Verbeterde informatiepositie

De Douane wil een meer datagedreven organisatie worden. We hebben een schat aan gegevens, uit allerlei bronnen. Daar willen we slimmer mee omgaan. Dat is het doel van het programma Verbeterde informatiepositie. Het programma werkt aan manieren om data geautomatiseerd en in samenhang te ontsluiten. Voor een betere risicoanalyse, en dus een betere handhaving. Maar ook voor meer interne doelen: voor een betere verantwoording en betere managementinformatie. Het idee: data verzamelen en bewerken, op zo’n manier dat medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken. Ze krijgen dan steeds de data die ze nodig hebben, op het juiste moment.

Om dit te bereiken heeft de Douane in 2021 meerdere stappen gezet. We zijn gestart met een verkennend onderzoek naar de inrichting van een toekomstbestendig dataplatform. Daarbij zijn we geholpen door het onderzoeks- en adviesbureau Gartner. Nog niet alle data die we vastleggen, zijn beschikbaar voor analyses. We werken aan het ontsluiten van die extra interne databronnen. Als we dat op orde hebben, gaan we naar buiten kijken. Op termijn willen we ook externe data van bijvoorbeeld andere douaneorganisaties en handhavingsdiensten integreren in het platform. Dat geldt ook voor data van platforms waarin logistieke partijen gegevens delen, zoals TradeLens en Portbase. Daarover hebben we het afgelopen jaar verkennende gesprekken gehad.

Het programma Verbeterde informatiepositie is ondersteunend aan de SMP-programma’s Gelaagde handhaving en Vernieuwing klantmanagement, die zich richten op de operationele taken van de Douane. Feitelijk is het programma randvoorwaardelijk voor het succes van de andere 2. Die gaan namelijk straks de data gebruiken die via het dataplatform beschikbaar komen, en die nodig zijn voor een betere risicobeheersing. Het programma Verbeterde informatiepositie zit dus aan het begin van de keten waarin resultaten moeten worden opgeleverd.

Er is ook een link met het andere meer ondersteunende SMP-programma, Strategische personeelsopgave. Via het nieuwe dataplatform kunnen bijvoorbeeld gegevens worden ontsloten uit onze personeelssystemen, zoals over wie wanneer met pensioen gaan. Of over welke kennis en competenties de Douane nodig heeft. Die informatie kunnen we gebruiken voor onze strategische personeelsplanning.

Altijd de gewenste data, van de juiste kwaliteit

De Douane wil zo slim mogelijk werken. Snel de juiste data kunnen gebruiken, is daarvoor een heel belangrijke voorwaarde. Daarom bouwt de Douane een dataplatform. “Dit toekomstbestendig platform brengt onze data en die van andere, externe bronnen beter bij elkaar. En maakt het makkelijker om gegevens te standaardiseren en beschikbaar te stellen voor gebruikers,” vertelt André Wilmink, IT-architect en business-analist bij de Douane.

“Het soort informatie dat douanemedewerkers nodig hebben voor hun werk, verschilt”, legt Wilmink uit. “Als een douanemedewerker een controle bij een transportbedrijf voorbereidt, is het handig dat hij alle bedrijfsinformatie in één oogopslag kan bekijken. Een data-analist heeft weer een heel andere vraag. Die wil vaak onbewerkte data hebben voor een voorspellend model. Bijvoorbeeld om een risico-inschatting te maken om te bepalen of we een goederenzending wel of niet controleren. Een dataplatform kan aan die verschillende behoeftes van gebruikers voldoen. Ook is het makkelijker om data van partijen buiten de Douane te bekijken. Of omgekeerd: om douanedata beschikbaar te stellen aan externe partijen.”

Een dataplatform is het totaal aan middelen dat geschikte ruwe of bewerkte data beschikbaar stelt. Voorbeelden zijn dashboards met stuurinformatie en voorspellende modellen voor risicoselectie. Een dataplatform stelt gebruikers beter in staat om hun taken goed uit te voeren. Dit betekent dat de data de juiste betekenis en goede kwaliteit hebben, in samenhang kunnen worden bekeken en op het juiste moment te raadplegen zijn.

Door de digitalisering komen er steeds meer data bij. “Het platform moet al deze data, waaronder beeldmateriaal, kunnen opslaan”, zegt Wilmink daarover. “En ontsluiten op een manier die past bij de wens van de gebruiker. Ik heb het dan over douane-informatie en informatie van andere partijen die nodig is voor ons werk. Flexibel kunnen inspelen op de verschillende informatiebehoeftes van de douane-onderdelen, is een andere vereiste. En ook andere organisaties moeten uit de voeten kunnen met de data. Zoals andere toezichthouders of het Centraal Bureau voor de Statistiek. Of bijvoorbeeld de Europese Commissie, als die wil weten hoeveel douanerechten zijn geïnd in een bepaalde periode. Dit soort gegevens moeten op elk moment bijgewerkt en op te vragen zijn.”

In 2021 heeft de Douane een adviesbureau gevraagd om mee te denken over de beste manier om een toekomstbestendig dataplatform in te richten. Daar kwam uit dat de Douane een groot deel van de data overbrengt naar de cloud. Wilmink: “Deze cloud-optie scoorde het hoogste op de mogelijkheid om mee te groeien, flexibiliteit voor gebruikers en ondersteuning van vernieuwingen. Dit jaar starten we met het inrichten van het dataplatform. Dat begint met het uitwerken van onze ‘cloudstrategie’. Daarin beantwoorden we onder andere de vraag welke data en voorzieningen straks beschikbaar komen in de cloud en welke niet. Daarbij houden we natuurlijk rekening met de wetten en regels voor vertrouwelijkheid. Over 1,5 tot 2 jaar verwachten we de eerste vruchten te kunnen plukken van het platform.”