De Wet open overheid (Woo) maakt de informatievoorziening van ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen transparanter en zorgt ervoor dat overheidsinformatie beter vindbaar is. Het IenW-programma Open Overheid is na drie jaar recent tot een einde gekomen zodat dit beleid bij IenW kan ‘landen in de lijn’. Het implementeren van de taken als gevolg van de wet en het doorvoeren van verbetering van de informatiehuishouding zijn twee grote opgaven waar Concerndirectie Informatiebeleid (CDIB) en Hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken (HBJZ) samen met de organisatieonderdelen van IenW hard aan werken. Coördinator Annet van Veen en adviseurs Daniëlle van Hal en Irène Moonen van CDIB en juridisch adviseurs Inez Kleijs en Roos Molendijk van HBJZ weten elkaar daarbij goed te vinden.
De Wet open overheid trad op 1 mei 2022 in werking. Dat betekent niet dat de werkdag van alle betrokkenen er op maandag 2 mei 2022 ineens heel anders uitzag. Er bleef, voor wat betreft de passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken), eigenlijk best veel bij het oude. Roos: ‘Eén van de belangrijkste nieuwe onderdelen van de Woo is de actieve openbaarmaking. Dat betekent dat de overheid transparant moet zijn en meer informatie uit eigen beweging openbaar dient te maken. Met de inwerkingtreding van de Woo heeft ook de Woo-contactpersoon zijn intrede gedaan, die de burger helpt bij zijn informatieverzoeken.’
Inez: ‘Er wordt al veel informatie actief openbaar gemaakt en de verzoeken om informatie kenden wij inderdaad al van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat wel nieuw was met de inwerkingtreding van de Woo op 1 mei, was dat de Wob-verzoeken die er nog lagen op grond van de Woo moesten worden beoordeeld.’
Actieve openbaarmaking beslisnota’s
Annet geeft aan dat de Woo een initiatiefwet van de Tweede Kamer is. De initiatiefnemers Bart Snels (GroenLinks) en Joost Sneller (D66), zetten met de Woo in op een transparante overheid die de toegang tot informatie verbetert. Zij vinden dat de overheid op dit moment tekort schiet in het verstrekken van informatie, doordat documenten vertraagd naar buiten worden gebracht of onvindbaar zijn. Dit schaadt het vertrouwen van mensen in de overheid. Irène: ‘De informatie moet daarom niet alleen openbaar gemaakt worden, maar ook duurzaam toegankelijk en vindbaar zijn.’
Naast de wet is ook de beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s van grote invloed (geweest) op het transparantiebeleid en het komen tot een open bestuursstijl. De beleidslijn is een reactie op het parlementaire onderzoek naar de kinderopvangtoeslagaffaire en gaat over het actief openbaar maken van onderliggende beslisnota’s bij Kamerstukken om de Kamer meer inzicht te geven in de besluitvorming. Concreet betekent dit dat bij toezending van stukken aan de Kamers ook de onderliggende nota’s openbaar worden gemaakt die door de bewindspersoon zijn gebruikt bij de besluitvorming. Inez: ‘Op het moment dat je zo’n beslisnota naar de Kamers stuurt, wordt hij ook gepubliceerd en is hij daarmee beschikbaar voor de samenleving. Zo komen de Woo en de beleidslijn bij elkaar.’
Het complete beeld bij CDIB en HBJZ samen
Dat er aan dit interview collega’s van zowel CDIB als HBJZ meedoen, is niet toevallig. Daniëlle: ‘Inez en Roos zitten aan de juridische kant en wij wat meer in systemen en processen. Al deze aspecten spelen een rol bij goede informatie-uitwisseling binnen IenW en ook als we informatie naar buiten willen brengen. Dan heb ik vanuit CDIB de kennis en ervaring van Inez en Roos ook nodig. We hebben – in aanloop naar de uitbreiding van de beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s - samen de workshops actieve openbaarmaking opgezet. Ook dubbelchecken we bij HBJZ of een advies van ons wel echt juridisch klopt en wordt vanuit de Hulplijn Open Overheid doorverwezen naar HBJZ bij juridische vragen over het openbaar maken van beslisnota’s. We werken op heel veel vlakken samen omdat we alleen sámen het complete beeld hebben. We komen er gezamenlijk altijd beter uit dan wanneer we het los van elkaar aanpakken.’
