Facilitaire organisatie

Doelstelling

We streven voor de facilitaire organisatie naar een klimaatneutrale en circulaire werkplek in 2030. 

Meten van de voortgang

Voor het verantwoorden van onze verduurzaming zijn we deels afhankelijk van de rapportages van onze leveranciers. Al onze organisaties hebben verschillende facilitaire leveranciers met bijbehorende contracten. Daarom zijn er geen IenW-brede cijfers voor catering, kantoormeubilair en kantoorautomatisering. Daarover rapporteren we alleen kwalitatief. 

Alleen over afval rapporteren we in dit rapport kwantitatief. Hierbij maken we wel onderscheid tussen IenW op de Rijnstraat 8 en IenW in de overige kantoorpanden. De exploitatie van de Rijnstraat 8 is in handen van Poort Centraal BV. We zijn daar als medegebruiker afhankelijk van de contracten die door het consortium Poort Centraal zijn opgesteld. Voor de overige kantoorpanden gelden de regels voor afvalscheiding zoals afgesproken onder het betreffende categoriemanagement voor de rijksoverheid.

Afvalbeheer, catering, kantoormeubilair en -automatisering in onze bedrijfsvoering

Afvalbeheer

Doelstelling 

De afvaldoelstelling van het Rijk voor 2020 was het verminderen van het percentage restafval tot maximaal 35% ten opzichte van de totale hoeveelheid kantoorafval (exclusief papier, karton en ICT-middelen). Deze doelstelling is halverwege 2018 goedgekeurd door de Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF). 

Aanpak 

IenW sluit aan bij de rijksdoelstelling en werkt aan kwaliteit (betere afvalscheiding), kwantiteit (minder afval), inzicht in de afvalverwerking door de afvalbranche en beter recyclebaar afval. We verbeteren de bestaande inzamelingsmiddelen, zoals voldoende en goed zichtbare afvalcontainers. Daarnaast werken we aan positieve gedragsbeïnvloeding door het ophangen van posters en het plakken van herkenbare standaardpictogrammen voor afvalscheiding op afvalbakken.

Over het algemeen is onze aandacht nog teveel gericht op afvalscheiding binnen kantoorlocaties en minder op het voortraject (ontwerp verpakkingen/inkoop) en natraject (afvalverwerking en daadwerkelijke recycling). Er is dus weinig zicht en grip op de totale afvalketen. De bestuurskern (Rijnstraat 8) liet in 2020 onderzoek doen naar wat er met afval gebeurt nadat dit de kantoorlocatie heeft verlaten. Hieruit bleek dat er veel meer afval werd verbrand dan werd verondersteld.

Meten van de voortgang 

Om de voortgang en resultaten voor afvalbeheer te meten, krijgen we maandelijks data van onze afvalophalers en onze facilitaire organisatie. Dit cijfermateriaal blijkt in de praktijk niet altijd betrouwbaar en vergelijkbaar. Bij de bestuurskern wordt het afval bijvoorbeeld gerapporteerd in gemiddelde kilo’s per rolcontainer. Deze methode is contractueel afgesproken. Bij RWS is juist afgesproken dat minimaal 80% van het afval wordt gewogen.

Resultaten afvalbeheer

Voor heel IenW was het percentage restafval ten opzichte van de totale hoeveelheid afval (373.199 kg, exclusief papier en karton) in 2020 gemiddeld 64%. De doelstelling van 35% restafval is dus niet gehaald. Het hoge restafvalpercentage is een indicatie dat afval slecht wordt gescheiden. Uit onderzoek blijkt dat de gescheiden afvalstromen (plastic, groente-, fruit- en etensresten, koffiebekers) veel vervuiling bevatten.

Binnen IenW doen we aan bronscheiding. Dit betekent dat het resultaat van goede afvalscheiding afhankelijk is van de kwaliteit en plaatsing van de inzamelingsmiddelen en het gedrag van medewerkers. De afgelopen jaren leverde deze werkwijze nog geen grote verbetering van het resultaat op. Zo was het percentage restafval bij de bestuurskern 71% in 2020, ten opzichte van 72% in 2019 en 56% in 2018.

Dilemma afvalbeheer

Het is lastig om grip te krijgen op het gedrag van medewerkers. Voor de bronscheiding zijn we van hen afhankelijk. Iedere medewerker moet weten welk afval in welke bak hoort en ook bereid zijn om dit in de juiste bak te gooien. Dit gaat nog te vaak niet goed. Daar waar het afval in de juiste bak terechtkomt, wordt soms een hele partij vanwege lichte vervuiling afgekeurd door de afvalverwerker. Bovendien wordt in onze kantoren plastic gescheiden. Medewerkers zijn thuis meestal gewend aan PMD (Plastic, Metaal en Drankkartons).

