Introductie met interactie

Tekst Rob Langeveld
Foto Kick Smeets

Bij een béétje moderne organisatie heet introductie allang geen introductie meer. Anno 2021 is ‘onboarding’ het toverwoord. Zo ook bij VWS. Dorine van de Lustgraaf en Berenice van Kempen (OBP) zien daarbij maandelijks tientallen nieuwe VWS’ers binnenkomen.

De directie Organisatie bedrijfsvoering en Personeelszaken (OBP) heeft de afgelopen tweeënhalf jaar een flinke koerswijziging gemaakt om nieuwe VWS’ers wegwijs te maken in het VWS-concern. De Introductiebijeenkomst (voorheen Introductiedag) bestaat nog steeds, zij het ingekort en - door corona - digitaal. Daarnaast is er nu een onboarding-app, een goodiebag, een virtual-reality-film en er komen ‘kennisclips’. Ook het afleggen van de eed of belofte gebeurt digitaal, maar niet meer tijdens de Introductiebijeenkomst. Aanvullend verzorgen ook andere directies activiteiten voor nieuwe medewerkers, zoals de workshop vws#Net van DCo (directie Communicatie).

Zo snel mogelijk

Ook al is het ruim 26 jaar geleden, Berenice van Kempen weet nog hoe haar introductie bij het ministerie verliep: “Ik werd door mijn leidinggevende rondgeleid door het pand en door een paar collega’s ingewerkt, dat was het wel zo’n beetje. Voor Dorine is het minder lang geleden, 2,5 jaar: “Er was toen zo’n grote achterstand, dat ik zelf nooit een uitnodiging heb gehad. De bijeenkomsten waren eens per kwartaal. Maar je wilt het natuurlijk zo snel mogelijk nadat iemand is begonnen. Daarom is het nu elke maand.”

Onboarding-app

Voor de ‘nieuwe haring’, zowel VWS’ers van het kerndepartement als van de concernonderdelen (het RIVM heeft een eigen introductieprogramma) is de digitale Introductiebijeenkomst nu geen eerste kennismaking meer. Dorine: “Op hun eerste werkdag ontvangen ze onze onboarding-app. Verder is er een handleiding voor leidinggevenden, die natuurlijk ook een belangrijke rol hebben bij het begeleiden van nieuwe collega’s." Berenice: “Op 8 november vindt er online een introductiebijeenkomst plaats waarvoor 178 nieuwe VWS’ers zijn uitgenodigd. We verbazen ons erover dat deelname aan de introductiebijeenkomst en het volgen van het onboardingprogramma als vrijblijvend wordt beschouwd. Last minute afmeldingen en no shows komen regelmatig voor.” Dorine vult aan: “Onze oproep aan leidinggevenden is dan ook: zorg dat nieuwe collega’s tijd en ruimte hebben om de bijeenkomst bij te wonen, wijs ze op de app, op vws#Net én zorg ervoor ze zich welkom voelen op jouw directie. Nodig ze uit voor een (digitaal) koffiemoment, zorg dat er alvast wat afspraken in hun agenda staan.” Nieuwe collega’s die verhinderd zijn voor de introductiebijeenkomst moeten zich overigens ook bij hun eigen leidinggevende afmelden.

Mondig

Door hun rol bij de digitale voordeur van VWS hebben Dorine en Berenice een goed beeld van ‘de nieuwe VWS’er’. Berenice: “Het zijn vaak jonge mensen. Ambitieus. Met heel diverse achtergronden. En het valt me op dat mensen, na een uitstapje naar andere werkgevers, weer enthousiast terugkeren naar VWS.” Dorine ziet vooral een mix: “Ze komen overal vandaan, hebben diverse achtergronden en ze hebben altijd wel vragen. Ja, ze zijn mondig. We vragen ze om de cultuur van VWS te omschrijven. Telkens krijgen we wel te horen: open, sociaal en welkom. Dat is een heel mooi compliment aan de VWS-organisatie.”