Facilitaire organisatie

IenW is gehuisvest in 17 grote locaties. In 14 hiervan, waaronder het KNMI, verzorgt Rijkswaterstaat de facilitaire dienstverlening. De andere locaties huisvesten de bestuurskern (Rijnstraat 8) en het PBL. In de praktijk heeft elke organisatie zijn eigen facilitaire dienstverlener en dus ook zijn eigen contracten. Vervolgens heeft elk contract zijn eigen doelstellingen. Bijvoorbeeld voor de locatie Rijnstraat 8 verzorgt IenW de catering niet zelf, maar doet ISS en Facility Management Haaglanden dat. Hoewel we hard werken om deze doelstellingen IenW breed op elkaar af te stemmen, zijn we nog niet in alle gevallen zo ver. Dat betekent dat ook de resultaten op de verschillende locaties verschillend zijn. In dit hoofdstuk beschrijven we welke resultaten voor welke organisatieonderdeel gelden.

Afvalbeheer, catering, kantoormeubilair en -automatisering

In dit duurzaamheidsverslag kijkt het ministerie van IenW voor de eigen facilitaire organisatie naar hoe duurzaam het is ten aanzien van afval, catering, kantoormeubilair en -automatisering. Duurzaamheid is hier met behulp van maatschappelijk verantwoord inkopen tot stand gekomen.

1. Afvalbeheer

Voor afvalscheiding maken we onderscheid tussen IenW op de Rijnstraat 8 en IenW in de overige panden. De exploitatie van de Rijnstraat 8 is in handen van Poort Centraal BV. IenW is daar als medebewoner afhankelijk van de afvalregels van Poort Centraal. Voor alle andere panden van IenW en van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) gelden de rijksregels rond afvalscheiding.

Doelstelling afval

De doelstelling van het Rijk is om het percentage restafval te verminderen naar 35% in 2020 ten opzichte van de totale hoeveelheid kantoorafval, exclusief papier, karton en ICT-middelen. Voor GFT-monostromen geldt dat ze maximaal 4% vervuiling mogen bevatten; voor overige monostromen geldt maximaal 10% vervuiling.

IenW sluit aan bij de rijksdoelstelling en stuurt op een betere afvalscheiding, minder afval (bijvoorbeeld door afspraken bij inkoop) en beter recyclebaar afval. We gaan de bestaande middelen verbeteren, zoals voldoende en goed zichtbare afvalcontainers. Daarnaast werken we aan positieve gedragsbeïnvloeding door posters op te hangen en herkenbare standaardpictogrammen voor afvalscheiding op afvalbakken te plakken.
Op de Rijnstraat 8 zijn wij continu in overleg met Poort Centraal om gezamenlijk maatregelen te nemen voor verbetering van de afvalscheiding.

Resultaten afvalbeheer

Voor heel IenW is het percentage restafval ten opzichte van de totale hoeveelheid afval (exclusief papier en karton) in 2019 gemiddeld 53%.

Voor 13 locaties van Rijkswaterstaat plus het KNMI zijn de volgende initiatieven genomen. De plastic koffiebekertjes zijn voor heel Rijkswaterstaat vervangen door papieren bekers met een composteerbare coating van maïszetmeel (zgn. ‘PLA-bekers’), die we apart inzamelen en vervolgens laten verwerken. De afspraak was dat deze verwerkt zouden worden tot onder andere toiletpapier. Begin 2020 hebben we moeten constateren dat alle PLA-bekers van het Rijk tot nu toe verbrand zijn. De categorie afval- en grondstoffenmanagement is nu voor alle rijksafvalcontracten samen met de afvalverwerker aan het onderzoeken hoe dat kon gebeuren en hoe we dat in de toekomst kunnen voorkomen. Afvalverwerkers stellen hiervoor in 2020 een plan op.

