De woelige baren van de bedrijfsdoorlichting

Om te beginnen heeft ons Audit Committee (AC) sinds de zomer van 2020 een nieuwe  voorzitter: Carin Gorter. Technisch voorzitter, want in principe is de voorzitter de Secretaris Generaal. Samen met nog 15 collega’s vormt ze de club mensen die ons ministerie een spiegel voorhoudt. En advies geeft over hoe we dat spiegelbeeld kunnen verbeteren. Stefan Peij is er ook onderdeel van. Als extern lid besteedt hij wekelijks een paar uur aan het JenV-AC. “En een audit committee bij een ministerie is echt heel anders dan bij een commercieel bedrijf!”

Politiek, daar doen we niet aan

Dat kan Carin Gorter beamen. Behalve voorzitter van het AC van JenV, is ze dat namelijk ook van 3 beursfondsen en 2 verzekeraars. En om de zoveel jaar moet je afscheid nemen van een AC, om niet te lang dezelfde mensen in het committee te laten zitten. “Ik ben inmiddels al 12 jaar professioneel toezichthouder, met een achtergrond in de bedrijfseconomie en accountancy. En het ene AC is zeker het andere niet. Een groot onderscheid is er al tussen commerciële bedrijven en ministeries. Bij een commercieel bedrijf ben je als AC een voorbereidende commissie voor de Raad van Commissarissen. Je hebt het toezicht op het financiële verslaggevingsproces en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. En je draagt de verantwoordelijkheid voor de procedure voor de selectie van de accountantsorganisatie. Als commissaris ben je dan ook aansprakelijk. Dat is heel anders bij een ministerie. Als we daar ook verantwoordelijk zouden zijn, dan zouden we moeten toetsen op beleid. En dat is een taak voor de politiek en niet van het AC.”

“Wat we wèl doen”, vervolgt Gorter, “is advies uitbrengen aan de SG, de pSG en de bestuursraad. En wel over drie onderwerpen. Allereerst over het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de financiële vastlegging. Daarnaast adviseren we over het auditbeleid. En ten derde ook over het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan.”

Ze wijst erop dat de volledige bestuursraad deel uitmaakt van het audit committee en verder ook de directeur FEZ van JenV, iemand van de Auditdienst Rijk (ADR) en van de Algemene Rekenkamer. “Zo’n 8 keer per jaar komen we bij elkaar en hebben we jaarlijks één of twee werkbezoeken. Overigens nemen we niet alle jaarcijfers door, maar we kijken natuurlijk wel naar zaken die opvallen en naar de verslaglegging over de bedrijfsvoering.”

Recht door de storm

Wat zo bijzonder is aan het AC van JenV, is dat het hierbij gaat om een van de grootste ministeries – zo niet het grootste – van Nederland. Het is bovendien een complex ministerie, met veel uitvoeringsorganisaties en zelfs een aantal  sui generis organisaties.  Deze laatste zijn op zichzelf staande organisaties, zoals de politie, het openbaar ministerie en de rechtspraak.

“De  activiteiten waarmee JenV zich bezighoudt spreken mij bijzonder aan”, vertelt Gorter. “Ik bedoel, hoe kun je niet enthousiast worden van het waarborgen van je eigen veiligheid? Helaas heeft JenV het niet makkelijk; onderwerpen als migratie, asielzoekersopvang en ondermijning zijn complexe onderwerpen.”

Om zo’n ministerie te kunnen leiden en organiseren, daar zit volgens haar een hele wereld achter. “Maar dat snapt iedereen hier wel. Dat gevoel leeft ook bij de rest van ons AC; we doen het ergens voor. Het is belangrijk voor Nederland, voor ons allemaal. Als audit committee is ons doel om juist aan de lange termijn te werken en te helpen om structureel verbeteringen door te voeren. Het grootste risico is dan, dat dat ondersneeuwt door constante incidenten. Ik gun het dit ministerie dat het steeds door die stormen heen, toch koers houdt. Wat dat betreft is JenV goed op weg hoor.”

Tanker op koers

“En dat is een prestatie van formaat”, voegt Stefan Peij toe, “zeker gezien de omvang van het schip. Neem alleen al een simpel idee als het uitzetten van een tevredenheidsonderzoek. Dat is bij JenV een hele klus, als je bedenkt hoe groot de organisatie is.”

Binnen het AC heeft iedereen een eigen specialisme. Dat van Peij is ‘governance’. “Ja, ik ben de gedragswetenschapper. Ik kijk naar de effectiviteit van de bestuursraad en naar de governance van samenwerkende ketens. Is de communicatie in orde? De overdrachtsmomenten? Zit de structuur handig in elkaar? Bijvoorbeeld het nieuwe DG Ondermijning. Dat is niet direct een advies van ons, maar ik kan me levendig voorstellen dat het AC heeft geadviseerd om zo’n belangrijk en veelomvattend onderwerp als ondermijning op hoog niveau te verankeren.”

Peij noemt nog een ander voorbeeld. “Stel dat een sui generis-organisatie – die natuurlijk vooral zichzelf wil besturen – meer beleidsruimte wil. Hoe houd je zo’n organisatie dan toch betrokken? Wij moedigen de SG dan aan om tòch dat samenspel te houden.”

Haarlemmerolie

Peij noemt het  AC beeldend de ‘Haarlemmerolie’ van de bestuurlijke agenda. “De bestuursraad bepaalt de eigen agenda, maar wij bepalen vervolgens wat er op de AC-kalender komt te staan. Wat vervolgens weer van invloed kan zijn op de bestuurlijke agenda. En omdat wij onafhankelijk zijn en niet politiek gekleurd, kunnen we onderling, maar dus ook met de SG, open en ongezouten overleggen. Bij dit ministerie heerst er echt een open cultuur, het is hier geen ‘command and control’, zeker niet.

Wij kijken naar het systeem, de effectiviteit en de fouten daarvan. Onze adviezen dragen eraan bij dat er soms accenten verlegd worden in de aanpak. En dat sijpelt natuurlijk door naar de rest van de organisatie. Sterker nog, ieders rol in deze organisatie is belangrijk en draagt bij aan het uiteindelijke doel. Of je nou de SG of de schoonmaker bent, wees je daarvan bewust. Het is niet de vraag wie er belangrijker is: samen maak je de organisatie.”