Brexit

Tussen de EU en het VK loopt nu de EU-buitengrens, en dus zijn er douaneformaliteiten bij het vervoeren van goederen tussen deze 2. Ook staan alle goederen en reizigersbagage die deze grens overgaan ‘onder douanetoezicht’. Ondernemers die handel drijven met het VK, moeten rekening houden met bepaalde maatregelen. Voor het in- en uitvoeren van dieren en dierlijke en plantaardige producten gelden nu bijvoorbeeld aanvullende procedures, vergunningen en certificaten.

De afgelopen jaren heeft de Douane zich voorbereid op de gevolgen van Brexit, voor zover we die konden voorzien. Onze inzet was om geen overbodige drempels in het handelsverkeer met het VK op te werpen. Dat was ook de boodschap van het kabinet aan de Douane: zorg voor de continuïteit van de douaneprocessen rond de goederenstroom tussen EU en VK, en voorkom onnodig oponthoud. Een zo ongestoord mogelijk logistiek proces is namelijk in het belang van het Europese bedrijfsleven, de burgers van Europa en dus ook de Nederlandse economie.

De voorbereiding was een grote uitdaging. Al in 2017 zijn we begonnen met impactanalyses. Brexit bleek grote gevolgen te hebben, zoals een flinke groei van de aangiftes en het elektronische berichtenverkeer, veel meer douaneklanten en veel meer reizigers. En nieuwe grensprocessen bij de ferry’s van en naar het VK. De cijfers spraken boekdelen. Bijvoorbeeld: 12 miljoen extra douaneaangiftes per jaar. We moesten zo’n 12,5 duizend schepen extra gaan controleren. En 35 duizend bedrijven zouden voor het eerst met douaneformaliteiten te maken krijgen.

Dit konden we duidelijk alleen doen met extra personeel. Daarom hebben we zo’n 930 nieuwe douaniers geworven en opgeleid, die ook nog eens snel inzetbaar moesten zijn. Dat kon door een nieuwe opleidingsvorm: taakgericht opleiden. Maar dat was niet onze enige opdracht. Nationale en Europese douanesystemen moesten worden klaargemaakt voor de verwerking van meer elektronische berichten. En we hebben geïnvesteerd in extra werkplekken, uitrusting, controlemiddelen en inspectielocaties op de ferryterminals.

Het nieuwe grensproces op de ferryterminals moest in goede banen worden geleid. Daarom zijn op initiatief van en in samenwerking met het bedrijfsleven en de havengemeenschappen oplossingen bedacht voor het vervoer van vracht over zee en de geautomatiseerde afhandeling van douaneformaliteiten. Daarvoor zijn vrijwel alle ferryoperators aangesloten op het Port Community System van Portbase. Een systeem om informatie uit te wisselen tussen de vervoerders, de terminals en de Douane. 

In 2020 zijn de laatste puntjes op de i gezet. Er zijn bijvoorbeeld oefeningen gehouden op de ferryterminals, samen met onder meer ferrymaatschappijen, havenbedrijven en inspectiediensten. Bij rijksbrede crisisoefeningen hebben we gekeken of we konden omgaan met eventuele calamiteiten en incidenten na Brexit. We hebben onze ICT-systemen extra getest, en bedrijven op allerlei manieren geholpen met hun voorbereidingen. 

Inmiddels hebben we een aantal maanden ervaring met Brexit. Er zijn tot nu toe geen grote logistieke problemen aan de grens geweest. We hebben wel opgemerkt dat de douanepapieren vaak niet op orde zijn. En dat nogal wat bedrijven het douaneaangifteproces hebben onderschat. Dit zorgt bij de Douane voor veel extra administratief werk, en het heeft ook invloed op deze bedrijven zelf. Want alleen met de juiste papieren kunnen goederen van en naar het VK worden vervoerd.

Kortom: we hebben er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat de logistieke processen na 31 december 2020 zo goed als mogelijk zijn blijven doorgaan. Dit is gevalideerd door externe onderzoeken van EY, Capgemini en Deloitte. Nu de voorbereiding formeel is afgerond, is het een goed moment om terug te kijken. Wat hebben we goed gedaan, en wat kan er beter? Daarom hebben we organisatiebureau Deloitte gevraagd om een Brexit-evaluatie te doen, waaruit we lessen kunnen leren voor de toekomst.