Conclusie afvalbeheer

We zijn ontevreden over onze afvalscheiding en het inzicht in de afvalketen. Ons doel wordt niet gehaald en het lijkt erop dat te veel afval gaandeweg het verwerkingsproces wordt verbrand. We moeten verder over de schutting van de eigen locatie kijken. Wat gebeurt er met ons afval? Hoe wordt het verwerkt? Welke innovaties worden toegepast? Hoeveel recyclen we en waarin? Deze vragen willen we komende jaren beantwoorden en op basis daarvan meer circulair gaan werken.

Het resultaat op afvalscheiding is voor de categorie afval- en grondstoffenmanagement aanleiding om nieuwe afvalcontracten anders aan te besteden. Dit gebeurt rijksbreed. De contracten worden opnieuw aanbesteed om in de toekomst te kunnen garanderen dat gescheiden afval ook daadwerkelijk gescheiden wordt verwerkt. Verder willen we het voortraject beïnvloeden (ontwerp van verpakkingen) en andere wijzen van inzameling (natte vs droge fracties) en verwerking (nascheiding) uitproberen.

Catering

Doelstellingen

Met de catering willen we bijdragen aan de circulaire economie, door minder verspilling van voedsel en het vergroten van het aandeel plantaardig voedsel. Tegelijkertijd willen we faciliteren dat medewerkers gezonder eten en vitaler zijn. 

Voor de catering willen we op 13 RWS-locaties en het KNMI voor zowel restaurants als banqueting (het verzorgen van eten en drinken tijdens vergaderingen of bijeenkomsten) een betere verdeling tussen plantaardig en dierlijk eiwit. In 2027 moet deze verhouding 80/20 zijn. Voor de locatie van de bestuurskern geldt een verhouding van 60/40 in 2030 voor het restaurant en 70/30 voor banqueting.

Via het Plastic Pact zetten we in op het verminderen van eenmalige plastic producten en onnodige plastic verpakkingen, met name binnen de catering. Door de inzet van het in 2019 gestarte project ‘Haagse Bubbel/Plat Haags’ zijn in 2020 997 PET-flessen bespaard op de Rijnstraat. Daarnaast zijn hier begin 2020 alle eenmalig te gebruiken bestek, borden en rietjes uit de schappen gehaald en vervangen door recyclebare materialen. Deze reductie aan plastic is voor een deel weer teniet gedaan doordat in de beginperiode van COVID-19 veel aangeboden etenswaar in plastic cellofaan werd aangeboden (hygiëne).

Ook werkten we aan de volgende doelstellingen op de 13 RWS-locaties en bij het KNMI:

• 50% minder voedselverspilling in 2027 ten opzichte van 2019.
• Verlaging van de CO2-voetafdruk van ons voedsel met 30% in 2027 ten opzichte van 2019.

Daarnaast stelt RWS doelen voor en maakt RWS afspraken over het aanbod van seizoengroenten en -fruit, het aandeel duurzame producten, het aandeel monoverpakkingen en plastic wegwerpartikelen, en het aandeel suiker, zout en verzadigde vetten in de ingekochte etenswaren.

Aanpak

We sluiten aan bij de rijksdoelstellingen van de categorie Consumptieve Dienstverlening en werken daarbij aan het tegengaan van voedselverspilling, CO2-vermindering, het stimuleren van eiwittransitie en pilots rond een echte, duurzame prijs van producten. Om goed te kunnen sturen op deze doelen zijn ze – waar mogelijk – opgenomen in de contracten met de leveranciers. Daar wordt per kwartaal over gerapporteerd. 

Meten van de voortgang 

Via de managementrapportages van de leveranciers wordt de voortgang gemeten. Als KPI’s zijn vastgesteld en opgenomen in het contract, dan levert de cateraar de cijfers. 

Resultaten catering

Voor catering zijn over 2020 geen IenW-brede data beschikbaar. Door COVID-19 werkte het overgrote deel van de medewerkers afgelopen jaar langdurig thuis. Hierdoor lag de bedrijfscatering grotendeels plat en vielen veel ontslagen bij leveranciers. Als gevolg van deze situatie boekten we ook weinig resultaten.

