Ontvlechting

De Belastingdienst, de Douane en Toeslagen zijn inmiddels 3 zelfstandige onderdelen van het ministerie van Financiën. Elk onderdeel heeft een eigen directeur-generaal. Daarnaast zijn er 2 staatssecretarissen aangesteld: één voor de Belastingdienst, en één voor Toeslagen en de Douane. Zij zorgen voor een versterking van de politieke leiding. Om ervoor te zorgen dat lopende werkzaamheden blijven doorgaan, zijn er goede en heldere afspraken gemaakt over de samenwerking tussen de Belastingdienst, Toeslagen en de Douane.

Doordat de Douane nu een zelfstandig directoraat-generaal is, zijn we niet meer afhankelijk van de prioriteiten die de Belastingdienst moet stellen. Daardoor kunnen we onze aandacht beter richten op onze taken, en op vraagstukken die voor ons belangrijk of actueel zijn. Denk bijvoorbeeld aan het in goede banen leiden van Brexit en de aanpak van integriteit en screening. Maar ook aan de stijging van de handelsvolumes, en noodzakelijke aanpassingen in de ICT.

Maatwerk

Meer focus op de eigen organisatie betekent uiteindelijk ook meer maatwerk en betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Een voorbeeld daarvan is onze website, die nu ook in het Engels beschikbaar is. Zo kunnen we klanten uit het internationale bedrijfsleven en het grensoverschrijdende goederenverkeer beter helpen. 

Karin Borsboom is hoofd Bureau Directeursondersteuning en Bestuurszaken bij de Douane. Ze was programmamanager van de ontvlechting en zo de verbindende schakel tussen de Douane, de Belastingdienst, Toeslagen en het departement. Een flinke opgave. “De Belastingdienst deed veel taken voor de Douane. Een aantal daarvan moeten we nu zelf oppakken. Dan moet je dus uitzoeken: welke taken zijn dat precies? Wat komt daar allemaal bij kijken? Hoeveel extra capaciteit hebben we daarvoor nodig?”

“Gaandeweg blijkt dan dat er heel veel samenhang is tussen bepaalde taken en systemen. Als je aan het ene touwtje trekt, komt er aan de andere kant weer een balletje omhoog. Dat moet je heel goed uitpluizen.” De grote uitdaging daarbij: het schakelen en afstemmen met alle betrokkenen. “Je hebt te maken met heel veel partijen, die het samen moeten doen.”  

Transparant zijn

Als zelfstandige dienst moet de Douane nu, meer dan eerder, verantwoording afleggen. Aan de Tweede Kamer, maar ook aan burgers en de media. De Kamer en de pers zijn kritisch. En dat is ook goed, vindt Borsboom: “Het is belangrijk dat we een transparante organisatie zijn. Dat we inzicht geven in wat we doen en met welk doel. En dat we goed luisteren: waar is de buitenwereld kritisch over, waar moeten we mee aan de slag?”

Bij zo’n organisatorische klus van formaat is het belangrijk dat je nooit het belang van burgers en bedrijven uit het oog verliest, benadrukt Borsboom. “Bij alles wat we doen kijken we of het bijdraagt aan een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Maken we het voor hen makkelijker en toegankelijker? Want daar doen we het uiteindelijk voor.”

Andere processen

De vraag of de Belastingdienst niet te groot en te complex was geworden, speelde al langer. Maar door de Toeslagendiscussie werd het debat verder aangescherpt, vertelt Bas Van den Dungen, secretaris-generaal van het ministerie van Financiën. “Dat is de trigger geweest om van de Belastingdienst, de Douane en Toeslagen 3 losse onderdelen te maken.” 

De gedachte daarachter: elk onderdeel richt zich op een volledig ander proces. De Belastingdienst int, Toeslagen keert uit, de Douane richt zich op goederenstromen. Van den Dungen: “Brexit in goede banen leiden en toezien op goederen die de grens overgaan, zijn écht andere dingen dan het opzetten van een aangiftecampagne voor 10 miljoen Nederlanders. Of het uitbetalen van kinderopvangtoeslag. Door dat uit elkaar te halen, kan elke organisatie de juiste focus aanbrengen.”

Dat levert nu al resultaten op. Zo kan de Douane de aandacht richten op noodzakelijke ICT-vraagstukken. Zonder hiervoor te moeten ‘concurreren’ met andere belangrijke thema’s die spelen bij de Belastingdienst. “We zien dat de digitale snelweg bij de Douane nu in een stroomversnelling komt. En die is echt nodig om het groeiend aantal aangiftes en berichten te kunnen verwerken.” Een ander voorbeeld: “De Belastingdienst communiceert normaal gesproken niet in het Engels. Voor de Douane was dat een belemmering. Eén van de eerste dingen die ze hebben gedaan, is hun website in het Engels aanbieden.”

Samenwerken en verbinden

Hoe zorg je bij ontvlechting voor samenhang en continuïteit? Van den Dungen: “Het uitgangspunt is en blijft: samenwerken. Daarvoor zijn allerlei afspraken gemaakt. Dat is het mooie van dit traject: we hebben nu duidelijk uitgesproken wat we van elkaar kunnen verwachten en vragen. Ontvlechten gaat óók om verbinden: hoe verhouden we ons tot elkaar, hoe doen we het samen? Op een manier die goed past bij de dienstverlening aan burgers en bedrijven.”

Ook belangrijk: stap voor stap te werk gaan. “We kijken steeds: wat is er in deze fase nodig? We zijn begonnen met de aanstelling van 3 aparte directeuren-generaal. Nu kijken we naar een aantal andere processen. Bijvoorbeeld ICT, administratie en de poort met de klant. Elke keer is de vraag: wat moet je uit elkaar trekken, wat moet je samen blijven doen?”

Ontvlechten is geen doel op zich, benadrukt Van den Dungen. “Heel veel dingen zullen we samen moeten blijven doen. We gaan echt geen onderdelen uit elkaar trekken, als dat geen meerwaarde heeft. We doen dát wat nodig is. Niet meer, niet minder.”