Daniëlla van Iterson
Programmamanager Taakgericht opleiden Douane

“De Douane wilde al langer de startopleidingen voor nieuwe medewerkers vernieuwen. Brexit bracht dit voornemen in een stroomversnelling. Hierdoor moesten we in korte tijd veel nieuwe collega’s opleiden, omdat ze snel inzetbaar moesten zijn. Dit hebben we aangegrepen voor de introductie van een nieuwe opleidingsvorm: taakgericht opleiden. Een andere benadering dan breed opleiden. Het idee is dat je iemand alleen opleidt voor de taken die bij zijn functie horen. Niet de theorie, maar de functie en taakopleiding zijn het vertrekpunt. Dat betekent korter, specifieker en vakgerichter, met aandacht voor kennis én vaardigheden. Werkend leren in de praktijk heeft een belangrijke plek bij deze opleidingsvorm. Zo konden onze nieuwe collega’s al na 3 maanden in de praktijk meedraaien. Bijzonder aan het taakgericht leren is dat iedereen vanaf dag één weet waar hij wordt geplaatst en welke taak hij krijgt.”

“In 2018 begon de Douane met het ontwikkelen van een aantal taakgerichte opleidingen. Op verschillende niveaus, en voor verschillende douaneregio’s. Deze zogenaamde proeftuinfase is in maart 2020 afgerond. De hamvraag was toen: is taakgericht opleiden geschikt voor de Douane? Om die vraag te kunnen beantwoorden, hebben we honderden cursisten, docenten, praktijkbegeleiders en mentoren gevraagd naar hun ervaringen. Uit de evaluatie bleek dat taakgericht opleiden voor ons een geschikte methode is, als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Cursisten die zo zijn opgeleid, blijken snel inzetbaar. Op basis van deze uitkomsten hebben we besloten ermee door te gaan. We moeten bij de instroom van nieuwe medewerkers wel meer rekening houden met het aantal begeleiders dat beschikbaar is.”

“De Douane wil een wendbare organisatie zijn, die ontwikkelingen in onze omgeving op tijd ziet en hierop flexibel kan inspelen. Taakgericht opleiden werkt hieraan mee. Het helpt ons om sneller en beter te reageren op veranderende taken, functies en competenties. Daarom is taakgericht opleiden een prioriteit geworden voor het bereiken van onze strategische doelen.”

Marty van Pelt
Manager bij Portbase

“Portbase is het nationale Port Community System. Dit systeem zorgt voor een ketenbrede werkwijze voor een snelle afhandeling van het goederenverkeer via de Nederlandse havens. Na Brexit worden douanedocumenten digitaal voorgemeld bij de haventerminals via Portbase. Dit zorgt voor een kleinere kans op opstoppingen bij de terminals en voorkomt onnodig logistiek oponthoud. Onze eerste uitdaging was om deze technische oplossing op tijd werkend te krijgen. Dat was nog niet zo makkelijk. Veel bedrijven hadden geen ervaring met douaneformaliteiten. Of het digitaal afhandelen daarvan. Toch was ons systeem vóór de eerste Brexit-deadline in 2019 klaar voor gebruik.”

“In 2020 hebben we veel gedaan aan het begeleiden en ondersteunen van nieuwe klanten. Het begint namelijk allemaal met het aanmelden en registreren van bedrijven voor de Brexit-diensten van Portbase. Maar dat is pas het halve werk. De vervolgstappen zijn minstens zo belangrijk. Zoals afspraken maken met relaties over het krijgen van de juiste gegevens, gebruikers aanmaken voor de Brexit-services en hen wegwijs maken in het systeem.”

