Strategische personeelsopgave

Onze grootste uitdaging op personeelsgebied is het vinden, werven en houden van medewerkers die geschikt zijn én blijven voor het werk van de Douane. Door de vergrijzing van onze organisatie en de krappe arbeidsmarkt wordt dat steeds lastiger. Ook verandert onze manier van werken. Die wordt bijvoorbeeld steeds meer datagedreven. Om al die redenen moeten we steeds tijdig voldoende mensen aantrekken, met het gewenste profiel. Maar we moeten ook werken aan de kennis en competenties van onze bestaande medewerkers. En we moeten onze organisatie zo inrichten, dat we dit in de toekomst kunnen blijven doen.

Daarom zijn we het programma Strategische personeelsopgave gestart. Het programma moet ervoor te zorgen dat de Douane altijd voldoende medewerkers met de juiste competenties heeft. Hiervoor willen we ten eerste een goed inzicht krijgen in ons personeelsbestand. Ook maken we scenario’s om helder te krijgen welke mensen we de komende jaren nodig hebben. Dit samen vormt de basis om beslissingen te kunnen nemen, bijvoorbeeld over opleiden en werven.

Het programma Strategische personeelsopgave bestaat uit 4 onderdelen. Daarvan hebben we er 3 opgestart in 2021. Zo zijn we begonnen met overzicht te krijgen over ons personeelsbestand. We hebben onderzocht in welke systemen de data zitten en een deel van die gegevens verzameld. Omdat de Douane lang onder de Belastingdienst viel, hadden we geen eigen arbeidsmarktstrategie. Daar hebben het afgelopen jaar een start mee gemaakt. We hebben laten onderzoeken waar medewerkers trots op zijn, dus wat wij als werkgever te bieden hebben. Ook hebben we onderzocht wat de vraag vanuit de arbeidsmarkt is. Dus wat sollicitanten zoeken. Die analyses gebruiken we om het merk Douane sterker te maken en de organisatie als aantrekkelijke werkgever neer te zetten.

Altijd voldoende medewerkers, met de juiste kwalificaties, op de juiste plaats, op het juiste moment beschikbaar voor het werk van de Douane: dat is een randvoorwaarde om de andere programma’s te laten slagen. Daarom zijn we ook gestart met de ‘passende personeelsoplossing’. We brengen in kaart welke vraag naar personeel er komt door de andere programma’s. Ook overleggen met andere handhavingsdiensten, zoals de Koninklijke Marechaussee, om te kijken hoe zij met dit onderwerp omgaan.

Een eigen arbeidsmarktstrategie

Tot 1 januari 2021 was de Douane onderdeel van de Belastingdienst, nu een directoraat-generaal. Een zelfstandige organisatie dus, die zich als ‘nieuwe’ werkgever moet laten zien op de arbeidsmarkt. Daarvoor is een eigen arbeidsmarktstrategie nodig. De Douane werkt hieraan, samen met Steam: een bureau voor arbeidsmarktcommunicatie en zogenoemde ‘employer branding’. Joyce Tang, senior beleidsadviseur human resource management bij de Douane, en Jari Kloppenburg, strategisch directeur bij Steam, vertellen over de aanpak.

Joyce Tang legt uit: “Nu we een directoraat-generaal zijn, willen we ons presenteren als een zelfstandige werkgever. Met een eigen verhaal en eigen merk. De komende jaren gaan veel medewerkers met pensioen. De arbeidsmarkt is krap en de Douane wil slimmer en meer datagedreven werken. Dit alles vereist een goede zichtbaarheid op de arbeidsmarkt.” Jari Kloppenburg: “Er was nog geen strategie. Dit is de eerste keer dat de Douane zichzelf als werkgever laat zien op de arbeidsmarkt. Dat op zich is al een grote verandering.”

“Om tot een goede profilering te komen, moeten we de organisatie eerst leren kennen”, gaat Kloppenburg verder. “Daarom beginnen we altijd met gesprekken met medewerkers. Omdat we vinden dat zo’n positionering, zo’n verhaal, vanuit henzelf moet komen. Dan weet je ook dat er draagvlak voor is. Dat is belangrijk, want het verhaal dat je uitdraagt, moet je ook kunnen waarmaken.” Tang: “We zitten nu in de analysefase. In klankbordsessies hebben we gesprekken gevoerd met ruim 20 medewerkers. Daarna hebben we een enquête uitgezet onder onze ruim 6.000 medewerkers. Om te checken of wat we in de gesprekken hebben gehoord voor de hele organisatie geldt. We ronden de analysefase af met een positionering.”

Het is nog te vroeg om concrete uitspraken te doen over die positionering. “Mijn eerste indruk is dat douanemedewerkers heel trots zijn”, zegt Kloppenburg. “Dat merkten we ook tijdens de gesprekken, hoe bereid ze waren daaraan mee te doen. Als buitenstaander kun je het idee hebben dat de Douane een ingetogen, beetje saaie organisatie is. Dat beeld klopt niet. Ik vind de douanemensen juist enorm uitgesproken. Ze kunnen goed praten, durven hun mannetje te staan. Dat geeft ons een goede basis om op te bouwen.” Tang: “Pas sinds ik zelf bij de Douane werk, weet ik hoe breed het werkveld is. De wereld van de Douane is veel groter, complexer en interessanter dan je op het eerste gezicht denkt. Dat verhaal proberen we straks over te brengen.”

Kloppenburg: “Bij Steam werken we voor verschillende overheidsorganisaties die zich bezighouden met veiligheid: het ministerie van Defensie, de politie en de Dienst Justitiële Inrichtingen. Die organisaties zijn best bekend, maar mensen hebben er vaak een beperkt of verkeerd beeld van. Dat zie je ook bij de Douane. Veel mensen denken dat de Douane alleen drugs tegenhoudt. Maar de Douane doet natuurlijk veel meer. Dát wordt straks de kunst: dat we het verhaal van de Douane zo brengen, dat mensen denken: hé, zo had ik er nog niet naar gekeken.”

Tang: “We willen het verschil tussen de Douane en andere organisaties goed benoemen. Zodat sollicitanten makkelijker een keuze kunnen maken. We willen dus niet méér sollicitaties krijgen, maar wel dat mensen bewust voor de Douane kiezen. Dus dat we aan elkaars verwachtingen voldoen. Met als uiteindelijke doel om die personeelsopgave voor elkaar krijgen.” Kloppenburg vult aan: “Ik denk dat de opdracht geslaagd is als we ervoor kunnen zorgen dat we meer mensen bereiken. En ze op een andere manier naar de Douane kijken. Waardoor meer mensen denken: misschien is dit wel een plek voor mij.”