Wel is het koffiecontract voor RWS en het KNMI in 2020 opnieuw aanbesteed. Hierin was het belangrijk dat de producten fairtrade en duurzaam zijn. Dankzij het personal coffee passport weten we precies waar onze koffie vandaan komt. 

Sinds 2020 biedt het bedrijfsrestaurant op Rijnstraat 8 plantaardige melk (soja en haver) aan. Vanaf 2021 gebeurt dit ook in de RWS-panden. 

Dilemma catering

Hét cateringdilemma is op welke wijze en hoe vaak onze medewerkers in de nabije toekomst weer werken op de bedrijfslocaties. De bedrijfscateraar moet haar concept, aanbod en daarmee ook haar contracten daarop gaan aanpassen. Daarnaast verwachten we dat het reduceren van wegwerpplastic de komende periode lastig wordt in verband met hygiëneverplichtingen door COVID-19.

Bij de duurzaamheidsdoelen zit het dilemma vooral in de vraag hoever we willen gaan in de beïnvloeding van de klant. Hoe gaan we om met vlees eten? Willen we overgaan op plantaardige zuivel? In hoeverre mogen wij als werkgever bepalen wat de werknemer in zijn of haar pauze eet en drinkt? Bij RWS geldt nu het uitgangspunt dat de organisatie bij betaalde lunches (bijvoorbeeld vergaderlunches) ook bepaalt wat er wordt geserveerd; de standaard vergaderlunch is daarom vegetarisch. In de bedrijfsrestaurants betalen de medewerkers zelf en is nog wel vlees te verkrijgen.

Conclusie

Juist op het gebied van de catering sloeg COVID-19 toe: geen medewerkers in kantoorlocaties, veel ontslagen bij de cateraar, geen gelegenheid voor pilots, nauwelijks verkoop en geen relevante data. Het is onzeker in hoeverre medewerkers weer op kantoorlocaties gaan werken en dan gebruik maken van de catering. Toekomstige ontwikkelingen zijn nu lastig te voorspellen.

Kantoormeubilair 

Doelstelling 

Circulair kantoormeubilair betekent demontabel en reparabel meubilair en daardoor minder CO2-uitstoot en minder primair grondstoffengebruik. Verder willen we bij inkoop gebruik maken van het reeds aanwezige meubilair binnen het Rijk via de Rijksmarktplaats. Het is op dit moment nog niet duidelijk hoe ons huidige meubilair eraan toe is en welk deel kan worden opgeknapt. Daarom zijn alleen kwalitatieve doelstellingen geformuleerd.

Aanpak 

IenW wil dit bereiken door het verlengen van de levensduur van het huidige meubilair door preventief onderhoud, reparatie en zoveel mogelijk opknappen (revitaliseren). Voor de 13 RWS-locaties en de locatie van het KNMI zijn bovenstaande doelstellingen opgenomen in de contracten met de leverancier. Hierin zijn afspraken gemaakt over meetbare resultaten aan de hand van KPI’s. Er wordt gemeten hoeveel meubilair is gerepareerd en opgeknapt of nieuw/gerevitaliseerd ingekocht. Van het meest voorkomende nieuwe meubilair vraagt de categorie kantoormeubilair jaarlijks een grondstoffenpaspoort uit. In de contracten voor de Rijnstraat, ILT en het PBL gebeurt dit nu nog niet. 

Resultaten kantoormeubilair

Voor kantoormeubilair zijn geen IenW-brede data beschikbaar. Wel was er binnen RWS en het KNMI in 2020 een aantal initiatieven op het gebied van circulaire dienstverlening (onderhoud, reparatie en opknappen). Zo zijn op het RWS-kantoor in Haarlem 450 bureaus opgeknapt. De bureaubladen zijn vervangen en de onderstellen ingekort en schoongemaakt. Van de oude bureaubladen zijn onder meer kamerschermen gemaakt voor het rijkskantoor in Eindhoven. Verder zijn van 1.600 kilo granulaat, gemaakt van afgedankte bedrijfskleding van RWS-sluiswachters, een aantal picknicktafels en banken gemaakt. Dit terrasmeubilair staat nu in de binnentuinen van de RWS-kantoren in Maastricht, Utrecht, Rhoon en Eindhoven.  

Een groot deel van de medewerkers werkte in 2020 thuis en had daar behoefte aan kantoormeubilair. Het overgrote deel van de IenW-ers kon op aanvraag een bureaustoel van kantoor lenen. Naar schatting heeft ongeveer 20% van hen een geleende bureaustoel thuis staan. Hiermee voorkomen we dus grootschalige nieuwe inkoop van bureaustoelen.