Dilemma’s afvalbeheer

Meetmethodiek

We krijgen maandelijks data van onze afvalophalers en van onze interne organisatie. De praktijk heeft uitgewezen dat het cijfermateriaal niet altijd 100% betrouwbaar is, omdat het geschat wordt in plaats van gewogen. Ook hebben we weinig inzicht in de verwerkingsmethodes van ons afval, waardoor hier twijfels over zijn ontstaan. Dit is mede aanleiding tot het besluit van de categorie afval- en grondstoffenmanagement om in alle volgende afvalcontracten monostromen aan te besteden, waardoor we beter kunnen sturen op een hoogwaardige verwerking van ons afval tot grondstof. Dit geldt dus ook voor ons als IenW.

Gedragsverandering

Communicatie over afvalscheiding is en blijft belangrijk. De ‘regels’ op kantoor zijn vaak anders dan thuis (bijvoorbeeld, thuis mag het melkpak bij het plastic, op kantoor moet een melkpak bij het restafval), wat tot verwarring en een slechte scheiding leidt.
In 2020 gaat op het Rijkswaterstaat-kantoor Westraven een pilot van start met communicatie gericht op alle medewerkers om afvalscheiding te verbeteren. Uitdaging daarbij is hoe we alle medewerkers en bezoekers het belang van afvalscheiding kunnen laten inzien en ze verleiden om daaraan deel te nemen. Als die pilot succesvol is, dan rollen we die uit over de andere locaties van Rijkswaterstaat en het KNMI.

Conclusie resultaten afvalbeheer

We zijn nog niet tevreden over de mate waarin we ons afval scheiden. Om het percentage restafval vóór 31 december 2020 nog 27% lager te krijgen moet er nog veel gebeuren. Naast optimalisering van afvalscheidingsmiddelen en de verbetering van de processen bij de cateraar en de schoonmaak blijft het gedrag van medewerkers een groot aandachtspunt in 2020.

2. Catering

Met de catering wil IenW bijdragen aan de circulaire economie door onder andere voedselverspilling te verminderen en het aandeel plantaardig voedsel te vergroten. Tegelijkertijd wil IenW faciliteren dat medewerkers gezonder eten en vitaler zijn. Hiertoe hebben we in 2019 een nieuw contract afgesloten, specifiek voor de catering van Rijkswaterstaat en het KNMI.

Deze doelstellingen zijn expliciet onderdeel van dit contract en worden gemonitord. Zo hebben we maandelijks inzicht in de CO2-uitstoot, de verhouding plantaardig/dierlijk eiwit en de hoeveelheid suiker, zout en verzadigd vet per kilo voedsel.

Doelstellingen catering

Verhouding plantaardig/dierlijk eiwit:
Voor 13 locaties Rijkswaterstaat en de locatie van het KNMI:

• 50/50 in 2020 en 80/20 in 2027 voor zowel alle restaurants als de banqueting.

Voor de Rijnstraat 8:

• 60/40 in 2030 voor het bedrijfsrestaurant en 70/30 voor de banqueting.

Koffie: in 2019 was alle Rijkswaterstaat-koffie uit de automaten UTZ gecertificeerd. Voor de locatie Rijnstraat 8 geldt dat 30% van de automatenkoffie was gecertificeerd en dat bij de koffiecorners en vergaderservice sprake was van UTZ gecertificeerde koffie. IenW-breed zijn we aan het onderzoeken hoe we verdere stappen kunnen zetten op het gebied van eerlijke handel. Voor de Rijkswaterstaat-koffie zal dit tot uiting komen in de aanbesteding die in 2020 gaat lopen.

In 2019 heeft IenW het Plastic Pact getekend. Dit betekent dat IenW met name voor de catering gaat inzetten op de vermindering van eenmalige plastic producten en onnodige plastic verpakkingen.
Voedselverspilling: voor de 13 locaties van Rijkswaterstaat en de locatie van het KNMI geldt een doelstelling van 50% minder voedselverspilling in 2027, ten opzichte van 2019.
CO2: voor de 13 locaties van Rijkswaterstaat en de locatie van het KNMI geldt dat de CO2-footprint van ons voedsel in 2027 met 30% verlaagd moet zijn.

Naast de bovenstaande afspraken heeft Rijkswaterstaat ook doelen en afspraken gemaakt op het aanbod van seizoensgroenten en fruit, het aandeel duurzame producten, het aandeel monoverpakkingen en plastic wegwerpartikelen en het aandeel suiker, zout en verzadigde vetten in de ingekochte etenswaren.