Wouter Vijfhuizen
Unitmanager Fysiek Toezicht Douane Amsterdam

“Brexit betekende dat we een nieuw grensproces op de ferryterminals moesten inrichten. Ik was als teamleider betrokken bij de voorbereidingen daarvan in IJmuiden. Daar is een zogenoemde Ro-Pax-terminal, waar passagiers en vracht aan en van boord gaan. Alle lopende passagiers komen via de gate aan wal. Daar gaan ze langs de Koninklijke Marechaussee en de Douane. Buiten hebben we het vrachtverkeer en personenvervoer. Om ons werk op de terminal goed te kunnen doen, zijn er visitatieruimtes, een scanfaciliteit en een aangiftebalie gekomen. En een mobiel kantoor en scanvan voor het werk buiten. Die laatste is een handig middel om bijvoorbeeld handbagage of kleine dozen door te lichten.”

“We letten op alle dierlijke producten die de EU binnenkomen. Dat doen we in opdracht van en in samenwerking met de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit, de NVWA. Veiligheid en gezondheid staan daarbij voorop. Er zijn bakken en vriezers gekomen voor de goederen die in beslag zijn genomen. We hebben afspraken gemaakt met de NVWA over het afvoeren van deze bederfelijke waren. En we hebben afspraken gemaakt met de Koninklijke Marechaussee, bijvoorbeeld over de volgorde van onze controles. Met diezelfde Koninklijke Marechaussee, de FIOD en de politie hebben we vastgelegd hoe we toezicht houden op het bezit van verdovende middelen.”

“De ruimtes op de haventerminal zijn best klein. Als we bijvoorbeeld vrachtwagens willen controleren, moeten we passen en meten om niet voor opstoppingen te zorgen. We liepen er ook tegenaan dat onze medewerkers en de passagiers met hun bagage geen beschutting hadden bij regen. Na het nodige heen en weer gepraat hebben we besloten om voor een overkapping te zorgen. Daarover zijn we in gesprek met het Rijksvastgoedbedrijf.”

“De verbouwingen op de terminal hebben best wat voeten in de aarde gehad. De wapenkamer en de aangiftebalie zijn bijvoorbeeld nog niet opgeleverd. Ondanks dat zijn we tevreden. In IJmuiden hebben we geen grote aanloopproblemen gehad. Wat dit betreft was corona een geluk bij een ongeluk. Er waren veel minder passagiers en vracht en daardoor konden we redelijk rustig inwerken. Eigenlijk kun je zeggen dat de crisis voor meer voorbereidingstijd heeft gezorgd.”

Dol Soon Mulder
Coördinator Klantteam Internationaal en Brexit-loket bij RVO.nl

“RVO.nl had de regie bij de ontwikkeling van het Brexit-loket, het rijksbrede dienstverleningskanaal voor bedrijven die zich op Brexit voorbereiden. Met informatie over de gevolgen, en dan vooral over de veranderingen als je zaken doet met het Verenigd Koninkrijk. Maar ook over handel drijven op alternatieve markten binnen en buiten de EU, waar mogelijk kansen liggen voor ondernemers. Ook geeft het Brexit-loket een overzicht van instanties waar je iets aan kunt hebben, zoals de NVWA en de Douane.”

“De afgelopen jaren hebben we bedrijven aangespoord om hun zaken op tijd voor Brexit te regelen. Bijvoorbeeld met verhalen van ondernemers die al in actie waren gekomen, en met de online campagne ‘Zorg dat Brexit je niet in de weg zit’. Ook hebben we met de andere uitvoeringsorganisaties en inspectiediensten een digitale regelhulp gemaakt: de Brexit Impact Scan.”

“In de aanloop naar Brexit had RVO.nl te maken met grote uitdagingen. We moesten steeds rekening houden met 2 scenario’s: deal or no deal. En de deadlines voor die verschillende uitkomsten verschoven steeds. Dan is het extra moeilijk om de urgentie duidelijk te maken aan ondernemers. Het betekende ook dat we het Brexit-loket steeds moesten op- en afschalen. De kunst was om alle partijen goed aangehaakt te houden. En dat is volgens mij gelukt.”

“Met onze partners van het Brexit-loket hebben we veel en goed samengewerkt. Ze waren stuk voor stuk heel erg bereid om samen te werken. Met onder meer de Douane hebben we bijeenkomsten en webinars gehouden. Al deze activiteiten hebben ondernemend Nederland echt geholpen om zich op Brexit voor te bereiden.”