Weten wat je appt

In maart 2019 deed de afdeling Bestuursrecht van de Raad van State een verstrekkende uitspraak. Ook zakelijke berichten die bestuurders en ambtenaren versturen via Whatsapp en sms vallen onder de Wet open overheid (Woo). Later bepaalde diezelfde Raad van State dat overheden ook verplicht zijn deze berichten te archiveren conform de Archiefwet. “In de uitvoering is dat best complex”, weet Egon, die voor VWS in nauwe samenwerking met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatieontwikkeling (RDDI), het Shared Service Center (SSC-ICT) en het Nationaal Archief beleid en processen ontwikkelt voor de adequate archivering van het zakelijk chatverkeer van ambtenaren. “Naast de Archiefwet, en de Wet open overheid (Woo), moeten we ook rekening houden met de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In mei 2022 is de beleidslijn ‘Berichtenverkeer VWS’ vastgesteld in de Bestuursraad. Na de zomer is het project chatarchivering gestart dat zorgt voor de uitvoering van het beleid.”

Mondkapjesdeal en Ruttes oude Nokia

De ophef die in 2021 ontstond rond het appverkeer over de aankoop van mondkapjes van Sywert van Lienden, was volgens Egon een gamechanger voor het bewustzijn over de potentiële openbaarheid van zakelijk chatverkeer. “Maar ook de oude Nokia-telefoon van Rutte waarop de premier zelf zijn sms’jes wiste, zorgde voor veel discussie over wat de uitspraak van de Raad van State in de praktijk precies betekent. Het onderwerp kreeg niet alleen de volle aandacht van de media, maar uiteraard ook van de ambtelijke top op de Haagse ministeries. En ook bij bewindspersonen en topambtenaren in sleutelposities bleek de bereidheid om de processen te verbeteren groot.“

Inmiddels krijgen bewindspersonen en leden van de Bestuursraad actieve ondersteuning bij het archiveren van hun berichten. Voor bewindspersonen geldt een tijdelijk aangescherpte instructie chatarchivering. De instructie geeft aan dat zakelijk berichtenverkeer moet worden gescheiden van privégebruik en van partijpolitiek. Voor die laatste twee activiteiten moet een privé telefoon worden gebruikt. Bij de archivering van de zakelijke chatberichten moet echter nog steeds worden beoordeeld of er privé of partijpolitieke passages in voorkomen. Deze vallen niet onder de Archiefwet en worden niet gearchiveerd. Al het overige zakelijke berichtenverkeer wordt gearchiveerd.

Liever niet appen over werkinhoud

Nu deze processen aan de top geborgd zijn, is het volgens Egon van belang dat álle ambtenaren weten hoe ze hun relevante chatberichten dienen te archiveren. “Als dat niet goed gebeurt, is VWS onvoldoende in staat om zich te verantwoorden als er bijvoorbeeld een Woo-verzoek komt of een parlementair onderzoek. De Bestuursraad van VWS heeft daarom de Beleidslijn Berichtenverkeer VWS vastgesteld. Hierin staat dat medewerkers tot en met salarisschaal 15 zélf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van chatberichten die van belang zijn voor de reconstructie van bestuurlijke besluitvorming. Op vws#Net is in de groep ‘VWS Open op Orde’ een werkinstructie geplaatst waarin wordt uitgelegd hoe ambtenaren, tot en met schaal 15, zelf relevant berichtenverkeer kunnen selecteren en laten archiveren.”

In de beleidslijn wordt het gebruik van berichten-apps voor werkinhoudelijke communicatie overigens ontraden, weet Egon. “Sta daarom met collega’s stil bij het gebruik van deze apps. Is het nodig om iets te sturen als chatbericht, of zijn er alternatieven zoals e-mail? Vindt de werkinhoudelijke communicatie toch via chatberichten plaats, dan moet die informatie worden bewaard. En als ambtenaar tot en met salarisschaal 15 ben je er dus zelf verantwoordelijk voor dat dat ook gebeurt.”

Grapjes in de groepsapp

Betekent dit nu dat je als collega’s onder elkaar al je woorden in de groepsapps met collega’s op een gouden weegschaaltje moet leggen? Egon: “Ambtenaren zijn net mensen, ze maken dus ook grapjes. Dat kan voorkomen, maar wees je ervan bewust dat zakelijke chats en mails voor de Woo beschikbaar zijn. En als je sleutelfunctionaris bent, worden je berichten te zijner tijd integraal overgedragen aan het Nationaal Archief. Mijn advies is daarom: gebruik voor zakelijke communicatie zoveel mogelijk de e-mail, hanteer in werkinhoudelijke chats een zakelijke toon en gebruik voor privégesprekken en grappen met collega’s je privételefoon.”