Dilemma kantoormeubilair

Voorlopig werken onze medewerkers nog zo veel mogelijk thuis. De richtlijnen voor kantoor- en thuiswerken zijn nog niet duidelijk. Als de medewerkers over een jaar weer full- of parttime op locatie werken, zijn bijvoorbeeld de bureaustoelen op kantoor weer nodig. 

De kwaliteitseisen voor gerevitaliseerd meubilair zijn nu even hoog als voor nieuw meubilair. Het blijkt dat leveranciers moeite hebben met deze kwaliteitseis. In overleg proberen we de leverancier te stimuleren om toch aan deze eisen te voldoen.

Conclusie

Door het ontbreken van IenW-brede data is een duidelijke, algemene conclusie moeilijk te trekken. We zien bij RWS wel een duidelijke verschuiving van aanschaf van nieuw kantoormeubilair naar circulaire dienstverlening, waaronder revitalisering en preventief onderhoud. Voor 2021 wordt de impact van het faciliteren van thuiswerkplekken op de duurzaamheidsdoelstellingen concreter en kunnen we daar beheersmaatregelen op nemen. Verder verwachten we dat het aandeel van circulaire diensten hoog blijft door het grootschalig preventief beheer bij RWS.

Kantoorautomatisering

Doelstelling 

Een circulaire levensloop van ICT-middelen hoort bij onze doelstelling om in 2030 circulair te werken. 

Aanpak

We stellen eisen aan de inkoop of verwijdering van deze middelen. Hierbij stimuleren we – waar mogelijk – de levensduurverlenging, het hergebruik of het opknappen van gebruikte middelen (revitalisering). Ook letten we op het energiegebruik van deze middelen tijdens hun levenscyclus. Waar mogelijk gebruiken we de CO2-Prestatieladder als gunningscriterium bij inkooptrajecten.

Meten van de voortgang 

Het is op dit moment nog niet helemaal duidelijk hoe we de doelstelling kunnen meten en hoe ver we zijn richting circulair werken. Voor kantoorautomatisering zijn er binnen IenW verschillende serviceproviders, zoals het Shared Service Center-ICT bij de bestuurskern en de Centrale informatievoorziening bij RWS. Dit maakt een eenduidige aanpak lastig. In 2021 maken we een plan voor circulaire kantoorautomatisering. 

Resultaten kantoorautomatisering

In april 2020 publiceerde RWS de Handreiking Duurzame Inkoop Informatievoorziening (pdf, 5,88 MB) om het maatschappelijk verantwoord inkopen van ICT-middelen makkelijker te maken. Deze handreiking maakt de grootste impact binnen de inkooppakketten en –tools inzichtelijk. Hierdoor weten we waar we op moeten letten bij aanbestedingen. Hieronder volgen enkele aansprekende voorbeelden van circulaire ICT in 2020:

• RWS schoof een aanzienlijk deel van de vervanging van laptops en smartphones door naar 2021. Hierdoor werd de levensduur van deze apparaten met minstens een jaar verlengd. 
• RWS stelde 445 laptops en iPads ter beschikking aan #AllemaalDigitaal, waardoor kinderen het hele jaar online les konden krijgen tijdens de lockdowns.
• Shared Service Center -ICT (SSC-ICT) heeft gerevitaliseerde iPhones in het standaardassortiment.
• SSC-ICT is bezig met het afsluiten van leasecontracten voor iPhones. Hierbij blijven deze toestellen eigendom van de leverancier.
• Medewerkers kregen 1690 computermonitoren in bruikleen, zodat zij thuis konden werken.

Dilemma kantoorautomatisering

2020 was het jaar van het thuiswerken. Dit bespaarde veel reiskilometers, maar medewekers hadden tevens extra apparatuur als monitors en muizen nodig. Naast de werklaptop werd ook nog vaak een eigen laptop of PC ingezet. Hierdoor zijn er meer apparaten in gebruik, wat leidt tot meer energieverbruik. 

Conclusie

Binnen IenW wordt een duidelijke opdracht voor het verduurzamen van kantoorautomatisering nog niet altijd gevoeld. De aansturing hiervan is ingewikkeld, omdat de IenW-onderdelen verschillende serviceproviders hebben. Mede hierdoor zijn er geen concrete tussendoelen vastgesteld en is een eenduidige aanpak moeilijk.