmaal minder goed uit de verf komen: “De ‘ritselruimte’ ontbreekt. De plek waar je elkaar toevallig tegenkomt en het over onderwerpen hebt die van tevoren niet bepaald zijn. Dat bestaat online bijna niet."

Enquête

Om erachter te komen waar de werknemers behoefte aan hebben tijdens het thuiswerken (en in de toekomst bij het flexibel werken) is een enquête gehouden onder het personeel. Daarbij vindt Koggink – naast de maatregelen waar nu behoefte aan is – het ook interessant na te denken over het kantoor van de toekomst. “Misschien zoeken mensen in plaats van werkplekken juist ontmoetingsplekken waar ze veilig met elkaar in overleg kunnen en waar nieuwe ideeën kunnen ontstaan. Dan moeten we daarin voorzien. Het zou zomaar kunnen dat het doel van ons gebouw in de toekomst flink verandert. Dan zal -bijvoorbeeld- de inrichting van het gebouw ook mee veranderen.”