Nieuwe werknemers van IenW worden op hun eerste werkdag warm welkom geheten en beginnen idealiter ook meteen met het werk waarvoor ze zijn aangenomen. Daarvoor moeten zij beschikken over de juiste (ICT-)middelen en autorisaties. Dit wordt allemaal geregeld met behulp van de nieuwe EVA-webapplicatie. Het omgekeerde proces, voor vertrekkende collega’s, verloopt op dezelfde manier. EVA staat namelijk voor eerste/einde voorzieningen en autorisaties.
De EVA-app wordt nog niet overal op het ministerie gebruikt, maar wel al bij de bestuurskern, de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). De bedenker van het EVA-concept, al lang voordat er van een app sprake was, is Herbert Verveer, projectadviseur van de directie Organisatie en Personeel (D-OenP). Toen een collega na haar zwangerschapsverlof allerlei problemen had om weer aan de slag te kunnen, dacht hij: ‘Dit kan toch veel efficiënter’. En zo begon Herbert de eerste opzet voor EVA in de steigers te zetten; in Excel-sheets. Dat ging een hele tijd goed.
Toen Herbert hoorde dat de toenmalige Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) (inmiddels: Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie, R-ODI) in 2019 een app had bedacht die zijn Excels-sheets misschien wel zou kunnen vervangen, is hij met zijn collega’s van D-OenP gaan buurten. ‘En zo is het balletje gaan rollen.’
No code-oplossing
Patrick Verhoef is informatiemanager bij de directie Informatie en Exploitatie (D-IenE). Hij helpt Herbert om ervoor te zorgen dat alles rondom IT in het traject goed geregeld is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan architectuur, informatiebeveiliging en privacy. De nieuwe EVA-app is ontwikkeld in de Web Expert Modeler (WEM), een zogenaamde no code-oplossing, vertelt hij. ‘Dat betekent dat je niet zelf hoeft te programmeren om de app in te richten.’ Herbert: ‘Ik vergelijk het altijd met een doos Lego. Je kunt het model maken dat in het boekje staat, of je eigen ontwerp. Dat gaat in dit geval heel eenvoudig. WEM is door R-ODI aan ons beschikbaar gesteld, waarbij we de inrichting samen hebben gedaan.’
En er wordt nog steeds aan de app gesleuteld. Onder andere aan de hand van feedback van gebruikers als Mirjam van Tiel, directiesecretaris bij het Directoraat-Generaal Water en Bodem. Ze begeleidt vanuit haar rol nieuwe en vertrekkende medewerkers, trainees, stagiairs en inhuurkrachten. ‘Ik zie nog steeds dingetjes waarvan ik denk, oh, misschien is ook handig om dit in de app op te nemen,’ zegt ze. ‘Hij wordt heel flexibel bijgesteld en steeds een stapje beter gemaakt.’
De app wordt flexibel bijgesteld en steeds een stapje beter gemaakt
Patrick: ‘De EVA-app was de eerste oplossing die we met WEM hebben gemaakt. Dat is zo’n succes dat we het nu ook voor andere oplossingen gaan inzetten, zoals DigiInkoop. We zijn bij D-IenE zelfs bezig om alle benodigde expertise rond WEM binnen te halen zodat we zelf, zonder hulp van R-ODI, in WEM apps kunnen ontwikkelen en beheren. Dat betekent bijvoorbeeld dat we voor D-OenP de doorontwikkeling van de EVA app verder helemaal zelf kunnen verzorgen.’
Het grote voordeel
Mirjam is in augustus 2022 in haar functie begonnen, nog zonder hulp van de EVA-app: ‘Op mijn eerste dag hier had ik een rijkspas, een telefoon, een laptop. Dus ik dacht: strakke boel hier, dat gaat hartstikke goed! Maar nog niet alle autorisaties waren ingeregeld en ik had alle software ook nog niet goed op mijn laptop staan. Het duurde wel even voordat alles het deed.’
De EVA-app borgt dat de benodigde voorzieningen voor alle medewerkers op eenzelfde manier worden afgehandeld en niet afhankelijk zijn van individuele managers. Mirjam: ‘Ik vind het prettig werken. De integratie met de rest van de ICT-organisatie heeft misschien nog wat aandacht nodig. Maar als het er op dag één niet is, zijn er bij SSC-ICT altijd vriendelijke mensen die het alsnog snel voor je regelen.’
Herbert: ‘Als EVA-medewerker heb je je nog steeds te schikken naar de procedures van SSC-ICT’.
Zelf met pensioen
Dit jaar gaat Herbert met pensioen. In juli 2023 heeft hij zijn laatste werkdag. De EVA-app is waarschijnlijk zijn laatste grote project en hij weet dus precies wat hij van het uitstroomtraject kan verwachten: ‘Mijn insteek was altijd: hoe zou ik zelf behandeld willen worden in zo’n proces?’
Hoe verhoudt de EVA-webapplicatie zich tot het Kompas?
In het Kompas van IenW staat de medewerker centraal en draait het samenwerken over én tussen kolommen. De EVA-dienstverlening en de EVA-app ondersteunen dit. Zelfs al voordat de medewerker feitelijk start.
