‘Gebruik WhatsApp niet voor besluiten’

“Monnikenwerk.” Zo betitelen collega’s weleens de opdracht van Douwe om appjes en sms’jes van VWS’ers over corona te verzamelen. Douwe is ‘coördinator Veiligstellen & Archiveren van chatberichten’ bij de programmadirectie Nafase COVID-19

Hoe gaat dat dan?

“We halen de chats uit een telefoon en nemen die door met de betrokken collega. We bekijken samen per bericht of het openbaar gemaakt kan worden. Behalve WhatsApp en sms gaat het ook om iMessage. In berichten over COVID zitten soms persoonlijke dingen, zoals een felicitatie met de verjaardag van iemands zoontje. Dat is natuurlijk niet van belang. We willen niet méér informatie overhandigen dan gevraagd wordt.”

Om hoeveel collega’s gaat het?

“We halen de chats op van 190 collega’s. Best een grote groep. We proberen hen zo min mogelijk te belasten. Bijvoorbeeld door langs te gaan wanneer het hen het beste uitkomt. En berichten die privé zijn, verwijderen we meteen.

De veiligheid van de betrokken VWS’ers is belangrijk. Als berichten openbaar worden, moet hun naam niet te achterhalen zijn. Namen in berichten worden gelakt. Collega’s moeten er niet later over lastiggevallen kunnen worden.”

Wat zien jullie in die berichten?

“Je ziet in de communicatie dat het een pittige periode was. Collega’s schrikken weleens van de manier waarop ze zich toen uitdrukten, bijvoorbeeld over de oppositie in de Kamer. Het was natuurlijk ook een heftige tijd, met veel stress. En je beseft op dat moment niet dat je later in de molen van openbaarmaking terecht kan komen.”

Wat gebeurt er verder met die info?

“Die bewerken we zodanig dat we de berichten straks op de juiste manier kunnen overhandigen. Zo zijn er gelakte en ongelakte versies. We hebben een berg aan infodata door te nemen. Als je de berichten uit één telefoon zou printen - dat hebben we een paar keer moeten doen - dan heb je het over meerdere pakken A4-papier. Het is haast onmogelijk om alles te bekijken en beoordelen. Ook al omdat in de tijd dat we bezig zijn, er een exponentieel aantal chatberichten is bijgekomen.

Door de immense omvang moet je inventief en creatief zijn. We zetten technische hulpmiddelen in om een eerste schifting te maken: kunstmatige intelligentie. Zodat niet meer alles door de vingers van medewerkers hoeft te gaan. Dan zou je wel honderden extra mensen aan het werk kunnen houden. Op dit moment laten we software de dubbelingen eruit halen. Vaak is een bericht door een hele groep mensen ontvangen. We zijn hiermee al ver gevorderd.”

Hoe weet je dat?

“We krijgen van rijksorganisaties de vraag hoe we dat doen: grote hoeveelheden informatie op de juiste plek krijgen. We helpen hen ook. We laten onze werkwijze ook toetsen: doet onze software wat die moet doen? En is die ethisch verantwoord? Die toets is het werk van externe onderzoekers. Omdat je zelf misschien lijdt aan tunnelvisie.”

Wanneer zijn jullie klaar?

“Dat is moeilijk te zeggen. Nog niet alles is afgerond; dat duurt zeker nog enkele maanden. We hebben nu de apps en sms’jes verzameld van MT’ers in schaal 14 en hoger. Het is nog niet bekend welke afspraken VWS gaat maken met bijvoorbeeld de enquêtecommissie. In theorie kan de commissie ook om álle chats vragen. Daarnaast komen er allerlei verzoeken tussendoor waarvoor we plotseling tijd moeten vrijmaken, zoals Kamervragen en Woo-verzoeken (Wet open overheid). En bijvoorbeeld rond het Kamerdebat van afgelopen april. Wij hebben toen appjes openbaar gemaakt over de mondkapjesdeal. Na ons werk gaan de juristen ermee aan de slag. Ergens in 2023 zal alles rond zijn.”

Moeten we medelijden hebben met jullie, harde werkers?

“Nee. Mijn drie collega’s en ik vinden het fascinerend om hier een bijdrage aan te leveren. Het gaat om een onderwerp dat in de samenleving nauwlettend wordt gevolgd. Iedereen wil zo transparant mogelijk voldoen aan wat er gevraagd wordt. Die verantwoording vind ik belangrijk. Daarnaast: we spreken in ons werk VWS’ers die het veel zwaarder gehad hebben. Die zagen in de crisis twee jaar hun gezin tamelijk weinig. Sommigen zijn letterlijk uitgevallen.”

Kun je al lessen trekken uit je werk?

“Ik zou VWS’ers willen oproepen: ga bewust om met chats. Vanuit het rijk wordt afgeraden om ze te gebruiken voor zakelijke berichten, zeker als het om besluitvorming gaat. Achteraf valt lastig in te schatten: was dit nou een besluit?”

Douwe kwam eerder aan het woord in het personeelsblad vws#Diagonaal van juni. Ook Nicole Huppertz, Anne de Gee en Shango Dekker deden hier hun verhaal.