Transitiemanagement: noodzakelijk maar onderschat

Waarom bestaat jullie groep Transitiemanagement?

"Binnen VWS vinden regelmatig organisatorische wijzigingen plaats, zeker in de afgelopen Covid-jaren. Nieuwe directies, programmadirecties, nieuwe afdelingen, nieuwe teams, andere managers. Dat zijn wijzigingen in de structuur, het ‘harkje’ van de organisatie. Die veranderingen moeten doorgevoerd worden in alle bedrijfsvoeringsystemen. Dus bij Personeelszaken, bij Financiën, de IT, kortom de hele PIOFACH (*). In het verleden deed iedereen dat in zijn eigen systeem, los van elkaar en op verschillende tijden. Dat gaf dan in de praktijk veel strubbelingen en frustraties voor medewerkers. Daarom is Transitiemanagement in het leven geroepen."

Geef eens een voorbeeld van wat er dan niet goed ging.

"Programmadirecteuren kregen niet tijdig het juiste mandaat om beslissingen te nemen, waardoor ze steeds hun dg of de sg lastig moeten vallen. Of er wordt vergeten om budget te regelen. Ook bij de interne communicatie gaat er nog wel eens wat mis. Dat soort omissies moeten dan later ad hoc aangepast worden. Heel inefficiënt dus. En het kost onnodig tijd en geld."

Hoe kunnen jullie dat voorkomen?

"Samen met de organisatieadviseurs bekijken we eerst waar de nieuwe directie of afdeling het beste past in de VWS-structuur: in welke kolom, bij welke DG. Dan houden we een intake om te inventariseren wat men precies wil. Vervolgens bekijken we met de specialisten van de PIOFACH-systemen welke impact dat heeft op de bedrijfsvoering. En ook belangrijk: we bepalen met elkaar een realistische, voor iedereen haalbare, ingangsdatum. Dat alles komt in een actieplan, dat wij monitoren en zo nodig aanjagen om te zorgen dat het op de ingangsdatum overal goed geregeld is."

Prachtig! Dus sinds jullie er zijn, loopt alles gesmeerd?

"Nee, helaas niet. Het is onbegrijpelijk, maar we worden lang niet altijd of niet op tijd ingeschakeld. Het besluit om een nieuwe directie of afdeling te beginnen is meestal snel genomen. Vooral als er politieke druk is. Maar degene die dat beslist, meestal de Bestuursraad, onderschat wat er allemaal bij komt kijken voordat de bedrijfsvoering is aangepast. Systemen zijn nu eenmaal trager dan de besluitvorming van de top."

Dus het belang van jullie inbreng wordt ook onderschat?

"De directies die ons wel hebben ingeschakeld zijn achteraf altijd blij. We krijgen altijd complimenten, want wij nemen ze ongelofelijk veel werk uit handen. Doordat we korte lijnen hebben met de specialisten van de bedrijfsvoeringsystemen, maar ook met SSC-ICT, krijgen we ook veel gemakkelijker en sneller dingen geregeld."

Hoe doen andere ministeries dat?

"Ons Transitiemanagement is uniek voor de Rijksoverheid. We werden ingeschakeld voor de uitplaatsing van programmadirectie Maatschappelijke Diensttijd naar het ministerie van OCW. Daar hebben ze dankbaar gebruik gemaakt van onze expertise. Ook bij andere ministeries is veel belangstelling  voor wat we doen. Sterker nog: binnenkort gaan we in het programma Grenzeloos Samenwerken om de tafel met programmadirecteuren van de verschillende ministeries."

(*) PIOFACH = Personeel – Informatievoorziening – Organisatie – Financiën -Automatisering – Communicatie – Huisvesting

Meer informatie?

Transitiemanager: Marianne von Barnau Sijthoff
Lees ook: Transitiemanagement belangrijk in de organisatie