Corona-organisatie bij VWS

Programmadirectie Nafase Covid-19

Een einddatum voor de programmadirectie met de mooie naam ‘Nafase Covid-19’ is er niet. Programmadirecteur Nicole Huppertz geeft aan dat de naam van de directie de lading niet altijd goed dekt. “Het woord ‘Nafase’ suggereert wellicht dat we in een afrondingsfase zitten. Dat is bij lange na niet het geval. Nu de Tweede Kamer heeft besloten tot een Parlementair Verantwoordingstraject, zijn we als programmadirectie nog wel een flinke tijd druk.”

Nicole legt uit dat de programmadirectie zich vooral richt op het ondersteunen en ontzorgen van andere directies bij het beschikbaar stellen van informatie over de COVID-crisis. “Wij reconstrueren het handelen van VWS op 19 verschillende onderwerpen, ‘tijdlijnen’ noemen wij die. Denk daarbij aan testbeleid en vaccinatiestrategie. Daarnaast begeleiden we evaluaties en onderzoeken en ordenen we zo’n 13 miljoen corona-documenten als voorbereiding op het Parlementair Verantwoordingstraject. We gaan een leerzame periode tegemoet, die ons tegelijk de kans biedt ons eigen verhaal te vertellen.”

De programmadirectie, die één jaar oud is, telt nu zo’n 40 medewerkers. Programmasecretaris Esther de Groot: “Alleen Jasper Vermeer en Nicole zelf werkten al bij VWS. Al die nieuwe collega’s zorgen voor een frisse wind, tegelijkertijd moeten zij hun weg zoeken binnen VWS.”  

Nicole benadrukt terughoudend te zijn in een verdere uitbreiding van de programmadirectie. “Maar het werk neemt alleen maar toe. De WOB-juristen bij de directie WJZ draaien overuren. En wij dus ook. Wij leveren hen de input. En ook het onderzoek van Deloitte over de inkoop van persoonlijke beschermingsmiddelen, vraagt veel van ons. Voor de directie Covid-19, die zich vooral richt op de bestrijding van het corona-virus, neemt de druk hopelijk binnen afzienbare tijd enigszins af. Voor ons geldt dat niet. Ons werk begint nu eigenlijk pas.”

Communicatieteam Covid-19, DCo

“Iedereen onderkent het belang van goede communicatie in crisistijden”, glimlacht Pieter Ton. Hij is sinds 1 oktober manager van het nieuwe Communicatieteam Covid-19 bij de directie Communicatie. “Door het samenbrengen van de communicatie over alle covid-onderwerpen in één team, kunnen we nog beter anticiperen op onderwerpen die spelen in de samenleving. Daarbij is de afstemming met de beleidsdirecties veel intenser geworden. De spreekwoordelijke lijntjes zijn korter.”

Het team bestaat momenteel uit zo’n 25 tot 30 medewerkers. Van communicatieadviseurs voor de verschillende onderwerpen tot een heus ‘Productiehuis’. “Aanvragen voor social media, webcare of campagnes worden hier opgevangen en uitgevoerd. Nu we als één team werken, kunnen we elkaar ook makkelijker vervangen op de verschillende covid-onderwerpen. Dat is efficiënt en werkt prettig.”

Als teambuilder en communicatiespecialist heeft Pieter de grootste hectiek nu achter de rug. “Vanaf het moment dat ik vorig jaar december bij DCo kwam als coördinator van het vaccinatieteam, heb ik de eerste maanden vrijwel continu gewerkt. Dat maak je natuurlijk nooit meer mee. Vooral de polemiek was heftig. Bij eerdere projecten waaraan ik werkte, zoals grote internationale conferenties of de Wereldtentoonstelling in Dubai, ben je blij dat je een keertje het NOS-Journaal haalt. Nu staan en stonden we iedere dag in de spotlights: op de journaals, bij praatprogramma’s, noem het maar op. En meestal was het niet positief. Dat leverde veel druk en stress op. Met de oprichting van dit team zijn we nog beter geëquipeerd daar mee om te gaan. Bovenal: het is een heel goed team. Het onderlinge vertrouwen is groot. We durven en kunnen soms flink stoom afblazen bij elkaar. Dat is een goed teken.”

Van afschalen is vooralsnog geen sprake. Pieter: “Het NKC (Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie) wordt binnenkort ontmanteld. Waarschijnlijk komt er dan nog meer werk onze kant op. In 2022 blijven we daarom met dezelfde capaciteit werken, misschien dat we in de tweede helft van dat jaar wat kunnen afbouwen.”

Programma Eigentijds Werken, directie OBP

“Door de coronacrisis zijn we anders gaan (samen)werken: digitaal en op afstand”, vertelt Carlijne Peeks die communicatieadviseur Eigentijds Werken (EW) is bij de directie OBP (Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel). “Het liet ons zien dat er meer mogelijk is dan ooit gedacht. Uit onderzoek bleek dat VWS’ers een werkbare balans wensen tussen werken op kantoor, thuis of elders. Dit is binnen het Eigentijds Werken de standaard.”

Het werkend krijgen van het Eigentijds Werken is uitdagend, volgens programmamanager EW Ellen Storm. “Iedereen heeft er mee te maken en iedereen vindt er iets van. Dit najaar zijn we gestart om het gesprek over Eigentijds Werken opnieuw op gang te brengen en te faciliteren. Hiervoor zijn de HR- en Organisatieadviseurs en een aantal andere collega’s opgeleid tot facilitator. Binnen MT’s, directies, afdelingen en teams kunnen medewerkers en leidinggevenden in sessies met elkaar uitwisselen wat voor hen werkt, wat er nodig is en daar afspraken over maken met elkaar.”

Ellen vervolgt: “Binnenkort organiseren we ook weer medewerkerssessies om in gesprek te gaan over de dilemma’s van Eigentijds Werken. Dit is een gesprek dat constant gevoerd moet worden, omdat wensen en behoeftes continue veranderen.” Ook Rutger Heemskerk, projectleider fysieke werkomgeving EW, ondervindt dit. “We ontdekken gaandeweg wat we wel en niet nodig hebben op het kantoor. En ja soms knellen wensen van VWS’ers met onze mogelijkheden, want we willen ontzettend veel: geconcentreerd werken, webexen, samenwerken, hybride vergaderen en ontmoeten op een beperkt aantal beschikbare vierkante meters. Binnen de beperkte mogelijkheden kijken we hoe we maximaal resultaat kunnen behalen.”

De OBP’ers weten dat het tijd gaat kosten om het Eigentijds Werken met elkaar ‘werkend’ te krijgen. “Er is binnen OBP een programmateam samengesteld. Hierin zitten collega’s vanuit verschillende facetten: huisvesting, facilitair, ICT, vitaliteit, leiderschap, P&O, sociale cohesie en communicatie. Zij zijn samen de motor achter het programma. Maar uiteindelijk doen we het met elkaar.”

Carlijne: “Het is enorm belangrijk dat we in verbinding blijven met elkaar en de organisatie, zodat we elkaar kunnen blijven inspireren, kennis kunnen uitwisselen, effectief kunnen samenwerken, vitaal blijven en elkaar niet uit het oog verliezen.”