Inez: ‘Heel mooi gezegd!’
Annet: ‘Je ziet dit ook heel erg op het interdepartementale vlak. Het is voor iederéén een nieuwe opgave, dus je bent allemaal een beetje aan het zoeken. Het is fijn dat die samenwerking er ook daar is en je van elkaar kunt leren.’
Omvangrijke Woo-verzoeken
Bij IenW - voor alle organisatieonderdelen - komen jaarlijks enige honderden Woo-verzoeken binnen. De termijn om op zo’n verzoek te beslissen, is met de inwerkingtreding van de Woo korter geworden, namelijk zes weken (i.p.v. de onder de Wob geldende termijn van 8 weken). Inez: ‘Dat maakt de werklast hoger. Per ministerie verschilt het nogal, maar bij ons zijn die Woo-verzoeken vaak heel omvangrijk. Journalisten en advocatenkantoren willen álles hebben. Alles over het onderwerp Lelystad. Alles over de veiligheid van Schiphol. Alles over stikstof. Ga zo maar door.’
Het hele ministerie straalt de transparatiegedachte inmiddels uit
De behandeling van zo'n verzoek gaat door de werklast nog wel eens met ‘zuchten en steunen’ gepaard, zegt Inez, maar de beleidsambtenaren zien er wel degelijk steeds meer het belang van in voor de maatschappij. ‘Het hele ministerie straalt de transparantiegedachte inmiddels uit. Daardoor krijg je als medewerker niet het gevoel dat je corvee verricht, wat jarenlang wel zo was, maar juist dat je bijdraagt aan transparantie en iets belangrijks doet.’
Een lastig verhaal
Digitaal deelt de overheid veel meer informatie dan vroeger op papier. De uitdaging ligt in wat IenW aankan, zegt Annet. ‘Informatie is overal en nergens. Informatie wordt dubbel opgeslagen. Men weet niet meer wat nou een laatste versie is van een stuk. Welke informatie mag je vernietigen? In welk systeem bevindt informatie zich? Is het dossier wel compleet? Je wilt dat een dossier zo compleet mogelijk is, maar of alles er echt in zit, is gewoon een heel lastig verhaal.’
Het debat over de sms-berichten van de minister-president, maakt dat er naast e-mails opnieuw naar het veilig stellen en bewaren van chatberichten wordt gekeken. Zo zal er altijd sprake zijn van nieuwe informatiestromen en technieken. Irène: ‘Een burger mag verwachtingen hebben van de overheid, maar het is soms lastig om de verwachtingen snel en goed waar te maken. Ik denk dat de opgave heel groot is, en dat er veel grote vraagstukken tegelijkertijd onder best hoge druk moeten worden gerealiseerd. En ja, dat maakt dat een beantwoording soms best complex is, vertraagd raakt of misschien wat minder goed slaagt. Hoewel we er alles aan doen om de verwachtingen waar te maken.’
Hoe sluit het thema open overheid aan op het op het Kompas van IenW?
Het raakt elkaar vanuit verschillende hoeken. We spreken veel over het Kompas; je ziet dat je onderdeel bent van elkaars opgave. Samen heb je het complete verhaal. We zoeken nu bijvoorbeeld de samenwerking op het gebied van ambtelijk vakmanschap. De naalden van het Kompas komen daar weer terug, zoals bij de vraag wat een ambtenaar zou moeten weten en kunnen om open en transparant te opereren. De laatste naald die is toegevoegd aan het Kompas, is sociale veiligheid. Zodat ambtenaren zich comfortabel en tot op het hoogste niveau gesteund voelen bij het opstellen van een nota, ook als ze weten dat een nota mogelijk openbaar wordt gemaakt.
