Gemeente Leeuwarden: werken doe je thuis, ontmoeten op kantoor

Gemeente Leeuwarden is door 27 werknemers genomineerd voor de ZoWerktHet-award voor ‘beste (thuis)werkgever van het jaar’. “En dat terwijl het tot voor kort een informele norm was dat bijna al ons personeel op kantoor werkte”, zegt gemeentesecretaris Eelke de Jong. “We wilden graag iets met thuiswerken, maar het kwam moeilijk van de grond. Tot het coronavirus om de hoek kwam zetten en opeens 80% van de 1700 werknemers van gemeente Leeuwarden de hele week thuis aan het werk was. Dat heeft voor een compleet nieuw perspectief gezorgd. We zijn in relatief korte tijd een organisatie geworden waar thuiswerken niet meer weg te denken is.”

Niet meer terug naar de oude situatie

Uit een enquête onder de werknemers bleek dat 95% van de werknemers van gemeente Leeuwarden, in de tijd na corona, het liefst de helft van de week thuiswerkt en de helft van de week op kantoor. “Veel mensen zijn de voordelen van thuiswerken gaan ervaren. Wat mogelijk heeft geholpen is dat gemeente Leeuwarden al vanaf het begin veel aandacht besteedt aan het faciliteren van een goede thuiswerkplek”, zegt Nynke Meijer (HR). Eerst is ervoor gezorgd dat de mensen die op kantoor, om fysieke redenen, een speciaal ingerichte arboproof werkplek hadden, ook thuis daarvan werden voorzien. Daarna kregen ook medewerkers die geen klachten hadden de keuze tussen een beeldscherm, toetsenbord of bureaustoel. Meijer: “Binnen mum van tijd waren we zo het gros van de werknemers tegemoetgekomen. Ook hebben we ingezet op digitale scholing, waaronder trainingen voor een goede werk/privé-balans. Voor nieuwe medewerkers is er de digitale ambtseed en digitaal inwerken.”

Duurzaam reizen

Een thuiswerkbeleid met medewerkers die dat ook nog eens prima vinden. Het dringt het aantal vervoersbewegingen terug en houdt mensen een spiegel voor van de logica van iedere dag in de auto stappen. “We proberen onze werknemers al jaren te stimuleren om duurzaam te reizen”, zegt De Jong. “Er zijn geen parkeerplekken rondom het gemeentehuis, waardoor de autoreis al deels wordt ontmoedigd. En we hebben al lange tijd fietsprogramma's.”

De Jong: “Nu zit iedereen thuis, dus is dat per definitie goed voor het milieu. Als medewerkers straks nog maar een of twee dagen naar kantoor komen, zijn ze ook sneller geneigd om dat per (elektrische) fiets te doen, dan wanneer ze dat elke dag zouden moeten. Een regeling voor elektrisch fietsen, kan daaraan bijdragen.”

En straks, na corona?

Als het coronavirus onder controle is en de samenleving stap voor stap weer opengaat, zal bij de gemeente Leeuwarden ‘hybride’ worden gewerkt. “De goede ervaringen uit deze thuiswerktijd willen we behouden en er de vruchten van plukken. Het motto wordt: werken doe je thuis, ontmoeten doe je op kantoor”, aldus De Jong. Dat betekent niet dat iedereen verplicht de helft van de week thuis zit. “We zijn geen interne boa’s en er zal niet centraal worden bepaald wie wel en niet naar kantoor mag komen. We sluiten, op teamniveau, aan op wat onze werknemers nodig hebben. Dat vraagt organisatiebreed ook om een nieuwe inrichting van het gemeentehuis.”

“Die moet zich lenen voor ontmoetingen en hybride vergaderingen”, zegt de Jong. “Wanneer je vergadert met zowel mensen die fysiek aanwezig zijn als mensen die via beeld inbellen, moet daar de ruimte en digitale infrastructuur goed op ingericht zijn. En er bestaat al een werkplekreserveringsapp, die mogelijk uitgebreider wordt en waarmee je straks eenvoudig kunt kijken of er op kantoor nog genoeg plek is.”

Loodzware tijd

Gemeente Leeuwarden is blij met de kansen die het thuiswerken als gevolg van corona heeft geboden. “Maar we mogen niet vergeten dat dit voor veel mensen een loodzware tijd is, met leed, eenzaamheid en verdriet”, benadrukt de Jong. “Voor al die negatieve gevolgen van corona mogen we onze ogen niet sluiten. We werken voorzichtig toe naar een systeem waarin veel van ons werk thuis plaatsvindt, maar zullen scherp blijven op nadelen en oog houden voor valkuilen.” Het blijft maatwerk, erkent Meijer. “Je moet kijken wat bij de mensen past. Als er, bijvoorbeeld door een privésituatie, aanleiding toe is om iemand meer dan de helft van de week naar kantoor te laten komen, dan bespreken we dat natuurlijk met de specifieke personen en komen we samen tot een oplossing.”