Resultaten en innovaties catering

Voor zowel de Rijkswaterstaat-locaties als de Rijnstraat 8 geldt dat de veranderingen pas in het laatste kwartaal van 2019 zijn doorgevoerd. Dat betekent dat deze nog niet geheel in de cijfers te zien zijn en dat we hier dus nog geen kwantitatieve resultaten over kunnen laten zien. Deze veranderingen zijn onder meer:

• de standaard vergaderlunch is voortaan vegetarisch en het aanbod aan vegetarische producten in het bedrijfsrestaurant is vergroot;
• er is bij Rijkswaterstaat altijd gratis (smaak)water verkrijgbaar bij de lunch;
• de afvalscheidingsmogelijkheden in de bedrijfsrestaurants van Lelystad, Rotterdam en Westraven zijn verbeterd;
• de Zero Food Waste Monitor is geïnstalleerd op de locaties Westraven, Den Bosch en de Rijnstraat 8. Deze monitor houdt bij wanneer, wat en hoeveel voedsel er wordt weggegooid. Op basis van overzichtelijke data geeft deze aan of inkoop- en voorbereidingsprocessen bij de cateraar beter kunnen worden geregeld;
• geen PET-flessen meer tijdens vergaderlunches van Rijkswaterstaat en de bestuurskern;
• met het bedrijf True Price is in november 2019 voor de meest voorkomende producten in gerechten van de cateraar voor de locatie Rijnstraat 8 de CO2-prijs berekend en in januari 2020 als test doorberekend aan de klant;
• de Too Good to Go-app is begin oktober 2019 geïnstalleerd voor alle medewerkers aan de Rijnstraat 8. Tot eind december 2019 zijn er 272 restanten van lunches gered.

Dilemma catering

Het cateringbeleid van de Rijksoverheid richt zich op het minder eten van dierlijke eiwitten in de kantoren van het Rijk. Collega’s hebben echter niet allemaal dezelfde voorkeuren. Daarom zorgt IenW voor een gevarieerd aanbod. Tegelijkertijd proberen we collega’s door middel van een andere inrichting van het restaurant en voorlichting op maat te verleiden tot het eten van zoveel mogelijk plantaardige eiwitten. In de banquetingmap en bij evenementen gaan we daarin verder dan in de restaurants, waar de collega zelf betaalt. Bij vergaderingen is de standaardlunch vegetarisch, maar je kunt ook anders bestellen. Evenementen van Rijkswaterstaat zullen vanaf 2021 in beginsel vegetarisch zijn.

Conclusie resultaten catering

Wat betreft catering is het ministerie van IenW op de goede weg. Circulariteit staat bovenaan de agenda. De cateraars waar IenW mee werkt, hebben een duurzaamheidsbeleid dat aansluit bij onze eigen bovengenoemde ambities, en die we gezamenlijk verder ontwikkelen en aanscherpen.

3. Kantoormeubilair

Circulair kantoormeubilair betekent minder primair grondstoffengebruik, demontabel meubilair en minder CO2-uitstoot. IenW wil dit bereiken door de levensduur van het huidige meubilair te verlengen door preventief onderhoud, reparatie en zoveel mogelijk refurbishen (opknappen) en door gebruik te maken van het reeds aanwezige meubilair binnen het Rijk via de Rijksmarktplaats. Omdat op dit moment nog niet duidelijk is hoe groot het reductiepotentieel is, zijn hiervoor alleen kwalitatieve doelstellingen geformuleerd.

Meetbaarheid kantoormeubilair

Onze ambitie voor kantoormeubilair is de levensduur van ons huidige meubilair te verlengen door regelmatig onderhoud, waar nodig reparatie en/of refurbishment. Als dit geen optie is, kopen we nieuw meubilair in, dat voldoet aan strenge circulaire eisen.
Voor de 13 locaties van Rijkswaterstaat en de locatie van het KNMI geldt dat bovenstaande doelstellingen zijn opgenomen in de contracten met de leverancier. Ook wordt hier gemeten hoeveel meubilair gerepareerd, refurbished en/of nieuw wordt ingekocht. Van het meest voorkomende nieuwe meubilair worden jaarlijks grondstoffenpaspoorten uitgevraagd door de categorie kantoormeubilair.

