Tekst Sabina van Gils
Foto Arenda Oomen
Hanno Valentijn, Godfrey Hodge en Yàsir van Holst zijn alle drie adviseur informatiehuishouding bij het Kennisplein. Wat komt daar allemaal bij kijken? En houden ze hun eigen informatie wel goed op orde? “De structuur maken is één ding, het onderhouden is het echte werk.”
Wat doet het Kennisplein?
“Het Kennisplein gaat over het beheren en verstrekken van informatie. Er zijn drie teams: Digitale bibliotheek, Informatieverzoeken en Contentbeheer. Het team Digitale bibliotheek verzamelt externe informatie en zorgt dat beleidsmedewerkers eenvoudig toegang hebben tot verschillende bronnen. Het team Informatieverzoeken ondersteunt bij het zoeken van informatie voor Woo-verzoeken. Het team Contentbeheer, waar wij deel van uitmaken, helpt directies met het bewaren en opslaan van informatie volgens de archiefwetgeving. Het Kennisplein telt 22 collega's, waaronder ook enkele externe collega’s die werken voor aparte projecten.”
“Het is eerlijk gezegd vaak best wel een rommeltje op de netwerkschijf.”
Waarom is het belangrijk om informatie goed op orde te hebben?
“Ten eerste zijn er dus wetten en richtlijnen waar we ons als overheidsinstantie aan moeten houden. Daarnaast zorgt een overzichtelijke informatiestructuur ervoor dat informatie eenvoudig en snel te vinden is. Het maakt werkprocessen transparant, duidelijk en eenvoudig. Voor een efficiënte verantwoording naar het parlement en burgers, bijvoorbeeld bij Woo-verzoeken, is dit heel belangrijk.”
Wat is jullie ervaring: slaan collega’s hun documenten netjes op, of is het vaak een rommeltje?
“Nou, ehm… het is eerlijk gezegd vaak best wel een rommeltje op de netwerkschijf. Dat komt meestal doordat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over het beheer: hoe en waar bewaren we documenten? Hierdoor doen mensen maar wat en is het later vaak moeilijk om informatie terug te vinden.”
“De structuur maken is één ding, het onderhouden is het echte werk.”
Welke ontwikkeling vraagt op dit moment veel aandacht?
“Op dit moment richten we ons vooral op de zogenaamde ‘ontzorgingstrajecten’. Dit betekent dat we samen met een directie de netwerkschijf en andere informatiebronnen bekijken. Daarna ontwerpen we een nieuwe mappenstructuur die overzichtelijk en duidelijk is, en voldoet aan de richtlijnen.”
Wat is jullie werkwijze?
“Samen met de (beleids)medewerkers bepalen we welke informatie op welke plek bewaard moet worden, daar geven we advies over. Informatiebeheer is een samenwerking waarbij de directie over de inhoud gaat en wij adviseren over het bewaren ervan.”
Doen jullie ook aan nazorg?
“Goede vraag! De structuur maken is één ding, het onderhouden is het echte werk. Om te voorkomen dat het weer ‘misgaat’, maken we duidelijke afspraken met de directies over hoe ze met de nieuwe structuur moeten omgaan en hoe ze ervoor kunnen zorgen dat alles netjes blijft. Daarnaast willen we periodiek kwaliteitscontroles gaan uitvoeren om te bekijken of iedereen inderdaad volgens de gemaakte afspraken werkt.”
“Welke e-mails moet ik bewaren?’ Die vraag krijgen we echt vaak.”
Wat is een veelgemaakte fout als het gaat om informatiebeheer?
“Het gaat vaak mis bij de naamgeving van documenten en mappen. Documenten worden soms benoemd als 'concept01' of mappen krijgen persoonlijke namen zoals 'Eric'. Dit is niet goed. De naamgeving moet duidelijk aangeven wat het document of de map is en waar het over gaat. Het is ook belangrijk om de status van het document aan te geven, zoals of het een concept is, ter informatie dient of actie vereist is.”
Welke vraag wordt jullie vaak gesteld?
“Welke e-mails moet ik bewaren? Die vraag krijgen we echt vaak. Het antwoord: bewaar alle informatie waarvoor je verantwoordelijkheid draagt, op de netwerkschijf of in Marjolein, inclusief e-mails. Hoewel dit simpel klinkt, merken we dat het in de praktijk vaak lastig is om e-mails goed bij te houden. Het is in ieder geval zo dat niet álle e-mail bewaard hoeft te worden. In onze factsheets op de VWSnet pagina ‘Instructies Informatiehuishouding VWS’ lees je hier meer over.
Het zou mooi zijn als we in de toekomst kunnen werken met automatische ‘slimme’ opslag van e-mails. Er wordt binnen het rijk en bij VWS momenteel gewerkt aan de voorbereiding van een technische oplossing waarmee e-mails automatisch worden veiliggesteld voor een bepaalde periode. De mails worden dan echter niet per dossier/onderwerp opgeslagen, waardoor dat nog steeds mensenwerk blijft.”
‘Practice what you preach’: hoe ziet jullie eigen schijf eruit?
“Nou, eigenlijk is onze informatie wel goed op orde, ja. Saai hè?”
