Gebruikers hebben hier nauwelijks iets van gemerkt, maar het SAP-systeem van het ministerie, ook wel bekend als het Bedrijfsvoeringssysteem van IenW, is het afgelopen jaar op de achtergrond naar de cloud verhuisd. Dat gebruikers hier nauwelijks iets van gemerkt hebben is positief, want dat betekent dat de transitie goed is verlopen. Op de achtergrond is echter veel en intensief getest met de verplaatsing van het systeem naar de cloud.
‘SAP is een standaardapplicatie die IenW al sinds 2005 gebruikt voor de ondersteuning van diverse bedrijfsvoeringsprocessen, legt José Vreeburg uit. ‘Het SAP -ysteem wordt door heel IenW gebruikt voor de inkoopprocessen, financiële processen en begrotings- en verantwoordingsprocessen. We verantwoorden hierover aan het ministerie van Financiën. Daarnaast wordt SAP ook nog gebruikt voor de ondersteuning van enkele primaire processen van Rijkswaterstaat (RWS).’
José is regisseur SAP-beheerketen bij de afdeling Exploitatie binnen de directie Informatie en Exploitatie (D-IenE). Of was, liever gezegd, want sinds 1 januari is ze officieel transformatieregisseur bij het programma ‘Vernieuwing SAP’. De eerste stap in de richting van de vernieuwing is in 2021 gezet; toen het bedrijfsvoeringssysteem werd gemigreerd van SAP ECC naar SAP HANA Cloud in 2021. Het systeem heeft een grote upgrade ondergaan waarmee veel vernieuwingsmogelijkheden beschikbaar zijn gekomen (maar nog niet gebruikt). Het contract voor housing, hosting, beheer en onderhoud, dat op zijn einde liep, is vervolgens opnieuw door het ministerie aanbesteed.
Zorgvuldige gunningscriteria
De aanbesteding was dus gekoppeld aan de introductie van het vernieuwde systeem. José: ‘We willen echt gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden, van toekomstvaste software die goedkoper is in gebruik én beheer. We hebben de biedende partijen dus gevraagd om een transformatievoorstel op weg daar naartoe.’
Als winnaar kwam de Nederlandse vestiging van het Franse Atos uit de bus, dat ook het vorige contract voor het SAP-beheer van IenW had uitgevoerd. Samen met RWS heeft de directie IenE de inschrijvingen beoordeeld. Eén van de beoordelaars van (onderdelen van) de inschrijvingen was adviseur informatievoorziening Roy Kayoem van RWS: ‘De basis van een aanbesteding is dat we als aanbestedende dienst zorgen voor een gelijk speelveld voor alle partijen die inschrijven. Vanwege mijn achtergrond en kennis op het gebied van SAP was ik een van de beoordelaren.’ José: ‘Juist omdat Atos opnieuw één van de inschrijvers was, hebben we de gunningscriteria heel zorgvuldig uitgewerkt; en we hebben uitsluitend daarop beoordeeld.’
Succesvolle migraties
Na de gunning in augustus kon gestart worden met de transitie naar de cloud, iets waarvoor ook wel de term ‘platform as a service’ oftewel PaaS wordt gebruikt. D-IenE’s Julia Hulst was hiervoor de verantwoordelijke testcoördinator. Zij hield in de gaten dat de dienstverlening overeind bleef in het proces: welke impact de aanpassing had op het bedrijfssysteem, welke bedrijfsprocessen werden geraakt en wie binnen de organisatie hiermee te maken kreeg. Julia: ‘De transitie naar een cloudplatform is opgesplitst in meerdere technische migraties. De eerste twee migraties in 2022 zijn succesvol verlopen. Afgelopen februari was de laatste fase van het testtraject. Gelet op het verloop van de eerste twee migraties, hadden we er alle vertrouwen in dat ook deze soepel en succesvol zouden verlopen.’
Het systeem heeft een grote upgrade ondergaan
Eind februari was het technische deel van de transitie afgerond, waarna gestart is met het opnieuw inrichten van de dienstverlening. José: ‘Het is niet zo dat dat we op dezelfde manier doorgaan alleen omdat we weer met dezelfde partij in zee zijn gegaan. We willen juist veranderen. Niet alleen het systeem, maar ook wij als organisatie. Dat hebben we ook in de aanbesteding expliciet meegenomen. Veel van de uitvoering gaat voortaan naar Atos. Wij zijn altijd al een regieorganisatie geweest, maar we moeten nóg meer op die regie gaan zitten en de operationele taken (uitvoering) overdragen aan Atos. Dat is de nieuwe richting van D-IenE.’
Van PaaS naar SaaS
Na PaaS is SaaS (‘software as a service’) de volgende stap. Dat gaat nog een aantal jaren duren, voorziet Roy. José heeft er niettemin haar ‘missie’ van gemaakt: ‘Dat alles standaard wordt, dat het systeem efficiënt, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig is ingericht en dat wij de juiste regie voeren. Ik heb er daarom voor gekozen om weg te gaan bij de beheerafdeling en te gaan bijdragen aan het transformatieprogramma. Ik ga echt voor dat eindresultaat.’
Hoe verhouden de verhuizing naar de cloud en de transformatie zich met het Kompas?
Het nieuwe systeem gaat bijdragen aan de versterking van de innovatiefunctie (denk aan data) en IT en informatievoorziening: een primair proces.