Resultaten kantoormeubilair

Het nieuwe contract met de leverancier is eind 2017 ingegaan. In 2018 hebben we de circulaire dienstverlening verder ontwikkeld en in 2019 zijn we gaan experimenteren met daadwerkelijke projecten. Zo hebben we voor de eerste keer voor 1 locatie het meubilair laten onderhouden. Voor de locaties van Rijkswaterstaat en de locatie van het KNMI zijn er in 2019 153 meubels refurbished en zijn er 1.775 meubels van de Rijksmarktplaats gehaald (en heringezet bij Rijkswaterstaat).

Dilemma kantoormeubilair

Het is vaak makkelijker om nieuw te kopen in plaats van gebruik te maken van de reeds aanwezige middelen. Het kost tijd voordat hiervoor de juiste processen zijn ingevoerd. Ook zijn we streng op de kwaliteit van refurbished meubilair; dat heeft al een paar keer geleid tot het terugzenden van meubels.

Conclusie resultaten kantoormeubilair

Hoewel we – zoals boven uitgelegd – geen kwantitatieve doelstellingen hebben gesteld zien we wel een opgaande lijn in de aantallen refurbished en heringezet meubilair. Daar waar we in 2017 geen meubels refurbished hadden, was dat in 2018 116 en in 2019 153. Voor 2019 was dit 10,1% van het totaal ingekochte meubilair (refurbished gedeeld door refurbished+nieuw).

4. Kantoorautomatisering

Het doel is om in 2030 een circulaire levenscyclus van ICT-middelen te hebben. Het ministerie van IenW wil dit doel bereiken door circulaire eisen te stellen aan inkoop en verwijdering, waar mogelijk hergebruik of refurbishment te stimuleren en door te kijken naar energieverbruik tijdens de levenscyclus. Voor Rijkswaterstaat heeft dit in 2019 geleid tot een contract waarbij het mogelijk is refurbished laptops in te kopen. Waar mogelijk wordt de CO2-Prestatieladder toegepast in aanbestedingen.

Meetbaarheid kantoorautomatisering

Er is voor kantoorautomatisering nog geen meetinstrument gedefinieerd. Wel wordt – daar waar mogelijk – de CO2-Prestatieladder toegepast in aanbestedingen.

Resultaten en innovaties kantoorautomatisering

IenW heeft in 2019:

• een geslaagde proef gedaan met refurbished telefoons;
• bijgedragen aan het terugwinnen van grondstoffen door middel van Closing the Loop;
• Shared Service Center-ICT (SSC-ICT) ondersteund om levensduurverlenging toe te passen op mobiele apparaten. We vervangen een apparaat nu pas nadat de technische levensduur is verstreken;
• een contract afgesloten voor de inkoop van refurbished laptops;
• de aanbesteding voor een circulaire mobiele werkplek met behulp van MVI gegund.

Dilemma kantoorautomatisering

Uitdaging is om goed inzicht te krijgen in welke duurzaamheidsmaatregelen we kunnen nemen en wat hier de voor- en nadelen van zijn. Daarbij geldt dat we – zelfs als Rijksoverheid – te klein zijn om daadwerkelijke impact te kunnen hebben op onze leveranciers. Bij ICT-producten voor de werkplek ligt de milieudruk met name in de productiefase. De uitdaging is dus om de meest duurzame producten te selecteren in een bestaande markt en vervolgens de levensduur van deze producten zo lang mogelijk te maken.

Conclusie resultaten kantoorautomatisering

Opschalen van pilots is lastig. Het aantal computerservers, dataverbindingen en ICT-toepassingen neemt echter in rap tempo toe, waardoor ICT steeds meer een onzichtbare energieverbruiker wordt. Daarom hebben we meer inzicht nodig in de gehele keten om tot een gedegen reductiestrategie te kunnen komen. Dit geldt ook voor het gebruik van zeldzame grondstoffen. In 2020 gaan we dit nader onderzoeken.